Работа HR-департамента часто остаётся невидимой для руководства компании — генеральные директора не понимают, чем именно заняты HR-специалисты, сколько времени требует каждый процесс и какова реальная нагрузка на команду. Без прозрачной системы управления задачами HR не может обосновать свою ценность для бизнеса конкретными цифрами и остаётся в роли сервисного подразделения. В статье рассказываем, как внедрить таск-менеджмент, который поможет делать работу измеримой.
Невидимая работа HR
HR-департамент часто воспринимается руководством как административное подразделение, которое занимается рутинными задачами. Генеральные директора не видят реальной сложности и объёма работы HR-специалистов, потому что результаты их деятельности сложно измерить и продемонстрировать.
В то время как руководители других департаментов оперируют конкретными цифрами, HR-департамент такой прозрачности обычно не обеспечивает. Например, отдел продаж отчитывается выручкой, производство — объёмами выпуска, маркетинг — количеством лидов. К метрикам HR у руководства тоже есть вопросы: сколько времени потратили на закрытие вакансии? Какова реальная нагрузка на каждого HR-специалиста? Насколько быстро обрабатываются запросы сотрудников? Когда на эти вопросы нет чётких ответов, подразделение не может быть стратегическим партнёром бизнеса.
Почему HR не может оперировать цифрами? Одна из главных причин — отсутствие единой системы управления HR-задачами. HR-специалисты вынужденно используют множество несвязанных между собой инструментов для реализации своих процессов:
-
Trello или Asana для управления задачами;
-
Excel для составления отчётов;
-
отдельные системы для рекрутинга и адаптации;
-
почту для координации процессов;
-
различные сервисы для проведения опросов.
В компании появляются информационные разрывы. HR-специалисты работают в одних системах, а управление задачами ведут совершенно в других местах, или не ведут вовсе. Руководство не может увидеть полную картину: сколько времени тратится на каждый процесс, какова реальная загрузка команды, где возникают узкие места.
«Без прозрачной системы управления задачами HR-директору сложно обосновать перед руководством необходимость расширения команды, потому что у него нет конкретных данных о загрузке сотрудников. При этом почти невозможно равномерно распределить нагрузку, если не видно, кто перегружен, а у кого есть свободные ресурсы», — Мария Пижурина, владелец продукта SimpleOne HRMS.
Чтобы выйти из категории сервисной службы и показать бизнесу реальную ценность департамента, можно обратить внимание HRD на таск-менеджмент. С помощью качественного управления задачами HR-специалистов, департамент сможет показать, сколько времени реально занимает выполнение того или иного запроса, оптимизировать свои процессы и доказать ценность HR-департамента для бизнеса конкретными цифрами.
Таск-менеджмент в HR
Таск-менеджмент — это управление задачами департамента для распределения и контроля ресурсов. Обычно у HR-директора есть команда специалистов с одной стороны и объём задач с другой, и ему нужно распределить эти ресурсы на задачи, отслеживать их выполнение и анализировать результаты. Таск-менеджмент позволяет понять, достаточно ли ресурсов для решения поставленных задач, оценить скорость и качество работы каждого сотрудника, оптимизировать процессы департамента.
При этом HR-департамент работает не только над запросами сотрудников и руководителей, а, скорее, в двух направлениях. Первое — традиционное: сотрудники через каталог услуг запрашивают справки, отпуска, решение различных вопросов. HR обрабатывает эти запросы как задачи. Второе направление менее очевидно, но не менее важно. Бизнес ставит перед HR стратегические задачи: повысить лояльность сотрудников, снизить текучесть, улучшить процесс адаптации. HR берёт эти задачи и делает из них проекты, которые требуют участия сотрудников. Получается, что таск-менеджмент в HR должен охватывать оба этих направления.
Почему таск-трекеры не подходят HR
Все решения для автоматизации управления задачами HR должны охватывать полный цикл таск-менеджмента, который начинается с проектов. Бизнес ставит перед HR задачу, например, снизить текучесть кадров. HR превращает эту задачу в проект и декомпозирует его на конкретные задачи: провести анализ причин увольнений, опросить сотрудников, разработать план удержания.
