Порядок программа адаптации новых сотрудников головного предприятия

Порядок Программа адаптации новых сотрудников головного предприятия

1  Введение

1.1 Назначение

Данный Порядок адаптации новых сотрудников предназначен для введения единой формы процедуры адаптации во всех структурных подразделениях Компании.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Порядке использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. «Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения» (ПР-429 от 31.05.2001).

2. «Положение о постановке на учет и перемещении товарно-материальных ценностей в ООО "ХХХ" (П-393 от 07.08.2003).

3. Процедура «Выдача ТМЦ со склада МЦ ООО "ХХХ", ПЦ. PA-177.06 от 25.01.2006.

4. Инструкция «Обеспечение телефонной связью и внесение изменений в конфигурацию АТС в ГП ООО "ХХХ" (И. РА-393.05 от 26.10.2005).

5. Порядок «Подбор персонала в ГП ООО "ХХХ" (ПР. HR-808.06 от 02.05.2006).

1.3 Термины, определения и сокращения

В настоящем документе применяются следующие термины, определения и сокращения:

Адаптация сотрудников – процесс взаимного приспособления сотрудника и Компании, основанный на принятии или непринятии первым новых профессиональных и организационных условий работы и связанный с программами мотивации, оценки и развития персонала, корпоративной культурой Компании.

Испытательный срок – период от 1 до 3 месяцев, в отдельных случаях – до 6 месяцев, целью которого является проверка соответствия вновь поступившего сотрудника занимаемой должности;

Куратор – высококвалифицированный специалист, передающий опыт и знания, задачей которого является введение нового сотрудника в должность.

Опросник – опросный лист нового сотрудника по условиям его работы за периоды: 5-ти первых дней и одного месяца работы;

АИС – автоматизированная информационная система;

ГИБ ОБ – Группа информационной безопасности Отдела безопасности;

ГП – головное предприятие ООО "ХХХ";

ГПП – Группа подбора персонала;

ГСТПП ОСТО – Группа системно-технической поддержки пользователей ОСТО;

ДТО - Департамент товарных операций;

ДРУ – Директор регионального управления;

«Кадры» - программный продукт, предназначенный для учета кадров;

Лист контроля – Лист контроля подготовки офисного рабочего места нового сорудника;

МЦ – материальные ценности;

ОБ – Отдел безопасности;

ОПерс – Отдел персонала;

ОСТО – Отдел системно-технического обеспечения;

ОУИ – Отдел управления инфраструктурой;

ООС – Отдел обеспечения сервисов;

ОЦС – Отдел Центральный склад;

ОМС – Отдел Московский склад;

ПВД – план ввода в должность;

ПО – программное обеспечение;

ООО "ХХХ" - ООО "ХХХ".
PTEL – телефонный справочник ООО "ХХХ";

Центр закупок (ЦЗак) - подразделение ГП ООО "ХХХ", отвечающее за приобретение определенного вида ТМЦ[1].

2  Общие положения

2.1  Цели и задачи программы адаптации

Целью адаптации новых сотрудников в Компании является формирование у нового сотрудника требуемого уровня и качества выполнения своих должностных обязанностей в отведенный испытательным сроком период.

2.1.1  Основными задачами адаптации являются:

- снижение количества увольнений сотрудников, проходящих испытательный срок;

- предотвращение межличностных конфликтов в подразделениях Компании;

-  снижение уровня тревожности и неуверенности, испытываемых новичком, уменьшение дискомфорта первых дней работы;

-  формирование у нового сотрудника позитивного образа Компании, а также развитие у него позитивного отношения к обязанностям, содействие появлению у него реальных ожиданий, удовлетворенности работой;

-  максимально быстрое достижение новым сотрудником рабочих показателей;

-  привыкание нового сотрудника к коллективу, Компании, ее неофициальной структуре, освоение им основных требований корпоративной культуры и правил поведения;

-  формирование кадрового резерва (наставничество - это возможность для опытного сотрудника приобрести опыт руководства).

2.2  Основные принципы адаптации вновь принятых сотрудников в Компании.

2.2.1 Порядок адаптации новых сотрудников должны знать и использовать в своей работе:

- руководители структурных подразделений;

- сотрудники Компании, назначаемые кураторами вновь принятых сотрудников;

-  сотрудники Отдела персонала;

-  вновь принятые сотрудники Компании.

2.2.2 Продолжительность процедуры адаптации новых сотрудников рассчитана на весь их испытательный срок (1-3 месяца, для Главных бухгалтеров, Директоров, Коммерческих директоров филиалов – до 6 месяцев).

2.3  Участники программы адаптации.

2.3.1 Функция адаптации новых сотрудников находится в области компетенции Департамента персонала.

2.3.2 Состав сотрудников, участвующих в адаптации, определяется Начальником подразделения, исходя из перспективных задач и ресурсного плана подразделения.

