Положение о начальнике службы системы электронного заказа
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Начальника Службы Системы электронного заказа, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и внешних компаний.
1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Устав ООО "ХХХ".
2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" (Рег. N: ПРАВИЛА. HR-1.06 от 24.02.04).
3. Положение о Службе Системы электронного заказа (проект).
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
АдмО – Административный отдел;
ДИТ – Департамент информационных технологий;
ИС – информационная система;
Компания – ООО "ХХХ";
СЭЗ – Система электронного заказа;
УЭ ИС – Управление эксплуатации информационных систем;
ХХХ – ООО "ХХХ";
SLA (Service Level Agreements) – соглашения об уровне сервиса.
2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности
2.1 Создание, переименование и ликвидация должности Начальника Службы СЭЗ осуществляется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Назначение на должность Начальника Службы СЭЗ и освобождение от занимаемой должности осуществляется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
3 Место должности в организационной структуре
3.1 Начальник Службы СЭЗ непосредственно подчиняется Начальнику Управления эксплуатации ИС Департамента информационных технологий ООО "ХХХ".
3.2 На время отсутствия Начальник Службы СЭЗ замещается приказом Начальника УЭИС Руководителем группы разработки СЭЗ.
3.3 В непосредственном подчинении у Начальника Службы СЭЗ находятся:
- Сотрудники Администрации Службы СЭЗ;
- Руководитель Группы разработки СЭЗ;
- Сотрудники Группы эксплуатации СЭЗ.
4 Задачи
Основными задачами Начальника Службы СЭЗ являются:
4.1 Обеспечение стабильной и эффективной работы СЭЗ;
4.2 Обеспечение разработки новой функциональности СЭЗ в соответствии с требованиями, предъявляемыми бизнесом;
4.3 Обеспечение развития СЭЗ в соответствии с современными инструментальными технологиями и требуемым уровнем безопасности и защиты;
4.4 Участие в стратегическом планировании развития Системы электронного заказа.
5 Функции
Начальник Службы СЭЗ выполняет следующие функции:
5.1 В рамках оперативного управления Службой СЭЗ:
- организация и управление процессом администрирования СЭЗ;
- контроль выполнения SLA;
- организация и управление процессом разработки новой функциональности СЭЗ;
- организация разработки необходимой документации;
- осуществление контроля проводимых мероприятий;
- организация мониторинга и контроля выполнения плана развития Службы СЭЗ, пунктов СПР, находящихся в зоне ответственности Начальника Службы СЭЗ;
- управление персоналом: участие в формировании ресурсного плана Службы СЭЗ, разработке мотивационных схем сотрудников Службы СЭЗ, подборе персонала;
5.2 В рамках управления развитием СЭЗ:
- изучение новых технологий на предмет возможности и целесообразности их использования в ХХХ;
- преобразование потребностей бизнеса, связанных с СЭЗ, в ИТ-решения;
- участие в разработке концепции информационной безопасности СЭЗ;
5.3 В рамках стратегического развития:
- участие в формировании и реализации Политики развития информационных технологий в рамках полномочий Начальника Службы СЭЗ;
- участие в разработке стратегических направлений деятельности в рамках полномочий Начальника Службы СЭЗ;
- организация оперативного планирования деятельности Службы СЭЗ.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
Начальник Службы СЭЗ, выполняя свои функции, взаимодействует со структурными подразделениями ООО "ХХХ" следующим образом:
6.1.1 Взаимодействие с сотрудниками ДИТ осуществляется непосредственно, в рамках закрепленных за сотрудниками департамента функций.
6.1.2 Взаимодействие с сотрудниками Департамента персонала по вопросам подбора, обучения и мотивации сотрудников Службы СЭЗ.
6.1.3 Взаимодействие с сотрудниками Департамента коммерческих продаж по вопросам функционирования и развития Системы электронного заказа.
6.1.4 Взаимодействие с сотрудниками Отдела безопасности по вопросам обеспечения информационной безопасности и защиты СЭЗ от внешнего проникновения.
6.1.5 Взаимодействие с Функциональными директорами, Руководителями структурных подразделений ООО "ХХХ" по стратегическим и операционным вопросам, находящимся в компетенции Службы СЭЗ.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1 Начальник Службы СЭЗ осуществляет взаимодействие с внешними компаниями и структурными подразделениями Группы компаний, являющимися отдельными юридическими лицами, по операционным вопросам деятельности Службы СЭЗ.
6.2.2 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4-5 настоящего Положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Службой СЭЗ,
Начальник Службы СЭЗ имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов, внешних консультантов, для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника Службы СЭЗ входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также по целесообразности, срокам и условиям их внедрения в практику деятельности подразделения.
7 Показатели оценки деятельности
Деятельность Начальника Службы СЭЗ оценивается на основе следующих показателей:
7.1 Уровень доступности СЭЗ;
7.2 Своевременность, качество и полнота выполнения мероприятий, зафиксированных в стратегических планах в сфере компетенции Службы СЭЗ.
8 Полномочия
Начальник Службы СЭЗ наделяется следующими полномочиями, необходимыми для решения закрепленных задач и выполнения своих функций:
8.1 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных утвержденными нормативными документами ООО "ХХХ".
8.2 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников функционально подчиненных подразделений в рамках, определенных утвержденными нормативными документами ООО "ХХХ".
8.3 Распределяет функциональные обязанности между сотрудниками Службы СЭЗ контролирует и оценивает качество их выполнения.
8.4 Осуществляет другие полномочия в соответствии с настоящим Положением.
Начальнику Службы СЭЗ могут быть делегированы полномочия Начальника Управления эксплуатации ИС в сфере решения задач, связанных с функционированием и развитием СЭЗ.
9 Права
Начальник Службы СЭЗ имеет право:
9.1 Давать распоряжения и указания по деятельности, обязательные для подчиненных подразделений. Поручать сотрудникам этих подразделений выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.
9.2 По вопросам, перечисленным в разделе 6 настоящего Положения, действовать от имени Компании на основании доверенности, представлять ее в других учреждениях и организациях.
9.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных подразделений.
9.4 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Начальника Службы СЭЗ.
9.5 Требовать от руководителей подчиненных структурных подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Начальника Службы СЭЗ.
9.6 Согласовывать распорядительные документы по вопросам своей сферы деятельности.
9.7 Согласовывать планы, внутренние нормативные документы, а также другие организационные и технологические документы в области сферы деятельности своей компетенции.
9.8 Руководить работой заседаний, совещаний, рабочих групп по вопросам сферы ответственности Начальника Службы СЭЗ.
9.9 Инициировать привлечение к ответственности сотрудников ЗАО Фирмы ООО "ХХХ"» до уровня Руководителя группы, нарушающих технологическую и трудовую дисциплину, а также не выполняющих или срывающих сроки выполнения распоряжений и поручений.
9.10 Участвовать в подборе персонала на должности своего непосредственного подчинения. Рекомендовать своему непосредственному руководителю кандидатов на должности Руководителя группы. Принимать решение об утверждении кандидатов на другие должности своего непосредственного подчинения.
9.11 Получать информацию, касающуюся деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей.
9.12 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.
9.13 Делегировать по предварительному согласованию с Начальником Управления эксплуатации ИС часть своих прав и функций другим должностным лицам, осуществлять деятельность в рамках делегированных Начальнику Службы СЭЗ полномочий.
9.14 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.
10 Ответственность
Начальник Службы СЭЗ несет персональную ответственность перед Генеральным директором за выполнение своих функциональных обязанностей и решение закрепленных задач в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.