Важнейшая компетенция для занятых руководителей и сотрудников - это знать, когда сказать «нет» посещению встречи, на которой вам не нужно присутствовать. Вот несколько советов, как смотреть в свой календарь, и знаки, на которые следует обратить внимание, когда встреча действительно не стоит твое время.
1. Встречи, тема которых является чрезмерно расплывчатой и не ясной
Некоторые люди, кажется, переняли вредные привычки из социальных сетей и будут называть свои встречи такими вещами, как «обновление» или «обсуждение», не добавляя никаких дополнительных деталей, чтобы помочь людям понять, почему и зачем происходит встреча. Если вы видите нечеткую тему встречи в своем календаре и не предоставлено никакой дополнительной информации, вполне нормально написать организатору и спросить, о чем эта встреча. Откажитесь от посещения после того, как получите ответ.
2. Встречи, у которых нет четкой цели, повестки дня или цели
В наши дни, когда у людей существует множество способов общения, тратить время на собрания следует только по уважительным и веским причинам. Некоторые обстоятельства или решения требуют, чтобы группа людей собралась вместе и поговорила. Некоторые простые решения, можно было получить, просто проведя опрос в Outlook .
Особенно остерегайтесь «мозговых штурмов», когда проблема четко не определена. Трудно провести эффективный мозговой штурм, если вы не знаете, что решаете! Кроме того, избегайте встреч, которые якобы посвящены принятию решения, но лица, ответственные за принятие важных решений, не смогут присутствовать (эти встречи - мой наименее любимый вид тратить время).
3. Любая встреча, на которой вы чувствуете, что вас пригласили только для того, чтобы кто-то сказал, что вас пригласили.
Может быть, вам кажется, что вы получили только приглашение на встречу, чтобы кто-то мог поставить галочку. Если не будет реальной возможности внести существенный вклад в знания или опыт, повлиять на решение или предоставить обратную связь с заинтересованными сторонами, вы, вероятно, можете отказаться от встречи. При необходимости вы можете поделиться своими мыслями о теме встречи по электронной почте.
В некоторых организациях организаторы приглашают на собрание несколько тысяч человек просто для того, чтобы «все чувствовали себя включенными» или «чтобы мы никого не оставили в стороне». Это не значит, что посещение встречи - лучшее использование вашего времени. Если вы нервничаете из-за того, что упускаете что-то важное, подумайте о том, чтобы делегировать присутствие на такой встрече доверенному подчиненному и назначить встречу с ним после встречи.
Как убрать встречу из вашего календаря
Универсальный вежливый ответ, когда вы отказываетесь: «Извините, мне придется пропустить это из-за конфликта в расписании! Пожалуйста, дайте мне знать, если мне нужно будет выполнить какие-либо действия после встречи ».
Если организатор переносит встречу, чтобы уладить ваш «конфликт расписания», это подсказка, которую вам, вероятно, нужно посетить (или, по крайней мере, задать больше вопросов).
Я поделюсь еще одним советом, который требует изрядного количества смелости: одна из моих клиентов-коучеров однажды сказала мне, что она пыталась провести эксперимент, в котором в течение двух недель в течение ее очень загруженного времени года она рефлекторно отклоняла каждую встречу, на которой она была приглашена. Да, каждую встречу - она даже не читала тему.
Оказывается, если ей действительно нужно было быть на встрече, кто-нибудь протянул ей руку, сказал бы об этом и повторно отправил бы приглашение. Однако только около 40 процентов оригинальных приглашений были отправлены повторно, что высвободило огромное количество ее времени, когда она больше всего в этом нуждалась.
Точно так же у меня был менеджер, который сказал мне, что, когда он переходит на новую работу, он немедленно отклоняет все повторяющиеся встречи, которые были отправлены из календаря предыдущего менеджера, независимо от того, насколько они важны. Повторно будут отправлены только самые важные приглашения. Если вы боретесь за свое время, стоит попробовать эти смелые ходы.
- Fairygodboss.com
Поделиться