Далее задачи распределяются между исполнителями. HR-специалисты получают задачи по анализу и разработке мероприятий, а сотрудники компании — задачи по заполнению опросов и участию в интервью. Следующий этап — мониторинг выполнения: отслеживание статусов задач, контроль сроков, оценка качества результатов. Завершается цикл составлением отчётности по проекту: насколько успешно решена бизнес-задача, какие ресурсы потрачены, что можно улучшить в следующий раз.
Если система, в которой ведутся задачи, оторвана от остальных HR-систем, HR-департаменту будет трудно проанализировать работу по проекту и его результаты. В этом главная проблема всех таск-трекеров — они не связаны с системами, в которых действительно работают HR-специалисты. Сотрудники ведут рекрутинг в одной системе, адаптацию в другой, а задачи отслеживают в третьей. Универсальные таск-трекеры, такие как Trello, Asana, Jira, Bitrix24, Яндекс.Трекер, создавались для других целей и не учитывают специфику HR-деятельности.
Хотя таск-трекеры позволяют ставить задачи и смотреть их статусы, они не дают возможности глубоко анализировать скорость и качество выполнения, строить детальную отчётность по эффективности работы сотрудников.
Таск-менеджмент в HRM-системе: преимущества единой платформы
Встроенный таск-менеджмент в HRM-системе решает проблему разрозненных инструментов. Когда управление задачами непосредственно связано с основными HR-процессами, исчезают информационные разрывы между системами. HR-специалисты работают в единой среде, где задачи автоматически создаются из рабочих процессов, связываются с профилями сотрудников и документами, а время выполнения фиксируется без дополнительных действий. При этом руководство получает полную картину работы департамента от текущей загрузки до стоимости каждого процесса.
Kanban-доска в SimpleOne HRMS
SimpleOne HRMS покрывает весь цикл таск-менеджмента от получения задачи от бизнеса до формирования отчётности по результатам проекта. HR-специалисты могут работать в одной системе, где ведут рекрутинг, адаптацию, обучение и одновременно управляют всеми связанными задачами. Нет необходимости переключаться между разными приложениями или дублировать информацию.
Единая цифровая среда для работы HR‑департамента и сотрудников компании, которая содержит все ключевые процессы управления персоналом
HR-процессы становятся задачами автоматически. Поступила заявка на подбор сотрудника — система создаёт задачи для рекрутера: разместить вакансию, провести первичный отбор, организовать интервью. Сотрудник запросил справку — автоматически создаётся задача для HR-специалиста с указанием сроков выполнения.
«Задачи в SimpleOne HRMS не существуют изолированно, мы связали их с профилями сотрудников, вакансиями, документами и другими объектами системы. Например, рекрутер может видеть все задачи по конкретной вакансии: от публикации до оформления нового сотрудника, а HR-специалист по адаптации видит полную историю работы с новичком. Такие связи позволяют быстро находить нужную информацию и понимать контекст каждой задачи, не нужно искать детали в разных системах или восстанавливать историю по переписке», — Мария Пижурина, владелец продукта SimpleOne HRMS.
Для отслеживания эффективности департамента система фиксирует время выполнения задач, специалистам не придется вести отдельные табели или включать таймер, чтобы просто посчитать время на выполнение задачи. Автоматический учёт даёт точные данные о трудозатратах на каждый процесс. HR-директор видит, сколько времени тратится на закрытие вакансии, обработку запроса на справку или проведение адаптации. Данные помогают планировать нагрузку и оптимизировать процессы.
Инструменты отчётности в SimpleOne HRMS
Основное преимущества HRMS с возможностями таск-менджемента — это доступ к данным без запроса. Например, генеральный директор и другие руководители могут получить прямой доступ к аналитике HR-департамента в системе, а не ждать отчёт или планёрку. Так работа отдела выглядит прозрачнее и понятнее, HR перестаёт быть «чёрным ящиком» и становится партнёром бизнеса.
Резюме
Встроенные в HRM-систему инструменты управления задачами позволяют автоматически учитывать трудозатраты, визуализировать нагрузку команды и демонстрировать руководству реальную стоимость HR-процессов.
HR-департамент получает возможность работать в двух направлениях: обрабатывать запросы сотрудников через каталог услуг и реализовывать стратегические задачи бизнеса через проекты с участием персонала. Руководство видит результаты работы HR в реальном времени и может принимать обоснованные решения о развитии департамента.
Поделиться
