Положение о финансово-аналитической службе

Положение о финансово-аналитической службе

1  Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1  Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Финансово-аналитической службы ООО "ХХХ", регламентирующим организацию ее деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних компаний.

1.1.2  Финансово-аналитическая служба является структурным подразделением в составе Департамента информационных технологий ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по планированию и обеспечению потребностей Компании в системно-технических ресурсах с учетом имеющихся финансовых и других ограничений.

1.1.3  В своей деятельности Финансово-аналитическая служба руководствуется:

-  законодательством Российской Федерации,

-  Трудовым Кодексом РФ,

-  Уставом ООО "ХХХ",

-  Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П. HR-445.04 от 22.06.2004 г.),

-  Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М. SL-99 от 08.05. 2003 г.)

-  настоящим Положением.

1.1.4  Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.5  Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

1.2  Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1.  Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07);

2.  Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);

3.  Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);

4.  Принципы управления сегментом «Дистрибуция»;

5.  Положение о привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг (П. DS-517.07 от 10.01.2007 г.);

6.  Положение «О Начальнике Финансово-аналитической службы ООО "ХХХ".

1.3  Термины, определения и сокращения

В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:

ФАС - Финансово-аналитическая служба

ДИТ – Департамент информационных технологий

ЗГД – Заместитель генерального директора

ИТ – Информационные технологии

ВНД – внутренние нормативные документы

ПО – программное обеспечение

ГП – Головное предприятие

ОСК – офисно-складской комплекс

ERP (Enterprise Resource Planning System) — система планирования ресурсов предприятия, предназначенная для автоматизации учёта и управления

ЦФО – центр финансовой ответственности

Компания – «ООО "ХХХ"

ТМЦ-4 – служебная записка на приобретение товарно-материальных ценностей

БД-5 – служебная записка на приобретение работ или услуг

КМА – Копировально-множительные аппараты

ПТ – Принтерная техника

УС-1 – Служебная записка о принятии к учету услуг, оказанных сторонней организацией

РТП – Региональное торговое представительство

SLA (Service Level Agreement) – соглашение об уровне сервиса

НМА – нематериальные активы

2  Создание и ликвидация

2.1  Финансово-аналитическая служба создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".

2.2  Организационная структура Финансово-аналитической службы согласовывается с Заместителем генерального директора по ИТ, ЗГД по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником Финансово-аналитической службы или Заместителем генерального директора по ИТ.

2.3  Штатное расписание Финансово-аналитической службы согласовывается с ЗГД по ИТ, ЗГД по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником финансово-аналитической службы или ЗГД по ИТ.

2.4  Количество и наименование подразделений, входящих в состав Финансово-аналитической службы, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры Финансово-аналитической службы согласовываются с ЗГД по ИТ, ЗГД по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником финансово-аналитической службы.

3  Организационная структура

3.1  Организационная структура Финансово-аналитической службы построена по линейно-функциональному принципу.

3.2  Организационно-функциональная структура Финансово-аналитической службы приведена в Приложении А «Организационно-функциональная структура Финансово-аналитической службы».

3.3  Деятельность структурных подразделений в составе Финансово-аналитической службы регламентируется настоящим Положением.

3.4  Руководит Финансово-аналитической службой Начальник ФАС, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Финансово-аналитической службы ООО "ХХХ".

3.5  В непосредственном подчинении у Начальника Финансово-аналитической службы находятся все сотрудники службы.

3.6  Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ФАС определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми ЗГД по персоналу ООО "ХХХ".

4  Цели

4.1  Главная цель Финансово-аналитической службы - планирование и обеспечение потребностей Компании в системно-технических ресурсах с учетом имеющихся финансовых и других ограничений.

4.2  Подцелями Финансово-аналитической службы являются:

4.2.1  Обеспечение бесперебойной работы ИТ-инфраструктуры филиалов, ГП, РТП;

4.2.2  Сокращение ИТ-затрат Компании;

4.2.3  Исполнение лицензионной политики Компании.

