Одним из мест, где у каждой компании из-под носа утекают золотые горы - являются совещания.
Совещание - неотъемлемая часть жизни любой компании, на которых принимаются важнейшие для бизнеса решения. От эффективности совещаний зависит живучесть и успешность компаний.
Вне зависимости от занимаемой должности, проводить совещание эффективно должен уметь каждый современный человек.
Про то, как лучше проводить совещание написано много книг. Многие из них имеют довольно абстрактный, а иногда слишком частный характер и не могут быть использованы основной массой компаний.
В разных отраслях экономики, в компаниях разной величины корпоративные переговоры проходят в разном темпе, индивидуальном режиме. В крупных компаниях совещания могут проходить по видео связи, без личного контакта участников. Географические, отраслевые и личностные особенности участников совещаний делают последние энергоёмкими мероприятиями, время на которых на вес золота.
В разных организациях обсуждения и переговоры проходят в своеобразном ключе. Но даже для разных совещаний можно выявить повторяющиеся тенденции и научиться управлять ими.
Большинство способов достижения высокой результативности совещаний многим известны, но на некоторые нюансы обращает внимание не каждый.
Чтобы компания не имела проблем в будущем и двигалась по выгодному курсу долгие годы, каждое совещание внутри неё должно проводиться безукоризненно, с соблюдением всех обоснованных пунктов.
Правила эффективного совещания
1. Совещанием всегда кто-то руководит.
Совещание - мероприятие, от которого может зависеть судьба сотни миллионов рублей, допустить, чтобы эти деньги распределились абы как нельзя.
На деловых совещаниях всегда должен быть человек, который начинает и завершает собрание, делает (при необходимости) поправки, фиксирует важные моменты.
Неуправляемое никем совещание – корабль с неисправным рулём.
Пример из жизни: директор созвал совещание, но сам уткнулся в телефон и в переговорах не участвует, решения на совещании не принимаются.
2. Совещание всегда имеет конкретную тематику и категорию участников.
В повседневной жизни, мы можем в одном обществе охватывать абсолютно не связанные между собой темы бесед.
В бизнесе темы обсуждений и круг участников совещаний должны быть чётко разделены.
Обсуждение на совещании разнородных тем – чьё-то украденное время.
Пример из жизни: на совещании по увеличению объема производства, директор начинает обсуждать общехозяйственные вопросы, производственники сидят как на углях.
3. В совещании участвуют только компетентные и полномочные лица.
В жизни бывает, что мы иногда разговариваем с человеком, чтобы просто убить время.
В бизнесе, тратить драгоценное время на человека, который в итоге не принесёт пользу не допустимо.
Неподготовленность участника к совещанию – повод его отменить.
Пример из жизни: на совещании участник говорит, что плохо владеет информацией и не уполномочен принимать решения, потому что замещает руководителя, совещание заходит в тупик.
4. На совещании всегда озвучиваются цель и задачи.
Выехав в туристическую поездку, мы можем отменить первоначальный замысел и изменить направление тура.
В мире бизнеса совещания созываются для оперативной выработки управленческих решений, обсуждаться на каждом совещании должны только актуальные проблемы.
Обсуждение на совещании нецелевых вопросов – стрельба по чужим мишеня.
Пример из жизни: на экстренном совещании, посвященном риску недопоставки реагентов, собравшиеся начинают обсуждать качество сырья, производство скоро останавливается.
5. На совещании аргументируются все утверждения.
На рыночной площади человек может рассказывать полные небылицы и прохожие будут ему аплодировать.
На совещании каждое слово влияет на ход обсуждения, поэтому здесь аргументироваться должны все высказывания.
Каждое утверждение на совещании – гиря на чаше весов!
Пример из жизни: главный технолог свято клянётся, что технологический процесс нужно проводить именно так, но подтвердить слова не может, договор на проектирование остаётся не подписанным.
6. На совещании активны все участники.
В общении в кругу друзей мы можем то участвовать в беседе, то отдаляться от разговора.
На корпоративных совещаниях принимаются коллективные решения и оставаться безучастным никому не разрешено.
Безучастное пребывание на совещании - хищение рабочего времени.
Пример из жизни: участник совещания, просит повторить вопрос, все остальные собравшиеся ждут.
7. На совещании аргументируются все возражения.
В беседе с друзьями, мы в шутку можем обвинить друг друга в лукавстве, преувеличении улова или в сокрытии тайны.
На деловом совещании любое возражение является полноценным утверждением - для сохранения достоверности данных подкреплять фактами следует все возражения.
Неаргументированное возражение на совещании – посягательство на правильность решения.
Пример из жизни: на совещании один руководитель заявляет в ошибочности слов другого руководителя, но конкретики не даёт, обсуждение переходит в перепалку.
8. Все вопросы на совещании обсуждаются до компромиссного решения.
В спорте судья может засуживать одного спортсмена в ущерб другому из личных побуждений.
На совещании цель одна для всех - выслушиваться внимательно должны мнения всех участников.
Принятие не компромиссного решения на совещании – недополучение части выгоды.
Пример из жизни: директор требует выполнить просьбу начальника фабрики сиюминутно, хотя фабрика может подождать и запланированные работы выполнят сразу два подразделения, слепо поверив одному руководителю, директор оскорбил и нарушил план работы другого.
9. Каждой задаче на совещании назначаются срок и исполнители.
В домашних условиях можно не составлять график мыться посуды – ее помоет тот, кто свободен.
В мире бизнеса для каждой работы должны быть обозначены зоны ответственности и сроки.
Не чётко обозначенные срок и ответственность – возможность ничего не делать.
Пример из жизни: директор приказал подразделениям провести совместную уборку, до следующего собрания подчиненные делили площадь.
10. Все задачи по итогам совещания заносятся в протокол и берутся на контроль.
У любого человека есть друзья, которым он доверяет, довериться кому-то в обыденной жизни – явление нормальное.
В мире бизнеса все люди друг другу коллеги, закон джунглей среди них никто не отменял.
Не закрепленная письменно ответственность – ответственность, оставшаяся на вас.
Пример из жизни: начальник фабрики не выполнил пункты предыдущего совещания и утверждает, что никаких обязательств на себя не брал, все договорённости теряют силу.
Заключение
Какими бы элементарными ни казались описанные правила, они очень часто нарушаются и во многих компаниях можно увидеть такие явления, как:
- совещание начинается не вовремя;
- на совещании отсутствует одна из сторон;
- обсуждение затрагивает нецелевые вопросы;
- говорят сразу несколько человек;
- один человек отвечает за другого и так далее.
(Шпаргалка участника совещания:
• изучить материал;
• прийти на совещание вовремя;
• говорить только доказуемые слова;
• без крайней необходимости никого не перебивать;
• быть готовым принимать ответственные решения и выполнять их)
По прошествии длительного времени, когда у компаний возникают непредвиденные обстоятельства, обычно никто не вспоминает, что на последнем совещании не было выслушано чьё-то аргументированное мнение, что при обсуждении проблем принимались противоречивые решения, что в основу проекта легли чьи-то не подтверждённые слова.
Простои, закуп неподходящего оборудования, перерасход материалов – это те огромные убытки, которые могут быть устранены ещё на этапе совещаний.
В какой бы сфере ни работала ваша корпорация, какими бы успешными вы ни были, рано или поздно вы поставите на кон одного вашего совещания будущее всей компании.
Чтобы ваш бизнес процветал и развивался - распоряжайтесь вашими ресурсами правильно - проводите совещания эффективно!
Вячеслав Игнатьев