HR-автоматизация: как избавиться от зоопарка систем и начать говорить с бизнесом на языке цифр

Как превратить хаос данных в аналитический инструмент, доказать ценность HR-проектов для бизнеса и получить для них необходимое финансирование? Об этом рассказывает Мария Пижурина, владелец продукта SimpleOne HRMS, эксперт и консультант по автоматизации HR-процессов, адепт гиперавтоматизации.

Современная автоматизация в HR, ее недостатки для управленцев и что с этим делать 

В статье — текстовый конспект выступления, а полную версию можно посмотреть на удобной для вас площадке — RuTube, YouTube, VK.

Как HR автоматизирован в большинстве компаний

Современный HR-департамент в типичной российской компании выглядит как настоящий «зоопарк систем». Большинство организаций используют набор разрозненных инструментов для управления персоналом, что создаёт ряд сложностей для всех участников процесса. 

Решения для автоматизации HR-процессов можно разделить на три категории. Первая — готовые коробочные продукты, приобретённые у сторонних вендоров. Вторая — специализированные приложения, как коммерческие, так и open source. Третья — самописные системы, созданные силами внутренней разработки. Характерная черта подобной структуры — частичная интеграция. Некоторые системы обмениваются данными между собой, но многие работают как изолированные острова информации. Картину дополняет хаотичное хранение данных: информация о сотрудниках, процессах и результатах разбросана по всем системам в разных форматах, а часто и вовсе не собирается.

Положение вещей в HR-автоматизации

Чтобы как-то анализировать информацию в таких условиях, HR-специалисты чаще всего прибегают к помощи Excel — это самый распространенный инструмент для HR-аналитики, что выглядит анахронизмом в эпоху больших данных и развитых аналитических систем.

При попытке собрать данные для отчета или анализа HR-специалист вынужден запрашивать выгрузки из разных систем, сводить их вручную, приводить к общему формату и только потом анализировать. Подобный подход не только отнимает много времени, но и повышает вероятность ошибок при обработке данных. Даже если на подготовку к стратегическому планированию выделяется достаточно времени, HR-департамент часто не может предоставить качественную аналитику, поскольку система сбора и анализа данных попросту не построена. Множество разрозненных Excel-таблиц не позволяют сформировать целостную картину для принятия взвешенных решений. В результате вместо проактивной работы HR-специалисты тратят время на решение технических проблем, связанных с поиском и обработкой разрозненной информации.

Такая ситуация сложилась исторически — компании постепенно автоматизировали отдельные HR-процессы, внедряя решения по мере появления потребностей и возможностей. В результате образовалась сложная, запутанная инфраструктура, которая требует постоянной поддержки и значительных ресурсов для адаптации к меняющимся и развивающимся HR-процессам.

Риски и недостатки разрозненной автоматизации для управленцев

Разрозненность HR-систем создаёт множество проблем для руководителей всех уровней. Управленцы сталкиваются с трудностями при попытке выстроить долгосрочную работу с персоналом, а HR-директора теряют позиции стратегического партнёра бизнеса. Поговорим о том, почему «зоопарк» HR-систем влияет на успех HR-департаментов.‎

Высокая стоимость поддержки

Содержание нескольких систем требует значительных финансовых вложений — компании вынуждены оплачивать множество различных лицензий на программное обеспечение и содержать целые команды специалистов для поддержки собственных разработок. Каждая система требует отдельного обслуживания, обновления и интеграции с другими решениями. При этом совокупная стоимость владения всеми системами часто оказывается непропорционально высокой относительно получаемых выгод.

Сложности с кастомизацией

Сейчас стандартов HR-процессов в России как таковых нет, они только формируются. Поэтому один и тот же процесс разные компании реализуют совершенно по-разному, так как они считают нужным, или на тех решениях, которые им подошли. Адаптировать готовые коробочные решения под специфические потребности компании практически невозможно, либо это требует очень существенных временных и финансовых затрат. Альтернатива — создание команды разработки для индивидуальной доработки систем под потребности конкретной организации, что опять же увеличивает расходы.

Отсутствие единой точки входа для сотрудников

Сотрудники вынуждены переключаться между различными системами для решения разных задач. Они часто не понимают, к кому обращаться по конкретным вопросам и в какой системе искать нужную информацию — это негативно влияет на лояльность персонала и снижает общую продуктивность работы.

Представьте ситуацию: сотрудник должен оформить отпуск в одной системе, запросить справку в другой, а заполнить профиль компетенций — в третьей. При этом для каждой системы требуется отдельный пароль и логин, а интерфейсы принципиально различаются. Неудивительно, что многие предпочитают решать подобные вопросы по старинке — через телефонные звонки или личные обращения к HR-специалистам.