2.3.3 Куратор назначается Начальником подразделения из числа сотрудников, должность которых не ниже должности курируемого. Как правило, им может выступать либо непосредственный руководитель, либо опытный сотрудник данного подразделения, положительно зарекомендовавший себя.

3  Описание и реализация программы адаптации для сотрудников Компании категорий Специалист и Руководитель (до уровня Начальника отдела)

Программа адаптации для сотрудников Компании категорий Специалист и Руководитель (до уровня Начальника Отдела) состоит из трёх блоков: подготовительного, адаптационного и контрольного.

3.1  Подготовительный блок

3.1.1  Необходимые условия для начала организации рабочего места

Перед оформлением нового сотрудника Начальнику подразделения, в которое оформляется сотрудник, необходимо заблаговременно подготовить его рабочее место.

Для начала организации рабочего места необходимо соблюдение следующих условий:

- имеется офисная площадь для организации рабочего места нового сотрудника;

- на складе МЦ имеется необходимая для организации рабочего места мебель[2];

- Начальником подразделения получен из ОПерс положительный результат проверки кандидата в ОБ, отраженный в форме РЕК-1 (Порядок «Подбор персонала в ГП ООО "ХХХ", см. ПР. HR-808.06 от 02.05.2006).

- Начальником подразделения принято положительное решение о приеме кандидата на вакантную должность. В этом случае он оформляет соответствующую служебную записку К-3 (далее – К-3, форма К-3, Приложение А) о выходе кандидата на работу и продолжительности его испытательного срока и План ведения в должность нового сотрудника (далее – ПВД, форма ПВД, Приложение Б). В ПВД прописывается, какие нормативные документы, и какой объем работы должен освоить вновь принимаемый сотрудник в период испытательного срока. Дата оформления нового сотрудника предварительно согласовывается как с кандидатом, так и со специалистом Группы подбора персонала. Все заполненные документы передаются в Группу учета и статистики не позднее, чем за один рабочий день до даты предполагаемого оформления нового сотрудника.

3.1.2  Оформление заявок на подготовку рабочего места нового сотрудника

Оформление заявок на предоставление технических средств и мебели, доступа в АИС, установку ПО, выделение нового внутреннего номера осуществляет непосредственный руководитель нового сотрудника (далее - Руководитель) совместно с администратором (секретарем) подразделения (либо выполняет лично) по согласованию с Начальником соответствующего подразделения.

Руководитель после получения из ОПерс положительного результата проверки кандидата Отделом безопасности, отраженным в форме РЕК-1, в течение рабочего дня:

- оформляет служебную записку (форма К-3) о выходе кандидата на работу согласно п. 3.17 ПР. HR-808.06;

-  информирует ОПерс о дате выхода кандидата на работу согласно п. 3.21 ПР. HR-808.06;

-  Обязательно до даты оформления нового сотрудника дает устное распоряжение Администратору (секретарю) подразделения (либо выполняет лично) заполнить и согласовать с Начальником подразделения следующие формы:

·  КС-1 («Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения», см. ПР-429 от 31.05.01) на установку ПО и предоставление доступа в АИС.

·  ТМЦ-4 («Положение о постановке на учет и перемещении товарно-материальных ценностей в ООО "ХХХ", см. П-393 от 07.08.2003.) на предоставление технических средств (телефонного аппарата и персонального компьютера);

·  ТМЦ-4 на предоставление мебели (стол, стул), имеющейся на складе МЦ;

·  АТС-1 на выделение нового внутреннего номера (Инструкция «Обеспечение телефонной связью и внесение изменений в конфигурацию АТС в ГП ООО "ХХХ", см. И. РА-393.05 от 26.10.2005);

Администратор (секретарь) подразделения передает в подразделения-исполнители:

-  форму ТМЦ-4 в ЦЗак[3] в течение рабочего дня после визирования Руководителем (обязательно до даты оформления нового сотрудника);

-  форму АТС-1 для согласования и исполнения в ОСТО в течение рабочего дня после визирования Начальником подразделения (обязательно до даты оформления нового сотрудника);

-  форму КС-1 новому сотруднику в день его выхода на раБоту для согласования в ГИБ ОБ.

3.1.3  Предоставление технических средств и мебели.

Предоставление технических средств и мебели для оснащения офисного рабочего места нового сотрудника осуществляется в соответствии с пунктами 3.2 и 3.5 Процедуры ПЦ. PA-177.06.

% Нормативное время выполнения действия по предоставлению технических средств: в течение 1 рабочего дня.

% Нормативное время выполнения действия по предоставлению мебели (при наличии мебели на складе, а также возможности доставки собственными силами подразделения, получающего ТМЦ): в течение 1 рабочего дня после получения заведующим складом МЦ формы ТМЦ-4, утверждённой начальником ЦЗак.

3.1.4 Выделение нового внутреннего номера

Выделение нового внутреннего номера осуществляется в соответствии с Инструкцией И. РА-393.05.

