Положение о финансово-аналитической службе
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Финансово-аналитической службы ООО "ХХХ", регламентирующим организацию ее деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.
1.1.2 Финансово-аналитическая служба является структурным подразделением в составе Департамента информационных технологий ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по планированию и обеспечению потребностей Компании в системно-технических ресурсах с учетом имеющихся финансовых и других ограничений.
1.1.3 В своей деятельности Финансово-аналитическая служба руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом ООО "ХХХ",
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П. HR-445.04 от 22.06.2004 г.),
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М. SL-99 от 08.05. 2003 г.)
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;
5. Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг (П. DS-517.07 от 10.01.2007 г.);
6. Положение «О Начальнике Финансово-аналитической службы ООО "ХХХ".
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ФАС - Финансово-аналитическая служба
ДИТ – Департамент информационных технологий
ЗГД – Заместитель генерального директора
ИТ – Информационные технологии
ВНД – внутренние нормативные документы
ПО – программное обеспечение
ГП – Головное предприятие
ОСК – офисно-складской комплекс
ERP (Enterprise Resource Planning System) — система планирования ресурсов предприятия, предназначенная для автоматизации учёта и управления
ЦФО – центр финансовой ответственности
Компания – «ООО "ХХХ"
ТМЦ-4 – служебная записка на приобретение товарно-материальных ценностей
БД-5 – служебная записка на приобретение работ или услуг
КМА – Копировально-множительные аппараты
ПТ – Принтерная техника
УС-1 – Служебная записка о принятии к учету услуг, оказанных сторонней организацией
РТП – Региональное торговое представительство
SLA (Service Level Agreement) – соглашение об уровне сервиса
НМА – нематериальные активы
2 Создание и ликвидация
2.1 Финансово-аналитическая служба создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура Финансово-аналитической службы согласовывается с Заместителем генерального директора по ИТ, ЗГД по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником Финансово-аналитической службы или Заместителем генерального директора по ИТ.
2.3 Штатное расписание Финансово-аналитической службы согласовывается с ЗГД по ИТ, ЗГД по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником финансово-аналитической службы или ЗГД по ИТ.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Финансово-аналитической службы, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры Финансово-аналитической службы согласовываются с ЗГД по ИТ, ЗГД по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником финансово-аналитической службы.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Финансово-аналитической службы построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура Финансово-аналитической службы приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура Финансово-аналитической службы».
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе Финансово-аналитической службы регламентируется настоящим Положением.
3.4 Руководит Финансово-аналитической службой Начальник ФАС, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Финансово-аналитической службы ООО "ХХХ".
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника Финансово-аналитической службы находятся все сотрудники службы.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ФАС определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми ЗГД по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цели
4.1 Главная цель Финансово-аналитической службы - планирование и обеспечение потребностей Компании в системно-технических ресурсах с учетом имеющихся финансовых и других ограничений.
4.2 Подцелями Финансово-аналитической службы являются:
4.2.1 Обеспечение бесперебойной работы ИТ-инфраструктуры филиалов, ГП, РТП;
4.2.2 Сокращение ИТ-затрат Компании;
4.2.3 Исполнение лицензионной политики Компании.
5 Функции
Функции, выполняемые Финансово-аналитической службой приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Финансово-аналитической службы».
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ" основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности.
6.1.2 Взаимодействие с сотрудниками ДИТ осуществляется непосредственно, в рамках функций, закрепленных за сотрудниками департамента.
6.1.3 Взаимодействие с Департаментом персонала по вопросам подбора, обучения и мотивации сотрудников ФАС.
6.1.4 Взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам бюджетирования, планирования и прогнозирования ИТ-инфраструктуры, оплат ИТ-оборудования и услуг.
6.1.5 Взаимодействие с Юридическим отделом по вопросам договорной деятельности.
6.1.6 Взаимодействие с Департаментом логистики по вопросам приемки, хранения, списания и отправки ИТ-оборудования, а также по вопросам обеспечения материалами, обеспечивающими деятельность ФАС.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1.1 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4-5 настоящего Положения, связанных с вопросами следующего характера:
1. Стратегические вопросы;
2. Вопросы методологического характера;
3. Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);
4. Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);
5. Вопросы долгосрочного влияния на деятельность Компании;
6. Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;
7. Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Финансово-аналитической службой, Начальник ФАС имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».
В компетенцию Начальника ФАС входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Финансово-аналитической службы осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей Компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели ФАС на год устанавливаются Начальником ФАС в соответствии со стратегическими целями ДИТ, согласовываются с ЗГД по ИТ и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ФАС ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник ФАС представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Финансово-аналитической службы и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ФАС Начальник Финансово-аналитической службы предоставляет отчет ЗГД по ИТ.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Финансово-аналитической службы могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ФАС, ЗГД по ИТ или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Финансово-аналитической службы, на основе которых оцениваются результаты ее деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Финансово-аналитической службы».
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для ФАС в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права и полномочия
Финансово-аналитическая служба наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ФАС осуществляет Начальник ФАС.
Функции, права и полномочия Начальника ФАС приведены в Положении «О Начальнике Финансово-аналитической службы ООО "ХХХ".
11 Ответственность
11.1 Начальник Финансово-аналитической службы несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части сферы компетенции ФАС в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник ФАС несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Финансово-аналитической службы.
Поделиться