Данные не консолидированы

Когда информация о сотрудниках и процессах хранится в разных форматах и системах, HR-специалистам приходится собирать данные из разных источников, приводить их к единому виду, и только потом они могут их анализировать, при этом нужно успевать закрывать текущие задачи. В такой ситуации HR-департаменту намного сложнее заниматься автоматизацией отчётности, расчётом метрик и аналитикой.

Невозможно выстроить HR-аналитику

Разрозненность данных препятствует построению комплексной аналитики о персонале, а без полноценной аналитики HR-директора не могут оперативно получить информацию для принятия стратегических решений или оценки результативности HR-проектов. Почти невозможно рассчитать точные метрики и показать руководству компании реальную отдачу от инвестиций в персонал, из-за чего HR-направление не будет выглядеть привлекательным для инвестиций.

Топ-менеджмент лишается возможности видеть полную картину относительно человеческого капитала компании. Кто из сотрудников демонстрирует наилучшие результаты? Какие команды наиболее продуктивны? Какие факторы влияют на текучесть персонала?

В результате HR-функция воспринимается бизнесом как затратный административный центр, а не как стратегический партнёр, способный положительно влиять на бизнес-результаты компании. HR-директора теряют место за столом принятия важных решений, поскольку не могут подкрепить свои предложения убедительными цифрами и доказать ценность своих инициатив для бизнеса.

Как начать разговаривать с бизнесом на языке цифр и получать инвестиции в проекты HR

Когда HR-департамент инициирует новый проект, бизнес часто относится к идее с недоверием. Руководство сомневается, что стоит выделять бюджет на HR-инициативы. Именно в такие моменты особенно важно уметь обосновать свои предложения с помощью цифр.

Как экономически обосновывать HR-проекты

Если у бизнеса есть сомнения в целесообразности реализации HR-проекта, железным аргументом всегда будут цифры. Чтобы получить финансирование, HR-проект должен быть коммерчески выгодным — для этого нужно ответить на два важных вопроса:

  • Какие потери несёт бизнес сейчас, до реализации проекта?

  • Сколько бизнес сможет заработать в результате реализации проекта?

Для обоснования HR-проектов можно использовать следующий алгоритм:

  1. Определите задачу бизнеса — выясните, где у бизнеса «болит», какие проблемы требуют решения.

  2. Спроектируйте решение — сформулируйте задачу HR и создайте проект, решение которого закроет боль бизнеса.

  3. Зафиксируйте показатели — определите метрики, которые помогут отслеживать результаты и успешность проекта.

  4. Соберите исходные данные — определите, какие данные нужны для анализа эффективности и их источники.

  5. Постройте отчёты — визуализируйте результаты, создайте дашборды и мониторьте динамику проекта.

Как измерить эффективность HR-деятельности

Бизнес лучше воспринимает конкретные финансовые результаты HR-проектов, а не абстрактные метрики. Показательный пример: сама по себе метрика текучести 30% мало о чём говорит руководству, но если продемонстрировать, что потеря от текучести составляет 3 000 000 рублей, а инвестирование 1 500 000 рублей в повышение зарплат сократит эти потери в 3 раза, то получается экономически выгодный проект с прибылью в полмиллиона.

В расчётах должны участвовать реальные финансовые показатели: увеличение прибыли, экономия издержек, инвестиции в HR-проект, затраты на время сотрудников HR.

Почему стандартных HR-метрик недостаточно

Стандартных HR-метрик зачастую не хватает для разговора с бизнесом на его языке. Для полноценной оценки экономической эффективности HR-проектов требуется система HR-аналитики, построенная на основе консолидированных данных.

На базе разрозненных HR-систем построить мощную систему аналитики становится сложной задачей. Решением может стать гиперавтоматизация HR-процессов — единая система, в которой HR-департамент работает и взаимодействует с сотрудниками. Такой подход позволяет собирать все данные в одном месте и использовать их для аналитики и принятия стратегических решений.

Подобная система аналитики поможет не только получать финансирование на текущие проекты, но и изменит восприятие HR-функции, превратив её из обычного сервисного подразделения в стратегического партнёра бизнеса


От разрозненных систем к гиперавтоматизации

SimpleOne HRMS — курс на гиперавтоматизацию

SimpleOne HRMS — это не просто очередной инструмент в «зоопарке систем», а Eдиная цифровая среда для работы HR‑департамента и сотрудников компании, которая содержит все ключевые процессы управления персоналом. Система построена на принципе гиперавтоматизации, что подразумевает работу HR-департамента и взаимодействие с сотрудниками в единой цифровой среде. 

