Контрольный список документов для новых сотрудников
Опубликовано пользователем Журнал HR-Portal
Перед первым рабочим днем нового сотрудника вам необходимо подготовить ряд форм и соглашений, чтобы правильно ввести его в должность. Некоторые из этих документов требуются в соответствии с трудовым законодательством, в то время как другие являются необязательными.
Несколько моментов, о которых следует помнить:
Проверьте местное трудовое законодательство, чтобы убедиться, что вы всегда соблюдаете закон.
После получения подписанных договоров от новых сотрудников надежно храните эти документы (в цифровой или физической форме), поскольку они содержат конфиденциальные данные.
Используйте этот контрольный список документов для новых сотрудников в качестве руководства при приеме на работу:
Подготовьте трудовой договор и получите его подписание, если это необходимо. Вы можете отправить этот договор вместе с электронным письмом или письмом с предложением о работе. Трудовой договор должен включать:
Информация о работе (название должности, отдел)
График работы
Продолжительность трудоустройства
Компенсация и льготы
Обязанности работника
Условия увольнения
Убедитесь в том, что вы и новые сотрудники заполнили трудовые формы, требуемые законом. Эти формы предоставят вам данные о новом сотруднике, чтобы вы могли правильно классифицировать и оплачивать труд работников. Законодательство может отличаться в зависимости от штата или страны, поэтому убедитесь, что вы заполнили все необходимые формы в установленные сроки. Наиболее распространенными видами форм для заполнения при приеме на работу являются:
Форма W-4 (или W-9 для подрядчиков)
Форма I-9 для проверки права на трудоустройство
Форма для удержания налогов штата
Форма прямого депозита
Система E-Verify: Это не форма, а способ проверки права работника на работу в США.S.
Подготовка и получение подписей на внутренних формах. Обязательно получите подписи на формах, которые ваша компания использует для установления отношений с сотрудниками. К ним относятся:
Соглашения о неконкуренции
Соглашения о неразглашении
Формы изобретений сотрудников
Формы подтверждения руководства для сотрудников
Соглашения о согласии на тестирование на наркотики и/или алкоголь
Формы анализа должностных обязанностей (обязанности, цели и критерии оценки работы)
Инвентаризационные списки оборудования сотрудников
Соглашения о конфиденциальности и безопасности
Подготовьте документы о льготах для сотрудников. Если вы предлагаете льготы для сотрудников, вам необходимо предоставить новым сотрудникам документы с описанием условий, а в некоторых случаях получить их под роспись. Наиболее распространенными выплатами сотрудникам являются:
Страхование жизни и здоровья
План мобильной связи
Автомобиль компании
Опционы на акции
Пенсионный план
Страхование нетрудоспособности
Оплачиваемые отгулы/отпускные (включая любые оплачиваемые праздники)
Больничный лист
Преимущества для сотрудников (e.g. абонементы в спортзал)
Возмещение расходов на обучение
Узнайте все о льготах для сотрудников.
Получение личных данных сотрудников на случай чрезвычайных ситуаций. Для укрепления здоровья и безопасности на рабочем месте лучше всего вести учет сотрудников:
контакты для экстренной помощи
Краткая история болезни
Пищевые аллергии или предпочтения (д.g. веганский или безглютеновый)