% Нормативное время предоставления услуги при наличии технической возможности не более 2 часов.

3.2 Адаптационный блок

3.2.1 Этап общей ориентации

Данный этап процедуры адаптации нового сотрудника в Компании включает в себя следующие задачи:

-  оформление трудовых отношений с новым сотрудником (ответственное подразделение Группа учёта и статистики Отдела персонала);

-  прохождение новыми сотрудниками инструктажа по охране труда и технике пожарной безопасности (ответственные подразделения – Служба охраны труда, Противопожарная служба);

-  получение новым сотрудником «Рабочей тетради новичка», включающей в себя документы, необходимые для организации и контроля процесса адаптации (ответственное подразделение – Группа подбора персонала Отдела персонала);

-  оформление необходимых документов на получение банковских карточек новыми сотрудниками (ответственное подразделение – Отдел труда и заработной платы).

В зависимости от категории вновь принятого сотрудника следующие этапы адаптации может совершить непосредственный руководитель сотрудника, куратор или другой сотрудник подразделения по поручению непосредственного руководителя:

-  представление нового сотрудника персоналу подразделения;

-  демонстрация новому сотруднику основных помещений офиса;

-  ознакомление нового сотрудника с его должностной инструкцией;

-  ознакомление новичка с «Папкой нового сотрудника».

При ознакомлении с рабочим местом новому сотруднику показывается его стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования. Также проводится ознакомление с принципами согласования вопросов, с порядком оформления и визирования нормативных документов по непосредственной деятельности сотрудника, документооборота в целом. Проводится ознакомление сотрудника с его должностной инструкцией под роспись.

Выдачу новому сотруднику для ознакомления, хранение и поддержание в соответствии с корпоративным стандартом «Папки нового сотрудника» осуществляет секретарь подразделения.

В течение первой недели испытательного срока все вновь принятые сотрудники Компании, кроме занимающих рабочие должности, должны в обязательном порядке подписать Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации.

3.2.2 Вводное ориентационное собеседование

В течение первого дня работы с сотрудником в свободной форме проводится ориентационное собеседование. Беседу проводит непосредственный руководитель сотрудника, возможно, в присутствии Начальника подразделения. Непосредственный руководитель представляет новичку его куратора, объясняет задачи и требования к работе, задачи, выполняемые всем подразделением, отвечает на вопросы, ставит цели работы нового сотрудника и рассматривает его пожелания.

По ходу ориентационного собеседования непосредственный руководитель заполняет в «Рабочей тетради новичка» План беседы руководителя подразделения с новым сотрудником (далее - План беседы, форма ПБ, Приложение В) и предаёт тетрадь новому сотруднику для дальнейшей работы.

3.2.3  Контроль подготовки офисного рабочего места

За организацию рабочего места нового сотрудника отвечает Начальник соответствующего подразделения.

В течение первого/ второго рабочего дня нового сотрудника Куратор осуществляет первичную проверку качества подготовки рабочего места и заполняет в «Рабочей тетради новичка» Лист контроля подготовки офисного рабочего места нового сотрудника (далее – Лист контроля, форма ЛК, Приложение Г). В случае обнаружения неисполнения какого-либо из действий по организации рабочего места, Куратор доводит эту информацию до руководителя подразделения-исполнителя для Срочного принятия мер по устранению недостатков.

На пятый день работы нового сотрудника Куратор осуществляет окончательную проверку качества подготовки рабочего места курируемого сотрудника, окончательно заполняет в «Рабочей тетради новичка» Лист контроля, согласовывает его с Начальником подразделения и передает «Рабочую тетрадь новичка» новому сотруднику для дальнейшего предоставления в ОПерс.

По завершению пятого дня работы новый сотрудник заполняет в «Рабочей тетради новичка» Адаптационный опросник (далее – Опросник № 1, форма Опр-1, Приложение Г) и лично сдаёт её в ОПерс Ведущему специалисту по оценке и адаптации. В «Рабочей тетради новичка» к этому времени должны быть заполнены и подписаны все отчётные листы (План беседы, Лист контроля).

Ведущий специалист по оценке и адаптации ОПерс ежемесячно консолидирует данные из поступивших «Рабочих тетрадей новичков» о несоблюдении сроков или некачественном исполнении работ по оснащению рабочего места нового сотрудника, а также о некачественной организации адаптации нового сотрудника в подразделении и передает их Начальнику ОПерс, который на основании полученной информации определяет степень ответственности руководителя подразделения.

3.2.4 Предоставление доступа в компьютерную сеть и установка программного обеспечения

В течение трёх дней с даты оформления новый сотрудник проходит инструктаж по использованию технических средств и компьютерной сети в ГИБ ОБ, после успешного прохождения инструктажа получает в ГИБ ОБ разрешение на доступ в АИС и передает КС-1 в ООС на исполнение.

