Политика компании в отношении кредитных карт

Хотите написать политику кредитных карт для вашей компании?? Вот несколько советов, как сделать это правильно, а также полностью настраиваемый шаблон и образец политики корпоративных кредитных карт.

Что такое корпоративная политика в отношении кредитных карт?

Политика в отношении кредитных карт является частью учетной политики компании. Она разъясняет условия использования карты компании, выпущенной на имя сотрудников. Эти политики также направлены на защиту компании от ненадлежащего использования и на то, чтобы последствия были ясны.

Как написать политику использования кредитных карт компании

Прежде чем приступить к разработке политики и процедур использования корпоративных кредитных карт, убедитесь, что вы знаете, какие кредитные карты вы хотите использовать, требования поставщика кредитных карт и потребности вашей компании. Получив всю необходимую информацию, начните излагать наиболее важные факторы. Большинство правил использования кредитных карт для сотрудников компании включают эти пункты:

• Какие сотрудники имеют право на получение кредитной карты компании
• Каковы обязанности держателей карт
• Лимиты и ограничения кредитных карт
• Процесс представления расходов
• Последствия ненадлежащего использования

Чтобы начать работу, воспользуйтесь нашим шаблоном политики компании в отношении кредитных карт, чтобы определить свои правила. Чтобы доработать политику в соответствии с вашими требованиями, обратитесь к этому руководству.

Образец политики использования кредитных карт компании

Данная политика использования кредитных карт компании поможет вам установить правила для сотрудников, которые имеют право иметь карту компании. Не стесняйтесь изменять эту политику в зависимости от конкретных потребностей вашей организации.

Краткое описание политики & цель

Наша компания может предоставлять сотрудникам кредитные карты, которые можно использовать для расходов, связанных с бизнесом. Наличие таких карт помогает нам отслеживать и обрабатывать наши расходы, предотвращать мошенничество и проводить платежи более эффективно. Мы хотим быть уверены, что сотрудники, владеющие кредитными картами компании, будут использовать их должным образом и будут знать свои ограничения и обязанности.

Область применения

Данная политика применяется ко всем сотрудникам, которые имеют право использовать карту компании. Это также относится к сотрудникам, которые имеют право одобрить использование корпоративной карты для членов своей команды.

Элементы политики

Здесь мы приводим наши общие правила, касающиеся кредитных карт компании.

Как работает кредитная карта компании?

Обычно наша компания оформляет кредитную карту на ваше имя. Вы сможете использовать ее для расходов, связанных с бизнесом, а наша компания будет оплачивать счета по карте.

Соглашение о кредитной карте сотрудника

Когда наша компания выдает вам кредитную карту, вы должны будете подписать и соблюдать соглашение о кредитной карте. Это означает, что кредитная карта принадлежит нашей компании и что мы можем обрабатывать и расследовать расходы по своему усмотрению. В нем также говорится о ваших обязанностях и последствиях неправильного использования.

Помимо соглашения, вы можете ознакомиться с данной политикой каждый раз, когда вам понадобится дополнительная информация об использовании кредитной карты вашей компании.

Кто может иметь кредитную карту компании?

Кредитные карты компании могут быть выданы:

• [Руководители уровня вице-президента и выше]
• [продавцы, которые регулярно встречаются с клиентами на ужинах]
• [Продавцы на местах]
• [..]

Иногда сотрудникам, не имеющим кредитной карты компании, необходимо оплачивать крупные расходы, связанные с бизнесом (например, кредитные карты).g. билеты на самолет для служебных поездок). В этих случаях, пожалуйста, обратитесь за одобрением к своему руководителю и попросите [Финансовый отдел или ваш офис-менеджер] для оплаты кредитной картой компании от вашего имени. В качестве альтернативы вы можете оплатить расходы самостоятельно и провести их через наш [ [ ]программное обеспечение для учета расходов путем предоставления квитанции.] Если она соответствует нашим требованиям, расходы будут компенсированы [в конце следующего периода оплаты труда].

Мы имеем право отозвать кредитную карту компании у сотрудника в любой момент.

Какие расходы разрешены по кредитной карте компании?

Вы можете использовать корпоративную карту только для оплаты расходов, связанных с работой. К ним относятся:

• [Расходы, связанные со встречей с клиентами (e.g. , обед, печатная продукция)]
• [Проживание во время командировок, связанных с работой]
• [Расходы на юридические документы (e.g. Виза)]
• [оплата проезда на самолете, поезде, корабле или другом транспорте, включая служебный автомобиль]
• [Необходимые медицинские расходы (e.g. прививки)]
• [Местный транспорт во время поездок (тарифы на такси, аренду автомобилей и т.д.).)]
• [Другие мелкие или суточные расходы, утвержденные вашим руководителем (e.g. питание, деловые материалы)]
• [Обучение и учебные материалы, одобренные вашим руководителем]

Иногда мы можем выдать кредитные карты, которые могут быть использованы только для определенных целей (e.g. оплата за газ).

