Порядок формирования и ведения личных дел работников головного предприятия

Порядок формирования и ведения личных дел работников головного предприятия

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий порядок регламентирует формирование, ведение и хранение личных дел работников головного предприятия ООО "ХХХ" (далее ГП ООО "ХХХ").

1.1.2 Настоящий порядок разработан с целью обеспечения соответствия единым стандартам формирования, ведения и хранения личных дел работников ГП ООО "ХХХ".

1.2 Нормативные ссылки

1.2.1 ПР-645 «Порядок ведения кадрового делопроизводства филиалов ООО "ХХХ" т 19.03.2004 годасылки:

От 19.03.2004 года.

1.2.2 П-306 «Положение о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения).

1.2.3 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

2 Формирование и ведение личного дела работника ГП ООО "ХХХ"

2.1 Личное дело оформляется ответственным за кадровое делопроизводство в головном предприятии после издания им приказа о приеме на работу в трехдневный срок. В личное дело работника первоначально входят следующие документы:

·  заявление о приеме на работу (пишут все вновь принимаемые работники);

·  трудовой договор (оригинал – 2-ой экземпляр);

·  договор о полной индивидуальной материальной ответственности (оригинал – 2-ой экземпляр);

·  приказ о приеме работника на работу (копия) (унифицированная форма № Т-1);

·  персональная карточка сотрудника ООО "ХХХ";

·  анкета кандидата (форма К-12), листы собеседований (форма С-1);

·  Форма ОТ – 1;

·  обязательство о неразглашении коммерческой (служебной) тайны;

·  паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (копия);

·  документы воинского учета - военный билет или приписное свидетельство (копия), если есть;

·  свидетельство о рождении ребенка (копия), если есть;

·  свидетельство о заключении брака (копия), если есть;

·  свидетельство о расторжении брака (копия), если есть;

·  копия трудовой книжки, при приеме работника по совместительству;

·  документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний (копия);

·  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (копия);

·  свидетельство о постановке на учет в налоговом органе - ИНН (копия).

2.2 При формировании личного дела обязательно оформляется титульный лист (на обложке дела)

2.3 Личное дело может дополняться следующими документами, возникающими в период трудовой деятельности работника:

·  оригинал формы К-4;

·  копия формы К-5, если был перевод работника;

·  приказ о переводе работника на другую работу (копия) (унифицированная форма № Т-5 или Т-5а), если есть;

·  дополнительные соглашения к трудовому договору или изменения (если есть) (оригинал – 2-ой экземпляр);

·  приказы по личному составу (копии) (например, смена фамилии, режим работы и т. п.)

·  в случае увольнения - заявление работника об увольнении;

·  приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (копия) (унифицированная форма № Т-8 или Т-8а);

·  обходной лист после увольнения;

·  приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях (копии);

·  результаты аттестации.

3 Хранение личных дел работников ГП ООО "ХХХ"

3.1 Личные дела работников ГП ООО "ХХХ" хранятся как документы строгой отчетности. Для хранения необходимо использовать сейф или специальный шкаф, в случае, когда это невозможно, то обычный шкаф, закрытый на ключ. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на ответственного за кадровое делопроизводство в головном предприятии ООО "ХХХ".

3.2 Личные дела хранятся 75 лет.

4 Ответственность за ведение личных дел работников ГП ООО "ХХХ"

4.1 Ответственные за кадровое делопроизводство должны постоянно следить за состоянием личных дел работников: своевременно вносить изменения в учетные данные работника при поступлении дополнительных документов. Личные дела уволенных работников хранятся наравне с личными делами работающих работников, но на обложке личного дела обязательно ставится дата увольнения.

4.2 Ответственный за кадровое делопроизводство обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников в соответствии со статьями 87, 88, 89 Трудового кодекса РФ, в противном случае он будет нести ответственность в соответствии со статьей 90 Трудового кодекса Российской Федерации.

формирование личного дела работникаформирование личных дел сотрудниковведение личных дел работниковведение личных дел сотрудниковтитульный лист личного дела работника