Предоставление доступа в компьютерную сеть и установка программного обеспечения осуществляется в соответствии с установленным Порядком. («Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения», см. ПР-429 от 31.05.01).

% Нормативное время предоставления услуги – 1 день.

% Настройка внутренней и внешней почты осуществляется ответственным сотрудником ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу.

3.2.5 Занесение информации о новом сотруднике в PTEL

Информацию о новом сотруднике в ПО «Кадры» заносит ответственный сотрудник Группы учета и статистики кадров ОПерс в день выхода нового сотрудника на работу, после чего эта информация автоматически отражается в PTEL.

Данные о присвоенном внутреннем телефонном номере нового сотрудника вносит ответственный сотрудник Группы телекоммуникаций ОСТО в день выхода нового сотрудника на работу.

3.2.6 Инструктаж по использованию технических средств: АТС, персональный компьютер (первый-третий рабочий день)

Администратор (секретарь) подразделения в день оформления передает новому сотруднику форму КС-1 для согласования в ГИБ ОБ.

Инструктаж проводит ответственный сотрудник Отдела безопасности. Он объясняет особенности использования возможностей сети Компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т. д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами. Объясняет особенности пользования внутренней АТС Компании. Знакомит его с основными компьютерными программами, используемыми в ООО "ХХХ", с ресурсами Intranet (в рамках допуска сотрудника) и прочими необходимыми программами.

3.2.7  Прикрепление куратора

Куратор назначается Начальником подразделения или непосредственным руководителем вновь принятого сотрудника, что фиксируется в служебной записке К-3 перед выходом на работу нового сотрудника.

Ответственность за назначение куратора новому сотруднику, занимающему должность от Начальника отдела, возлагается на Начальника департамента/ Функционального директора.

Куратор подбирается из наиболее подготовленных сотрудников, обладающих высокими профессиональными качествами, имеющих стабильные показатели в работе, способность и готовность делиться своим опытом, имеющих системное представление о своем участке работы и работе подразделения, преданных делу Компании, поддерживающих ее стандарты и правила работы, обладающих коммуникативными навыками и гибкостью  в общении.

Представление куратора новому сотруднику осуществляет непосредственный руководитель курируемого на вводном собеседовании.

При выполнении своих обязанностей куратор:

- рационально распределяет своё рабочее время, совмещая функции по основной работе с функциями кураторства за счет планирования рабочего времени;

- контролирует подготовку офисного рабочего места нового сотрудника, следит за тем, чтобы он был обеспечен всем необходимым для работы;

-  знакомит курируемого сотрудника со структурой Компании; принятыми в ней нормами и правилами поведения;

-  знакомит курируемого сотрудника с подразделением (показывает расположение произ­водственных, служебных и бытовых помещений; рассказывает о правилах внутреннего трудового распорядка; знакомит с коллективом);

-  вводит курируемого сотрудника в должность (знакомит с основными обязанностями, требованиями, предъявляемыми к профессионалу; проводит необхо­димое обучение; контролирует и оценивает самостоятельное выпол­нение курируемым сотрудником рабочих операций в течение всего адаптационного периода);

-  обеспечивает соблюдение курируемым сотрудником правил внутреннего трудо­вого распорядка, охраны труда и техники безопасности;

-  формирует необходимые для эффективного процесса адаптации нового сотрудника условия, при необходимости ходатайствует перед вышестоящем руководством соответствующего подразделения об их создании;

-  разрабатывает совместно с новым сотрудником индивидуальный план работы на весь испытательный период; даёт конкретные задания с определенным сроком их выполнения и предлагаемым конечным ито­гом (что закрепляется в ПВД), контролирует работу курируемого, оказывает необходимую помощь;

-  на собственном примере демонстрирует образец исполнения должностных обязанностей и соблюдения корпоративной культуры Компании;

-  помогает курируемому сотруднику в поддержании деловых взаимоотношений
с коллективом и руководителями разных уровней;

-  подводит итоги испытательного срока: совместно с непосредственным руководителем нового сотрудника даёт заключение о результатах прохождения испытательного срока, с предложениями по дальнейшей работе и предоставляет окончательно заполненный ПВД в Оперс Ведущему специалисту по оценке и адаптации для дальнейшей работы.

3.2.8 План введения в должность

Под введением сотрудника в должность понимается процесс постановки целей и задач деятельности новому сотруднику на период его испытательного срока, проведение мероприятий с целью ознакомления нового сотрудника с Компанией, общими условиями труда и деятельностью подразделения, где ему предстоит работать. Содержательная сторона введения в должность нового сотрудника содержит следующие вопросы: Компания - её история, развитие, управление и деятельность; кадровая политика Компании; правила работы в Компании, включая требования трудовой дисциплины и технику безопасности; социальные гарантии, услуги и льготы для сотрудников Компании; общая характеристика будущей работы; правила, принятые в подразделении; подробное описание работы нового сотрудника; представление ему коллег по работе; вовлечение новых сотрудников в корпоративную жизнь Компании.

