Золотые правила совещаний

В мире бизнеса, на пути к миллионным и миллиардным целям, мы часто становимся жертвами банальных, но очень неприятных ситуаций. Иногда это стечение обстоятельств, на которые мы не можем влиять. Но чаще - это результат наших же ошибок.

   Одним из мест, где у каждой компании из-под носа утекают золотые горы - являются совещания.
   Совещание - неотъемлемая часть жизни любой компании, на которых принимаются важнейшие для бизнеса решения. От эффективности совещаний зависит живучесть и успешность компаний.

   Вне зависимости от занимаемой должности, проводить совещание эффективно должен уметь каждый современный человек.

   Про то, как лучше проводить совещание написано много книг. Многие из них имеют довольно абстрактный, а иногда слишком частный характер и не могут быть использованы основной массой компаний.

   В разных отраслях экономики, в компаниях разной величины корпоративные переговоры проходят в разном темпе, индивидуальном режиме. В крупных компаниях совещания могут проходить по видео связи, без личного контакта участников. Географические, отраслевые и личностные особенности участников совещаний делают последние энергоёмкими мероприятиями, время на которых на вес золота.

   В разных организациях обсуждения и переговоры проходят в своеобразном ключе. Но даже для разных совещаний можно выявить повторяющиеся тенденции и научиться управлять ими. 

   Большинство способов достижения высокой результативности совещаний многим известны, но на некоторые нюансы обращает внимание не каждый.

   Чтобы компания не имела проблем в будущем и двигалась по выгодному курсу долгие годы, каждое совещание внутри неё должно проводиться безукоризненно, с соблюдением всех обоснованных пунктов.

Правила эффективного совещания

1. Совещанием всегда кто-то руководит.

   Совещание - мероприятие, от которого может зависеть судьба сотни миллионов рублей, допустить, чтобы эти деньги распределились абы как нельзя.

   На деловых совещаниях всегда должен быть человек, который начинает и завершает собрание, делает (при необходимости) поправки, фиксирует важные моменты.
     Неуправляемое никем совещание – корабль с неисправным рулём.

Пример из жизни: директор созвал совещание, но сам уткнулся в телефон и в переговорах не участвует, решения на совещании не принимаются.

2. Совещание всегда имеет конкретную тематику и категорию участников.
     В повседневной жизни, мы можем в одном обществе охватывать абсолютно не связанные между собой темы бесед.

     В бизнесе темы обсуждений и круг участников совещаний должны быть чётко разделены.
     Обсуждение на совещании разнородных тем – чьё-то украденное время.

Пример из жизни: на совещании по увеличению объема производства, директор начинает обсуждать общехозяйственные вопросы, производственники сидят как на углях.

3. В совещании участвуют только компетентные и полномочные лица.
     В жизни бывает, что мы иногда разговариваем с человеком, чтобы просто убить время.

     В бизнесе, тратить драгоценное время на человека, который в итоге не принесёт пользу не допустимо.
     Неподготовленность участника к совещанию – повод его отменить.

Пример из жизни: на совещании участник говорит, что плохо владеет информацией и не уполномочен принимать решения, потому что замещает руководителя, совещание заходит в тупик.

4. На совещании всегда озвучиваются цель и задачи.
     Выехав в туристическую поездку, мы можем отменить первоначальный замысел и изменить направление тура.

     В мире бизнеса совещания созываются для оперативной выработки управленческих решений, обсуждаться на каждом совещании должны только актуальные проблемы.
     Обсуждение на совещании нецелевых вопросов – стрельба по чужим мишеня.

Пример из жизни: на экстренном совещании, посвященном риску недопоставки реагентов, собравшиеся начинают обсуждать качество сырья, производство скоро останавливается.

5. На совещании аргументируются все утверждения.
     На рыночной площади человек может рассказывать полные небылицы и прохожие будут ему аплодировать.

     На совещании каждое слово влияет на ход обсуждения, поэтому здесь аргументироваться должны все высказывания.
     Каждое утверждение на совещании – гиря на чаше весов!

