Правила оформления справок

Опубликовано 2014-02-14 20:21 пользователем hrconsul

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2013, N 11

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки - описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события "из жизни" организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

- внутренней или

- внешней.

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто "предоставляет" информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа "СПРАВКА", кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО "Каравелла" И. И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО "Каравелла"). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

- структура текста и стиль изложения;

- подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера - главного бухгалтера;

- обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица - после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Генеральному директору

ООО "Светотехника"

Л. Д. Шевцову

или

ООО "Светотехника"

Генеральному директору

Л. Д. Шевцову

Пример 2. Адресатом является организация.

Государственная инспекция труда

в Республике Башкортостан

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Великановой С. Ф.

ул. Солнечная, д. 75, кв. 56

г. Димитровград, 433500

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита "Адресат" пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

Для предоставления

по месту требования

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос "о чем?"/"о ком?", являясь как бы продолжением к слову "СПРАВКА". Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет "О техническом состоянии помещения", во втором - "О несчастных случаях на производстве" (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324...".

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами "Сообщаем вам..." или "Доводим до вашего сведения, что...". Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

- "Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены" и

- "По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены".

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции "Дана Иванову И. И. в том, что...".

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова "что".

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на

5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Приложения: 1. Копия лицензии на проведение строительных работ на 1 л.

в 1 экз.

2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т. н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово "Конфиденциально".

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, "по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала". Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа <1>. Но помните: не все рассуждают логически - в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать "защиту от дурака".

--------------------------------

<1> Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т. е. получающая справку).

Образцы справок

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок - внешние, т. е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39...". Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма - тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта - см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ Закрытое акционерное общество Генеральному директору │

│ "Волжская строительная компания" ООО "Кировпроектмонтаж" │

│ Т. М. Лобачеву │

│ ул. Гагарина, д. 453, │

│ г. Волгоград, 124578 │

│ Тел./факс: +7 (123) 987-65-43, │

│ http://www. vsk. com │

│ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, │

│ ИНН 1234567890, КПП 123456789 │

│ │

│ 15.11.2013 554 │

│ ---------- N ---------------------- │

│ │

│ 12-67/42-и 14.11.2013 │

│ На N ------------ от ---------------- │

│ /│\ ┌─┐ /│\ │

│ └────┤1├─────┘ │

│ └─┘ │

│ │

│ О приостановлении работ на объекте │

│ │

│ По данным метеорологической станции "Весна", расположенной на │

│ территории поселка городского типа Березовый Кировского района │

│ Волгоградской области, 13.11.2013 с 15 часов 08 минут до 15 часов │

│ 45 минут на территории м. р. Кировский местами наблюдалась гроза с │

│ усилением ветра до 20 - 22 м/с. │

│ В связи с неблагоприятными погодными условиями 13.11.2013 │

│ строительно-монтажные работы на объекте 1-67 "Торговый центр Кировский" │

│ были приостановлены на 3 (три) часа. │

│ │

│ Приложение: копия информационного письма о метеоусловиях на 1 л. в │

│ 1 экз. /│\ │

│ ┌─┐ │ │

│ │2├─┘ │

│ └─┘ │

│ Генеральный директор Рамзесов Т. П. Рамзесов │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.

│ │

│ Общество с ограниченной ответственностью Государственная инспекция │

│ "Мебель-Гарант" труда в г. Москва │

│ │

│ ул. Севастопольская, д. 150, оф. 345, │

│ Москва, 246654 │

│ Тел. +7 (495) 467-89-89, │

│ http://mebel-garant. ru │

│ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, │

│ ИНН 1234567890, КПП 123456789 │

│ │

│ СПРАВКА │

│ │

│ 01.11.2013 45 │

│ -------------------- N ------------------ │

│ │

│ Москва │

│ ┌─┐ │

│ О несчастных случаях на производстве <──┤3│ │

│ ┌─┐ └─┘ │

│ │1│ │

│ └┬┘ │

│ \│/ │

│ На ваше письмо от 31.10.2013 N 432 сообщаем, что в 2012 г. на │

│ производстве ООО "Мебель-Гарант" несчастных случаев, в том числе │

│ групповых, тяжелых, со смертельным исходом, не происходило. │

│ │

│ Генеральный директор Сидоров Н. К. Сидоров │

│ │

Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.

Пример 8. Справка о совместительстве.

│ │

│ Общество с ограниченной ответственностью "Бизнес-Аудит" │

│ │

│ ул. Победы, д. 65, оф. 232, г. Пермь, 534235 │

│ Тел/факс: (456) 345-67-89, http://www. business-audit. ru │

│ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН 1234567890, КПП 123456789 │

│ │

│ СПРАВКА │

│ │

│ 01.11.2013 N 81/к │

│ │

│ г. Пермь │

│ │

│ О работе по совместительству │

│ │

│ Тихонова Марина Владимировна с 8 января 2013 г. работает в │

│ ООО "Бизнес-Аудит" бухгалтером на условиях совместительства на │

│ основании приказа от 08.01.2013 N 14-лс (копия прилагается). │

│ /│\ │

│ ┌┴┐ │

│ │2│ │

│ └─┘ │

│ Приложение: на 1 л. в 1 экз. │

│ │

│ Директор по персоналу Колычева Д. Л. Колычева │

│ │

Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.

│ │

│ Закрытое акционерное общество Для предъявления │

│ "Стройкомплект" по месту требования │

│ │

│ ул. Комсомольская, д. 4, │

│ г. Ульяновск, 673255 │

│ Тел./факс: +7 (562) 567-89-01, │

│ http://www. stroykomplekt. ru │

│ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, │

│ ИНН 1234567890, КПП 123456789 │

│ │

│ СПРАВКА │

│ │

│ 02.12.2013 34-42/32 │

│ ---------------- N ---------------- │

│ │

│ г. Ульяновск │

│ │

│ Макаров Роман Анатольевич является работником ЗАО "Стройкомплект" и │

│ занимает должность "Начальник сметно-расчетного отдела" с 29 июня │

│ 2006 г. по настоящее время. │

│ Средний месячный заработок Макарова Романа Анатольевича составляет │

│ 58 336 руб. 00 коп. (пятьдесят восемь тысяч триста тридцать шесть │

│ рублей 00 коп.). │

│ В соответствии с графиком отпусков ЗАО "Стройкомплект" Макарову │

│ Роману Анатольевичу предоставляется часть ежегодного оплачиваемого │

│ отпуска с сохранением должности с 09.12.2013 по 29.12.2013. │

│ ┌───────────────┐ │

│ │ │ │

│ Генеральный директор Печать ЗАО │ Соколов П. В. Соколов │

│ │"Стройкомплект"│ │

│ Главный бухгалтер │ │ Мухина С. Ю. Мухина │

│ └───────────────┘ │

│ │

│ И. К. Комаров │

│ +7 (562) 567-89-01, доб. 111 │

│ I. Ivanov@stroykomplekt. ru │

│ │

Мы специально показали разные возможные варианты оформления:

- письмо и справку в примерах 6 и 7;

- продольный (в примере 8) и угловой бланки (примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа;

- возможность указания реквизитов прилагаемого документа в тексте справки или только в специальной отметке о наличии приложений (отмечено цифрой 2 в примерах 6 и 8).

Е. Кожанова

Специалист по ДОУ

и кадровому делопроизводству

Подписано в печать 21.10.2013

Рубрика:

Кадровое делопроизводство

Ключевые слова:

Оформление справок

Поделиться