Результатом данного этапа является полное вхождение нового сотрудника в должность, т. е. полное освоение своих должностных обязанностей, адекватное их выполнение, хорошая ориентация в Компании, ее деятельности и структуре, установление устойчивых и доброжелательных деловых отношений с коллегами.

Введение в должность осуществляется куратором под контролем руководителя.

План введения в должность рассчитан на весь установленный испытательный срок нового сотрудника (один - три месяца).

В форму ПВД включен список документов необходимых для первоочередного ознакомления всеми сотрудниками, безотносительно к направлению деятельности. Куратор или непосредственный руководитель дополняют этот список, включая специальные документы, касающиеся своего подразделения.

В форме ПВД закрепляется план работы сотрудника на весь испытательный срок, и фиксируется его выполнение. В течение первых трёх дней работы нового сотрудника куратор или непосредственный руководитель вместе с курируемым заполняет пункты ПВД, касающиеся задач, установленных перед новым сотрудником на период испытательного срока. Далее по истечению первых пяти дней работы копия подписанного новым сотрудником ПВД передаётся им вместе с «Рабочей тетрадью новичка» Ведущему специалисту по оценке и адаптации ОПерс. Подлинник ПВД хранится у нового сотрудника до окончания его испытательного срока.

3.2.9 Вводные адаптационные мероприятия

Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений о Компании: её истории и перспективах развития, особенностях корпоративной культуры.

С этой целью в Компании введено интерактивное и очное обучение новых сотрудников основным принципам работы в Компании.

После получения вновь принятым сотрудником права доступа к внутренней почте, он получает ссылку на интерактивный обучающий Курс нового сотрудника, который необходимо пройти в течение первых пяти дней работы в Компании.

Мероприятия по адаптации сотрудников Компании проводятся Департаментом персонала в зависимости от формирования рабочих групп новичков.

Ведущий специалист по оценке и адаптации ОПерс на основании данных по вновь принятым сотрудникам готовит сводный список новых сотрудников и организует для них проведение адаптационных мероприятий. О проведении данных мероприятий Ведущий специалист по оценке и адаптации заблаговременно уведомляет как нового сотрудника, так и Начальника соответствующего подразделения.

В ходе адаптационного семинара раскрываются темы, касающиеся истории Компании, а также принятой в ней корпоративной культуры.

Завершением вводных адаптационных мероприятий является тренинг формирования успешного поведения сотрудников в Компании, также проводимый Ведущим специалистом по оценке и адаптации.

3.3 Контрольный блок

По истечению одного месяца работы в Компании новый сотрудник получает от Ведущего специалиста по оценке и адаптации Опросник № 2 (форма ОПР-2, Приложение Е). Заполненную форму новый сотрудник передает в Отдел персонала для осуществления текущего контроля над условиями его работы.

Текущую оценку работы сотрудника (выполнение плана) в должности осуществляет Куратор и непосредственный руководитель в оставшийся период (начиная с третьей рабочей недели) испытательного срока, до его завершения.

По результатам выполнения задач, поставленных перед сотрудником в начале испытательного срока, непосредственный руководитель совместно с куратором проводит итоговую беседу с новым сотрудником.
Во время беседы анализируются слабые и сильные профессиональные стороны сотрудника, акцентируется внимание на его успехах и неудачах в период испытательного срока, а также их причинах, особое внимание уделяется мотивированности сотрудника к выполнению данной работы, обсуждаются перспективы развития сотрудника (карьера, заработная плата).

В форме ПВД фиксируются оценки профессиональных знаний, уровня исполнительской дисциплины, потенциал и возможности дальнейшего роста сотрудника.

Если новый сотрудник в период адаптации показывает выдающуюся результативность, то продолжительность его испытательного срока может быть сокращена непосредственным руководителем, по согласованию с Начальником соответствующего подразделения, и переход к контрольному периоду процедуры происходит раньше установленного времени.

За 5 рабочих дней до окончания испытательного срока нового сотрудника его непосредственный руководитель вместе с Куратором оформляет служебную записку на окончание испытательного срока принятого сотрудника (далее – К-4, форма К-4, Приложение Ж), где даётся характеристика сотрудника по итогам прохождения им испытательного срока. Далее согласовывает её с Начальником соответствующего подразделения и передаёт её в Группу учёта и статистики для подписания у Начальника Отдела персонала, который окончательно утверждает дату окончания испытательного срока сотрудника. Форма К-4 (оригинал) хранится в Личном деле сотрудника, копия формы К-4 передаётся сотруднику для оформления постоянного пропуска и получения магнитной карточки.

Форма ПВД, заполненная куратором или непосредственным руководителем нового сотрудника и согласованная Начальником соответствующего подразделения, доводится до сотрудника для ознакомления под роспись. Форма ПВД заблаговременно и в обязательном порядке передаётся Ведущему специалисту по оценке и адаптации. По истечению испытательного срока сотрудника ПВД уничтожается.