Пример из жизни: главный технолог свято клянётся, что технологический процесс нужно проводить именно так, но подтвердить слова не может, договор на проектирование остаётся не подписанным.

6. На совещании активны все участники.
     В общении в кругу друзей мы можем то участвовать в беседе, то отдаляться от разговора.

     На корпоративных совещаниях принимаются коллективные решения и оставаться безучастным никому не разрешено.
     Безучастное пребывание на совещании - хищение рабочего времени.

Пример из жизни: участник совещания, просит повторить вопрос, все остальные собравшиеся ждут.

7. На совещании аргументируются все возражения.
     В беседе с друзьями, мы в шутку можем обвинить друг друга в лукавстве, преувеличении улова или в сокрытии тайны.

     На деловом совещании любое возражение является полноценным утверждением - для сохранения достоверности данных подкреплять фактами следует все возражения.
     Неаргументированное возражение на совещании – посягательство на правильность решения.

Пример из жизни: на совещании один руководитель заявляет в ошибочности слов другого руководителя, но конкретики не даёт, обсуждение переходит в перепалку.

8. Все вопросы на совещании обсуждаются до компромиссного решения.

     В спорте судья может засуживать одного спортсмена в ущерб другому из личных побуждений.

     На совещании цель одна для всех - выслушиваться внимательно должны мнения всех участников.
     Принятие не компромиссного решения на совещании – недополучение части выгоды.

Пример из жизни: директор требует выполнить просьбу начальника фабрики сиюминутно, хотя фабрика может подождать и запланированные работы выполнят сразу два подразделения, слепо поверив одному руководителю, директор оскорбил и нарушил план работы другого.

9. Каждой задаче на совещании назначаются срок и исполнители.

     В домашних условиях можно не составлять график мыться посуды – ее помоет тот, кто свободен.

     В мире бизнеса для каждой работы должны быть обозначены зоны ответственности и сроки.
     Не чётко обозначенные срок и ответственность – возможность ничего не делать.

Пример из жизни: директор приказал подразделениям провести совместную уборку, до следующего собрания подчиненные делили площадь.

10. Все задачи по итогам совещания заносятся в протокол и берутся на контроль.
     У любого человека есть друзья, которым он доверяет, довериться кому-то в обыденной жизни – явление нормальное.

     В мире бизнеса все люди друг другу коллеги, закон джунглей среди них никто не отменял.
     Не закрепленная письменно ответственность – ответственность, оставшаяся на вас.

Пример из жизни: начальник фабрики не выполнил пункты предыдущего совещания и утверждает, что никаких обязательств на себя не брал, все договорённости теряют силу.

Заключение

      Какими бы элементарными ни казались описанные правила, они очень часто нарушаются и во многих компаниях можно увидеть такие явления, как:
       - совещание начинается не вовремя;
       - на совещании отсутствует одна из сторон;
       - обсуждение затрагивает нецелевые вопросы;
       - говорят сразу несколько человек;
       - один человек отвечает за другого и так далее.

(Шпаргалка участника совещания:
       • изучить материал;
       • прийти на совещание вовремя;
       • говорить только доказуемые слова;
       • без крайней необходимости никого не перебивать;
       • быть готовым принимать ответственные решения и выполнять их)

   По прошествии длительного времени, когда у компаний возникают непредвиденные обстоятельства, обычно никто не вспоминает, что на последнем совещании не было выслушано чьё-то аргументированное мнение, что при обсуждении проблем принимались противоречивые решения, что в основу проекта легли чьи-то не подтверждённые слова.

   Простои, закуп неподходящего оборудования, перерасход материалов – это те огромные убытки, которые могут быть устранены ещё на этапе совещаний.

   В какой бы сфере ни работала ваша корпорация, какими бы успешными вы ни были, рано или поздно вы поставите на кон одного вашего совещания будущее всей компании.
   Чтобы ваш бизнес процветал и развивался - распоряжайтесь вашими ресурсами правильно - проводите совещания эффективно!

Вячеслав Игнатьев

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1