5  Функции

Функции, выполняемые Финансово-аналитической службой приведены в Приложении А «Организационно-функциональная структура Финансово-аналитической службы».

6  Взаимодействия

6.1  Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"

6.1.1  Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ" основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности.

6.1.2  Взаимодействие с сотрудниками ДИТ осуществляется непосредственно, в рамках функций, закрепленных за сотрудниками департамента.

6.1.3  Взаимодействие с Департаментом персонала по вопросам подбора, обучения и мотивации сотрудников ФАС.

6.1.4  Взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам бюджетирования, планирования и прогнозирования ИТ-инфраструктуры, оплат ИТ-оборудования и услуг.

6.1.5  Взаимодействие с Юридическим отделом по вопросам договорной деятельности.

6.1.6  Взаимодействие с Департаментом логистики по вопросам приемки, хранения, списания и отправки ИТ-оборудования, а также по вопросам обеспечения материалами, обеспечивающими деятельность ФАС.

6.2  Взаимодействие с внешними компаниями

6.2.1  Взаимодействие Финансово-аналитической службы с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и в соответствии с п.6.2.1.1:

6.2.1.1 При выполнении задач и функций, указанных в разделах 4-5 настоящего Положения, связанных с вопросами следующего характера:

1.  Стратегические вопросы;

2.  Вопросы методологического характера;

3.  Вопросы межфирменного характера (т. е. затрагивающие интересы разных компаний группы);

4.  Существенные вопросы по сумме (цена вопроса – более 5 млн. руб.);

5.  Вопросы долгосрочного влияния на деятельность Компании;

6.  Вопросы, с которыми сотрудники подразделения в своей практике встречается впервые;

7.  Другие вопросы, которые сотрудники подразделения не могут решить по причине нехватки рабочего и временного ресурса, или указанные вопросы не могут быть эффективно решены Финансово-аналитической службой, Начальник ФАС имеет право инициировать перед Генеральным директором ООО "ХХХ" привлечение специалистов – внешних консультантов для консультаций по данным вопросам, в соответствии с Положением ООО "ХХХ" «О привлечении внешних консультантов для оказания консультационных и информационных услуг».

В компетенцию Начальника ФАС входит принятие управленческих решений по рекомендациям, представленным внешними консультантами, а также внедрение их в практику деятельности подразделения.

7  Планирование деятельности Подразделения

7.1  Планирование деятельности Финансово-аналитической службы осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.07), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей Компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".

7.2  Стратегические цели ФАС на год устанавливаются Начальником ФАС в соответствии со стратегическими целями ДИТ, согласовываются с ЗГД по ИТ и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".

8  Отчетность по работе Подразделения

8.1  Отчетность ФАС ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).

8.2  По итогам исполнения Стратегического плана на год Начальник ФАС представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Финансово-аналитической службы и достижении стратегических целей.

8.3  По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ФАС Начальник Финансово-аналитической службы предоставляет отчет ЗГД по ИТ.

8.4  Отчетные и аналитические материалы Финансово-аналитической службы могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ФАС, ЗГД по ИТ или с Генеральным директором ООО "ХХХ".

9  Ключевые показатели деятельности

9.1  В качестве ключевых показателей деятельности Финансово-аналитической службы, на основе которых оцениваются результаты ее деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Финансово-аналитической службы».

9.2  Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для ФАС в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.

10  Права и полномочия

Финансово-аналитическая служба наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ФАС осуществляет Начальник ФАС.

Функции, права и полномочия Начальника ФАС приведены в Положении «О Начальнике Финансово-аналитической службы ООО "ХХХ".

11  Ответственность

11.1  Начальник Финансово-аналитической службы несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части сферы компетенции ФАС в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.

11.2  Начальник ФАС несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Финансово-аналитической службы.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 
+1
0
-1