3.3.1 Успешное прохождение испытательного срока

При успешном прохождении испытательного срока, непосредственный руководитель информирует сотрудника о продолжении трудовых отношений как устно, так и посредством ознакомления с заполненной формой ПВД. В день окончания испытательного срока, ответственный сотрудник Отдела системно-технического обеспечения ликвидирует временные права доступа в Intranet, Internet, электронную почту сотрудника, у которого закончен испытательный срок.

Для продления прав доступа в сеть непосредственный руководитель сотрудника, заблаговременно (за 3-5 дней до окончания испытательного срока), оформляет на него форму КС-1 (согласно ПР-429 от 31.05.01), согласовывает её с Начальником подразделения, и передает в Отдел безопасности, где с сотрудником проводится собеседование на знание основных моментов и принципов обеспечения информационной безопасности.

Ведущий специалист по оценке и адаптации на основании данных по успешно прошедшим испытательный срок сотрудникам, готовит их сводный список за месяц, предшествующий текущему, и организует для них проведение мероприятия «Посвящение в ряды сотрудников «ООО "ХХХ"а». О проведении данного мероприятия Ведущий специалист по оценке и адаптации заблаговременно уведомляет как приглашённого сотрудника, так и Начальника соответствующего подразделения.

Данное мероприятие является обязательным для посещения всеми приглашёнными сотрудниками и включает в себя проведение экскурсии по музею, торжественное поздравление новых сотрудников представителями Дирекции, общее фотографирование, заполнение Летописи Компании, вручение «посвящаемым» сотрудникам памятных Дипломов.

3.3.2  Неуспешное прохождение испытательного срока

Если в ходе испытательного срока выясняется, что сотрудник его не проходит, и при первичном отборе в форме С-1 было отражено отрицательное решение Сотрудника ГПП, то ответственность за увольнение нового сотрудника на испытательном сроке возлагается на Начальника соответствующего подразделения.

Если в ходе прохождения испытательного срока непосредственным руководителем и куратором выявляется несоответствие сотрудника должности, то непосредственный руководитель оформляет служебную записку по форме К-4 о несоответствии сотрудника занимаемой должности. Служебная записка по форме К-4 согласовывается с Начальником подразделения, куда был оформлен сотрудник, а также с Начальником отдела персонала и визируется Начальником Департамента персонала.

О неудовлетворительном итоге прохождения испытательного срока и нежелании продолжать трудовые отношения сотруднику сообщается за три дня до предполагаемой даты увольнения, но не позже, чем за три дня до истечения испытательного срока в письменной форме с указанием причин. После этого происходит процедура увольнения сотрудника.

4 Адаптационные стажировки

4.1 Наряду с общей программой адаптации для вновь принятых сотрудников ГП от уровня Начальника Отдела и выше, а также сотрудников, принятых на должность Директоров филиалов проводятся адаптационные стажировки. Стажировка проводится в течение первого месяца работы нового сотрудника данной категории и продолжается до трёх рабочих дней.

4.2 Целью проведения адаптационной стажировки является детальное ознакомление сотрудника данной категории с функциональными, организационными, структурными особенностями Компании. Программа данной стажировки включает в себя знакомство с подразделениями, с которыми будет взаимодействовать новый сотрудник в ходе выполнения своих должностных обязанностей, а также вводное адаптационное собеседование с Начальником Отдела персонала.

4.3 Решение о направлении на адаптационную стажировку нового сотрудника данной категории инициируется Департаментом персонала по согласованию с соответствующим Функциональным директором / ДРУ, в чьём ведении находится соответствующий филиал.

4.4 Ведущим специалистом по оценке и адаптации Отдела персонала совместно с непосредственным руководителем нового сотрудника / ДРУ, в чьём ведении находится соответствующий филиал, составляется список лиц, участвующих в проведении ознакомительных собеседований. Также определяется дата приезда для стажировки в ГП вновь принятого Директора филиала и доводится до Функционального директора / ДРУ, в чьём ведении находится соответствующий филиал. Далее Ведущий специалист по оценке и адаптации Отдела персонала разрабатывает план адаптационной стажировки нового сотрудника,

Согласовывает его с руководителями структурных подразделений, участвующих в данном процессе, утверждает у Начальника Отдела персонала ГП и направляет вновь принятому сотруднику.

4.5 Расходы на адаптационную стажировку вновь принятого Директора филиала закладываются в бюджете соответствующего филиала в статью расходов на командировки. По факту получения плана адаптационной стажировки новый сотрудник Компании, направленный в ГП, должен заблаговременно позаботиться о приобретении билетов, размещении в гостинице, связавшись с Ведущим специалистом по оценке и адаптации не позднее, чем за трое суток до своего приезда в ГП.

4.6 Процесс прохождения адаптационной стажировки новым сотрудником данной категории курирует Отдел персонала ГП.