SimpleOne HRMS — HRM-система для автоматизации работы HR-дирекции и управления персоналом 

Платформа состоит из двух взаимосвязанных частей:

  • Портал для сотрудника — единая точка входа по всем вопросам

  • Интерфейс для HR — управление всеми HR-процессами и задачами

В основе системы лежит принцип двухсторонней коммуникации через управление задачами. Сотрудники делают запросы в HR через каталог услуг (заявки на отпуск, получение справок, согласование изменений в трудовом договоре). HR-специалисты ставят задачи сотрудникам (заполнить опрос, пройти адаптацию, поставить цели).

Функциональная структура SimpleOne HRMS

 

Функциональность для HR-департамента: 

  1. Управление задачами HR

  2. Отчетность и дашборды

  3. Рекрутинг

  4. Организационное моделирование

  5. Адаптация и обучение

  6. Управление эффективностью

  7. Внутренние коммуникации

  8. Метрики по сотрудникам

  9. Управление нормативными требованиями

 

Функциональность для сотрудников компании: 

  1. Каталог HR-услуг

  2. Профессиональный профиль

  3. Корпоративный календарь

  4. Программа лояльности

  5. Личный кабинет (активности)

Благодаря тому, что все данные о этих процессах хранятся в единой системе, платформа позволяет спокойно выстраивать HR-аналитику и оценивать результативность любого HR-проекта.


Каталог услуг SimpleOne HRMS

Преимущества платформенного решения

Платформенное решение — это комплексная система, построенная на базе единой технологической основы с общей архитектурой и принципами работы. В отличие от отдельных приложений, платформа предоставляет экосистему взаимосвязанных инструментов, имеющих единую логику управления и базу данных. SimpleOne HRMS создана на базе low-code платформы, что позволяет быстро адаптировать систему под потребности конкретной организации с помощью инструментов платформы SimpleOne, без привлечения вендора. Такой подход даёт ряд преимуществ:

  • автоматизация всех HR-процессов в одной системе;

  • консолидация данных и аналитика — платформа содержит встроенные инструменты визуализации данных и построения отчётов и дашбордов, что даёт HR-директорам возможность принимать решения на основе актуальной информации;

  • кастомизация с помощью low-code инструментов — компании могут самостоятельно управлять процессами и настраивать систему под свои нужды;

  • единая точка входа для доступа ко всем HR-сервисам;

  • управление HR-процессами и данными — HR-специалисты получают агентский интерфейс, где в явном виде представлены все данные о сотрудниках. Система позволяет работать с данными напрямую, настраивать ролевые модели, управлять доступами и автоматически назначать задачи.

Дополнительные возможности

Дополнительные возможности SimpleOne HRMS

  • Гибкое размещение — SimpleOne HRMS можно развернуть как в облаке, так и на собственном сервере компании, что позволяет выбрать наиболее удобный и безопасный вариант размещения.

  • Управление нормативными требованиями ТК — Уникальная функциональность платформы — модуль управления нормативными требованиями трудового кодекса. HR-специалисты могут самостоятельно управлять параметрами, диктуемыми ТК. Например, если работники Крайнего Севера получают дополнительно 8 дней к стандартному отпуску, эта цифра указывается в таблице настроек. При изменениях в законодательстве достаточно внести новые значения в таблицу, и система начнёт работать с учётом обновлённых требований. Есть возможность настроить наборы нормативных требований для разных стран, система будет автоматически переключаться между ними в зависимости от локации сотрудника или филиала компании.

  • Импорт данных и интеграции — Платформа содержит встроенный инструмент импорта данных, что обеспечивает лёгкий переход с других систем. Также предусмотрена возможность интеграции с внутренними системами компании через API.

  • Мобильная версия — PWA-приложение автоматически адаптируется под мобильное устройство и не занимает память.

  • Понятный интерфейс, который можно брендировать в соответствии с корпоративной андейтикой компании.

Резюме

Переход на SimpleOne HRMS существенно снижает затраты на поддержку и кастомизацию решений для автоматизации HR, обеспечивает хранение и консолидацию данных по сотрудникам и инструменты построения системы HR-аналитики, дает единую точку входа сотрудникам и возможность управления задачами и планирования деятельности HR-департаменту. И, в итоге, трансформирует HR из сервисного подразделения в стратегического партнера бизнеса.

Ключевые слова: 
Рубрика: 

Поделиться