Положение об отделе автоматизации
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела автоматизации ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.
1.1.2 Отдел автоматизации является структурным подразделением в составе Департамента информационных технологий ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции развертывания и развития ERP-системы.
1.1.3 В своей деятельности Отдел автоматизации руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом ООО "ХХХ",
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.),
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.)
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00 г.);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг.
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ВНД – внутренний нормативный документ
ДЗО – дочерние и зависимые общества;
КИС – корпоративная информационная система;
ДИТ – департамент информационных технологий;
ОАвт – отдел Автоматизации;
ERP–система – система управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning System) – набор интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия;
OEBS – Oracle E-Business Suite - комплекс бизнес-приложений из интегрированных программных модулей, предназначенный для создания корпоративных ERP-систем Управления ресурсами предприятия (Enterprise Resource Planning), Систем управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management) и электронных торговых площадок.
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел автоматизации создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура Отдела автоматизации согласовывается с Заместителем генерального директора по ИТ, Заместителем генерального директора по персоналу, и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником Отдела автоматизации или Заместителем генерального директора по ИТ.
2.3 Штатное расписание Отдела автоматизации согласовывается с Заместителем генерального директора по ИТ, Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником Отдела автоматизации или Заместителем генерального директора по ИТ.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдела автоматизации, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры Отдела автоматизации согласовываются с Заместителем генерального директора по ИТ, Заместителем ГД по персоналу, и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником Отдела автоматизации.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела автоматизации построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура Отдела автоматизации подразделения приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела автоматизации».
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе Отдела автоматизации регламентируется Положением «Об Отделе автоматизации ООО "ХХХ".
3.4 Руководит Отделом автоматизации Начальник Отдела автоматизации, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела автоматизации».
· 3.5 В непосредственном подчинении у Начальника Отдела автоматизации находятся:
- сотрудники администрации ОА;
- сотрудники групп в случае отсутствия руководителе групп;
- Руководитель групп, входящих в состав ОА.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела автоматизации определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цели
4.1 Главной целью Отдела Автоматизации является управление развитием и изменениями корпоративной информационной системы для обеспечения эффективной деятельности Компании и инновационности ее услуг.
4.2 Подцелями Отдела автоматизации являются:
4.2.1 Подготовка и внедрение ERP-системы OEBS. Проведение обучения сотрудников филиалов, работающих или начинающих работать в OEBS. Сопровождение первых четырех недель работы филиала в новой системе. Разработка новых и оптимизация существующих бизнес-процессов для подразделений, работающих под управлением OEBS или планируемых к работ OEBS.
4.2.2 Управление Развитием и изменениями корпоративной ИС для обеспечения эффективной деятельности Компании и инновационности ее услуг.
5 Функции
Функции, выполняемые Отделом автоматизации приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Отдела автоматизации».
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности;
6.1.2 Взаимодействие с Департаментом персонала по вопросам:
- Обучения сотрудников Отдела автоматизации;
6.1.3 Взаимодействие с Отделом безопасности по вопросам представления:
- Доступа к информационным ресурсам предприятия;
6.1.4. Взаимодействие с Департаментом инфраструктуры по вопросам:
- Обеспечения Отдела автоматизации материалами, необходимыми для деятельности отдела.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1.1 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4, 5 настоящего Положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Отделом автоматизации Начальник Отдела автоматизации имеет право инициировать перед Заместителем генерального директора по ИТ ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника Отдела автоматизации входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела автоматизации осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела автоматизации на год устанавливаются Начальником Отдела автоматизации, согласовываются с Заместителем генерального директора по ИТ, Заместителем генерального директора по развитию и управлению рисками и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность Отдела автоматизации ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник Отдела автоматизации представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела автоматизации и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела автоматизации Начальник Отдела автоматизации предоставляет отчет Заместителю генерального директора по ИТ.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Начальника Отдела автоматизации могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником Отдела автоматизации или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела автоматизации, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Отдела автоматизации ».
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела автоматизации в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права и полномочия
Отдел автоматизации наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела автоматизации осуществляет Начальник Отдела автоматизации.
Функции, права и полномочия Начальника отдела автоматизации приведены в Положении «О Начальнике Отдела автоматизации».
11 Ответственность
11.1 Начальник Отдела автоматизации несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части сферы компетенции Отдела автоматизации в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник Отдела автоматизации несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Отдела автоматизации.