5 Особенности программы адаптации для отдельных категорий сотрудников Компании.

5.1 Особенности программы адаптации для сотрудников рабочих специальностей Департамента товарных операций.

Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на рабочие специальности в Департамент товарных операций.

В течение первой рабочей недели с сотрудником проводится производственное обучение для привития новых знаний и приобретения навыков работы, а также дается время на практические занятия для закрепления приобретенных навыков и умений (в соответствии с Программами и Планами производственного обучения по участкам ОЦС и ОМС).

В течение 3-х недель со дня принятия на работу, с сотрудником проводят следующие занятия:

· Адаптационный семинар;

· Занятия по охране труда и технике безопасности;

· Занятия по мерам пожарной безопасности.

Еженедельно сотрудник Службы производственного обучения проводит адаптационный семинар для вновь принятых сотрудников данной категории всех производственных должностей. В нём кратко освещается история ООО "ХХХ"а, основные этапы развития Компании, знакомство с основными правилами и положениями, регламентирующими деятельность сотрудников, а также блок, рассказывающий про ДТО и более подробно про ОЦС/ ОМС.

Занятия по охране труда и технике безопасности, по мерам пожарной безопасности проводятся еженедельно.

В конце учебного периода сотрудник сдает зачет, и при положительном результате сдачи зачета определяется в рабочую бригаду.

Новый сотрудник ОЦС/ ОМС в течение первой рабочей недели работает в учебной бригаде (учебную бригаду составляют вновь принятые сотрудники) под руководством Мастера-куратора. После сдачи зачетов на знание лекарственных форм и технологии выполнения операций приемки, комиссионирования, перемещения и комплектации заказов, а также при выходе нового сотрудника на среднюю производительность труда Руководитель группы переводит нового сотрудника в смену.

По истечению 1-2 месяцев испытательного срока Начальник ОЦС/ ОМС оформляет служебную записку по форме К-4 на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Группу учёта и статистики ОПерс для подписания у Начальника Отдела персонала, который окончательно утверждает дату окончания испытательного срока сотрудника. Форма К-4 (оригинал) хранится в Личном деле сотрудника, копия формы К-4 передаётся сотруднику для оформления постоянного пропуска и получения магнитной карточки.

5.2 Особенности программы адаптации для сотрудников рабочих специальностей Транспортного отдела.

Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в Транспортный отдел. Адаптационный процесс водителей, водителей-экспедиторов осуществляется согласно внутренней специфике данного отдела. В первый рабочий день нового сотрудника инструктирует Бригадир-куратор (наиболее опытный водитель-экспедитор) и в течение 3 рабочих дней новый сотрудник стажируется у Бригадира-куратора, который обучает нового сотрудника выполнению функциональных обязанностей.

Самостоятельно водитель и водитель-экспедитор приступают к работе после 3 рабочих дней стажировки. По истечении 1 месяца испытательного срока в отделе принимается коллегиальное решение о прохождении испытательного срока нового сотрудника. Начальник транспортного отдела оформляет служебную записку по форме К-4 на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Группу учёта и статистики ОПерс для подписания у Начальника Отдела персонала, который окончательно утверждает дату окончания испытательного срока сотрудника. Форма К-4 (оригинал) хранится в Личном деле сотрудника, копия формы К-4 передаётся сотруднику для оформления постоянного пропуска и получения магнитной карточки.

5.3 Особенности программы адаптации для сотрудников рабочих специальностей Отдела управления инфраструктурой

Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников - рабочего персонала, принятого и оформленного на работу в Отдел управления инфраструктурой. Весь адаптационный процесс проходит в течение 1 месяца испытательного срока. Куратор нового сотрудника знакомит его с рабочим местом и рабочей территорией.

По истечении 1 месяца испытательного срока в подразделениях Департамента инфраструктуры принимается коллегиальное решение о прохождении испытательного срока новым сотрудником. Начальник отдела управления инфраструктурой оформляет служебную записку по форме К-4 на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в в Группу учёта и статистики ОПерс для подписания у Начальника Отдела персонала, который окончательно утверждает дату окончания испытательного срока сотрудника. Форма К-4 (оригинал) хранится в Личном деле сотрудника, копия формы К-4 передаётся сотруднику для оформления постоянного пропуска и получения магнитной карточки.

6 Контроль работы куратора на протяжении и по итогам испытательного срока нового сотрудника

Контроль работы куратора в рамках программы адаптации нового сотрудника возложен на непосредственного руководителя нового сотрудника. Показателями оценки эффективности работы куратора является выполнение целей и задач новым сотрудником в период испытательного срока.

Кураторство рассматривается как ступень в служебной карьере и поддерживается как моральными, так и материальными стимулами. Руководитель подразделения, куда принят новый сотрудник, вправе принимать решение о применении к куратору материального поощрения за стабильные успехи в области адаптации вверенного ему нового сотрудника, а также использовать систему наказаний в случае обнаружения некачественной работы куратора.

