Порядок формирования и ведения личных дел работников головного предприятия

Порядок формирования и ведения личных дел работников головного предприятия

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий порядок регламентирует формирование, ведение и хранение личных дел работников головного предприятия ООО "ХХХ" (далее ГП ООО "ХХХ").

1.1.2 Настоящий порядок разработан с целью обеспечения соответствия единым стандартам формирования, ведения и хранения личных дел работников ГП ООО "ХХХ".

1.2 Нормативные ссылки

1.2.1 ПР-645 «Порядок ведения кадрового делопроизводства филиалов ООО "ХХХ" т 19.03.2004 годасылки:

От 19.03.2004 года.

1.2.2 П-306 «Положение о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения).

1.2.3 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

2 Формирование и ведение личного дела работника ГП ООО "ХХХ"

2.1 Личное дело оформляется ответственным за кадровое делопроизводство в головном предприятии после издания им приказа о приеме на работу в трехдневный срок. В личное дело работника первоначально входят следующие документы:

·  заявление о приеме на работу (пишут все вновь принимаемые работники);

·  трудовой договор (оригинал – 2-ой экземпляр);

·  договор о полной индивидуальной материальной ответственности (оригинал – 2-ой экземпляр);

·  приказ о приеме работника на работу (копия) (унифицированная форма № Т-1);

·  персональная карточка сотрудника ООО "ХХХ";

·  анкета кандидата (форма К-12), листы собеседований (форма С-1);

·  Форма ОТ – 1;

·  обязательство о неразглашении коммерческой (служебной) тайны;

·  паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (копия);

·  документы воинского учета - военный билет или приписное свидетельство (копия), если есть;

·  свидетельство о рождении ребенка (копия), если есть;

·  свидетельство о заключении брака (копия), если есть;

·  свидетельство о расторжении брака (копия), если есть;

·  копия трудовой книжки, при приеме работника по совместительству;

·  документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний (копия);

·  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (копия);

·  свидетельство о постановке на учет в налоговом органе - ИНН (копия).

2.2 При формировании личного дела обязательно оформляется титульный лист (на обложке дела)

«RRR «ООО "ХХХ"»

Дата приема

Дата увольнения

Фамилия

Имя

Отчество

2.3 Личное дело может дополняться следующими документами, возникающими в период трудовой деятельности работника:

·  оригинал формы К-4;

·  копия формы К-5, если был перевод работника;

·  приказ о переводе работника на другую работу (копия) (унифицированная форма № Т-5 или Т-5а), если есть;

·  дополнительные соглашения к трудовому договору или изменения (если есть) (оригинал – 2-ой экземпляр);

·  приказы по личному составу (копии) (например, смена фамилии, режим работы и т. п.)

·  в случае увольнения - заявление работника об увольнении;

·  приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (копия) (унифицированная форма № Т-8 или Т-8а);

·  обходной лист после увольнения;

·  приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях (копии);

·  результаты аттестации.

3 Хранение личных дел работников ГП ООО "ХХХ"

3.1 Личные дела работников ГП ООО "ХХХ" хранятся как документы строгой отчетности. Для хранения необходимо использовать сейф или специальный шкаф, в случае, когда это невозможно, то обычный шкаф, закрытый на ключ. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на ответственного за кадровое делопроизводство в головном предприятии ООО "ХХХ".

3.2 Личные дела хранятся 75 лет.

4 Ответственность за ведение личных дел работников ГП ООО "ХХХ"

4.1 Ответственные за кадровое делопроизводство должны постоянно следить за состоянием личных дел работников: своевременно вносить изменения в учетные данные работника при поступлении дополнительных документов. Личные дела уволенных работников хранятся наравне с личными делами работающих работников, но на обложке личного дела обязательно ставится дата увольнения.

4.2 Ответственный за кадровое делопроизводство обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников в соответствии со статьями 87, 88, 89 Трудового кодекса РФ, в противном случае он будет нести ответственность в соответствии со статьей 90 Трудового кодекса Российской Федерации.

формирование личного дела работникаформирование личных дел сотрудниковведение личных дел работниковведение личных дел сотрудниковтитульный лист личного дела работника

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1