Вы не должны использовать кредитную карту компании для несанкционированных или личных расходов. Никогда не снимайте наличные деньги с кредитной карты компании. Вам также не разрешается приобретать алкоголь в больших количествах, наркотики, оружие, порнографию или взимать плату за другие развлечения для взрослых.

Исключения

Вы можете подать заявление на исключение в случае крайней необходимости. Проинформируйте нашу бухгалтерию и своего руководителя о расходах, которые вы хотите сделать - в особых случаях вы можете получить разрешение.

Лимиты кредитной карты компании

Лимиты по карте зависят от уровня вашей должности, вашего отдела и частоты или типа расходов, которые вы несете. Обычно лимиты по вашей карте указаны в договоре с работником, но, как правило, месячные лимиты составляют:

• [$500] в картах, используемых для регулярных расходов, связанных с работой (e.g. расходы на домашний офис для удаленных сотрудников).
• [$600] в карточках, используемых для расходов, связанных с клиентами (e.g. ужины).
• [$500] в картах, используемых руководителями.

Существует также [$150] лимит операций по большинству наших кредитных карт. Чтобы сделать исключение, поговорите с [вашим менеджером/финансовым директором/руководителем отдела/и т.д.]

Мы можем скорректировать эти лимиты в зависимости от специфики вашей работы. Если вы не уверены в лимитах кредитной карты вашей компании, обратитесь в наш бухгалтерский отдел.

Ваши обязанности

Если у вас есть кредитная карта компании, мы ожидаем, что вы будете:

• Защищайте его в меру своих возможностей. Не оставляйте ее без присмотра и не давайте посторонним людям (e.g. друзей, родственников, коллег) даже просто для того, чтобы удержать.
• Как можно скорее сообщите о краже или потере карты. Если, например, к вам домой проникли и забрали вашу корпоративную карту, вам необходимо подать заявление в полицию и немедленно позвонить в нашу бухгалтерию.
• Использовать ее только по утвержденным причинам. Следуйте инструкциям, изложенным в настоящих правилах и соглашении о карте сотрудника, и не используйте карту для личных или несанкционированных расходов, даже если вы собираетесь компенсировать эти расходы в дальнейшем.
• Документируйте все расходы выше [$30] и отправлять ежемесячные отчеты по кредитным картам. Сохраняйте квитанции и представляйте документы с указанием даты и цели расходов. [Вы можете написать это либо на обратной стороне квитанции, либо в нашем программном обеспечении для расходов.]

Если вы отвечаете за авторизацию и утверждение счетов по кредитной карте, пожалуйста, делайте это в установленные сроки, чтобы избежать штрафов за просрочку. Если вы постоянно отвечаете за штрафы за просрочку, нам может понадобиться вычесть их из вашей зарплаты.

Политика использования кредитных карт компании

Когда вы пользуетесь кредитной картой компании, вы должны:

• Подтвердите, что конкретные расходы разрешены в соответствии с данной политикой.
• Помните о лимите кредитной карты и лимите транзакций, чтобы вы могли правильно планировать деловые расходы.
• Хранить номер кредитной карты и саму карту в безопасности.
• Используйте карту разумно и избегайте ненужных расходов, даже если они разрешены данной политикой.

Нарушение данной политики

Мы ожидаем от вас соблюдения данной политики компании в отношении кредитных карт и соглашения с сотрудниками и можем принять меры, если вы нарушите их. Например:

• Если вы понесете личные или несанкционированные расходы, вам придется оплатить их самостоятельно. Если вы будете делать это постоянно, к вам могут быть применены дисциплинарные меры, которые могут включать лишение права иметь кредитную карту или даже увольнение в зависимости от суммы и типа расходов.
• Если вы потеряли чек, вам необходимо немедленно сообщить об этом в бухгалтерию. Мы можем найти решение, если это происходит редко, но если вы постоянно не представляете квитанции, вы можете потерять право на владение картой компании.
• Если вы не представите расходы вовремя и понесете штрафы за просрочку, вам придется оплатить их самостоятельно. Многократное повторение подобных действий приведет к потере привилегий по кредитной карте компании.
• Предоставление кредитной карты компании посторонним лицам или злоупотребление лимитами расходов может привести к приостановке или прекращению работы.
• совершение запрещенных покупок, о которых говорилось ранее (e.g. оружие, наркотики) приведет к немедленному увольнению и, возможно, судебному разбирательству.

Наша компания имеет право проверить использование вашей кредитной карты и отозвать ее в случае ненадлежащего использования.

Дополнительное чтение