Оценка работы куратора производится непосредственным руководителем нового сотрудника как в течение, так и по завершению испытательного срока. Лучшим кураторам при подведении итогов года вручается грамота и премия.

7 Ответственность за невыполнение требований данного Порядка

Центром ответственности по проведению адаптации новых сотрудников в ООО "ХХХ" является Отдел персонала.

7.1 Ведущий специалист по оценке и адаптации Отдела персонала в рамках программы адаптации нового сотрудника отвечает за невыполнение следующих функций:

-  разработку и внедрение актуальной нормативной документации по адаптации;

-  текущую оценку эффективности адаптационного периода нового сотрудника;

-  проведение вводного адаптационного семинара для новых сотрудников;

-  проведение адаптационного тренинга для новых сотрудников;

-  поддержание актуальности информации, содержащейся в Папке нового сотрудника, а также на странице нового сотрудника в Intranet;

-  контроль предоставления доступа новому сотруднику к интерактивному обучающему Курсу нового сотрудника ответственным сотрудником Департамента персонала;

-  контроль поддержания актуальности и своевременного обновления содержания интерактивного обучающего Курса нового сотрудника ответственным сотрудником Департамента персонала;

-  контроль над реализацией программы адаптации в ГП.

7.2 Начальник подразделения в рамках программы адаптации нового сотрудника отвечает за невыполнение следующих функций:

-  своевременную организацию рабочего места нового сотрудника, включая установку программного обеспечения; предоставление прав доступа в корпоративную сеть; подключение телефонного номера;

-  закрепление за новым сотрудником куратора;

-  обеспечение явки нового сотрудника на адаптационные мероприятия;

-  вынесение своевременного окончательного решения по итогам прохождения испытательного срока новым сотрудником.

7.3  Непосредственный руководитель нового сотрудника в рамках программы адаптации отвечает за невыполнение следующих функций невыполнение следующих функций:

-  проведение вводного собеседования с новым сотрудником;

-  представление новому сотруднику его куратора;

-  контроль работы куратора на протяжении испытательного срока нового сотрудника;

-  контроль своевременного оформления и подписания документов, касающихся программы адаптации нового сотрудника;

-  своевременное доведение информации Начальнику подразделения о соответствии/несоответствии нового сотрудника данной должности.

-  справедливую и своевременную оценку работы нового сотрудника по завершению его испытательного срока.

7.4 Секретарь подразделения в рамках программы адаптации нового сотрудника отвечает за невыполнение следующих функций:

-  хранение и поддержание в соответствии с корпоративным стандартом «Папки нового сотрудника»;

-  своевременное оформление и предоставление на подпись Начальнику подразделения необходимых документов для подготовки нового рабочего места.

7.5 Куратор в рамках программы адаптации нового сотрудника отвечает за невыполнение следующих функций:

- прохождение новым сотрудником всех основных мероприятий адаптации и оценки;

-  предоставление новому сотруднику необходимой информации о Компании в целом, подразделении, куда он оформлен, правилах внутреннего трудового распорядка;

-  предоставление новому сотруднику информации о расположении необходимых в процессе работы произ­водственных, служебных и бытовых помещений в Компании;

- введение курируемого сотрудника в должность;

- обеспечение соблюдения курируемым сотрудником правил внутреннего трудо­вого распорядка, охраны труда и техники безопасности;

-  контроль своевременности предоставления новым сотрудником отчётных документов по адаптации (Рабочая тетрадь нового сотрудника, Опросник № 2, ПВД) в ОПерс.

-  своевременное доведение информации непосредственному руководителю нового сотрудника о соответствии/несоответствии курируемого сотрудника данной должности.

7.6 Сотрудник ГПП в рамках программы адаптации отвечает за невыполнение следующих функций:

-  своевременную разработку плана адаптационной стажировки, согласование его с руководителями структурных подразделений, участвующих в процессе адаптации нового сотрудника, утверждение у Начальника Департамента персонала и направление вновь принятому сотруднику.

-  координирование прохождения новым сотрудником адаптационной стажировки.

7.7 Новый сотрудник в рамках программы адаптации отвечает за невыполнение следующих функций:

- своевременное предоставление отчетных документов по адаптации (Рабочая тетрадь нового сотрудника, Опросник № 2, ПВД);

- следование замечаниям и предложениям своего Куратора;

- освоение передового опыта работы и использование его в своей последующей деятельности.

[1] Для закупок по IT-направлению – ОСТО, для остальных закупок – ОУИ.

[2] Руководитель подразделения, где открыта вакансия, до подачи заявки на подбор специалиста в Группу подбора персонала (п. 2.3 ПР. HR-808.06) действует согласно п. 2 П-393.

[3] Форма ТМЦ-4 на технические средства передается в ОСТО, форма ТМЦ-4 на предоставление мебели – в ОУИ.

программа адаптации новых сотрудников

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1