Интересный факт:
При переводе документа из бумаги в электронный вид среднее время работы сотрудника компании с таким документом сокращается в 5 раз.
*По подсчетам Минэкономразвития
Цифровая трансформация HR развивается для человека и вокруг человека. Самое ценное в компании - ее сотрудники. Полноценно человека не сможет заменить ни робот, ни искусственный интеллект или софт. Но они могут помочь:
-
автоматизировать процессы и позволить уходить с работы вовремя;
-
снять с сотрудника рутинный пласт работы и предотвратить эмоциональное выгорание;
-
убрать горы документов в цифру и спасти деревья;
-
организовать цифровые архивы и перестать дышать пылью 75-летней давности;
-
превратить перегруженную бумагами канцелярию в эффективный HR-департамент;
-
экономить время и деньги, оформляя документы в электронном виде;
-
избежать потенциальных штрафов за нарушение сроков ознакомления с документами;
-
создать экосистему вокруг сотрудника.
Все это возможно благодаря двум решениям: кадровому электронному документообороту и цифровизации HR-процессов. Для наведения “цифрового” порядка в HR-подразделении есть все возможности:
-
утверждена законодательная база;
-
разработаны решения;
-
сформирована эко-система.
Легитимный путь от классической канцелярии к цифровизации процессов
Интересный факт:
Расходы крупных компаний на логистику и аренду бумажных документов в некоторых случаях достигали 500 млн – 1 млрд рублей в год.
*По подсчетам Минэкономразвития
3 основных нормативно-правовых акта оцифровывают все потребности кадрового подразделения: от собеседования перспективного сотрудника до момента его принятия на работу и увольнения:
- Важным законодательным актом в области электронного документооборота стал Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ. Этот закон приравнял собственноручную подпись к электронной и заменил шариковую ручку на простой, но многофакторно-защищенный клик.
- Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях" разрешил перевести весь обмен документами с «удаленщиками» в цифровой вид.
- 22 ноября 2021 года были приняты поправки к ТК РФ (377-ФЗ), которые прямо разрешают цифровую коммуникацию и обмен электронными документами в трудовых отношениях. Изменения дополняют положения о КЭДО с дистанционными сотрудниками (407-ФЗ) и об электронной подписи (63-ФЗ).
Таким образом, сегодня в России полностью сформирована и жизнеспособна законодательная база для перехода от классической канцелярии к ведению кадрового электронного документооборота (КЭДО) и цифровизации HR-процессов.
Что такое КЭДО, что такое HR- процессы и зачем все это нужно
Интересный факт:
Обработка одного цифрового документа отнимает в 4,8 раза меньше времени по сравнению с бумажным*.
*По подсчетам Минэкономразвития
Кадровый документооборот в среднем и крупном бизнесе можно сравнить с совиной почтой из фильмов о Гарри Поттере: десятки тысяч файлов различного содержания и сложности сыпятся на сотрудников HR-отдела. Рекрутмент, прием, перемещение, увольнение, отпуск, ознакомления с приказами, оформление командировок, согласование заявлений, оценка и обучение персонала, все эти действия имеют свой регламент и сопровождаются генерацией новых документов.
Все документы имеют свои предписания по порядку и времени ознакомления, подписания, согласования и хранения. Риски нарушения этих регламентов повышаются в территориально-распределенных структурах с сотрудниками удаленного и гибридного форматов работы.
Например, оформление одного документа у сотрудника занимает порядка 2 часа с учетом поездки в офис ( вне зависимости от города). Это время выпадает из рабочего дня специалиста и негативно сказывается на рабочем процессе.
Интеграция в компании кадрового электронного документооборота и цифровизация HR-процессов могут сократить этот период до 2 минут.
КЭДО и HR-цифровизация: проще, прозрачнее и эффективнее
Интересный факт:
Переход на «цифру» позволит ускорить бизнес-процессы в среднем в пять раз.
*По подсчетам Минэкономразвития
КЭДО - это способ работы с кадровыми документами, при котором они создаются, оформляются, согласовываются и подписываются онлайн, без бумаги и личных встреч с сотрудниками.
HR-процессы включают в себя широкий спектр задач: от поиска и отбора кандидатов до кадрового делопроизводства и развития корпоративной культуры. Например, онбординг и адаптация, обучение, мотивация и аттестация.
Автоматизация всех кадровых процессов невозможна без интеграции в компании КЭДО, это основа. Кадровый документооборот — это первый шаг на пути тотального перехода “в цифру”. Сотрудники устраиваются на работу, уходят в отпуск или в декретный отпуск, повышают квалификацию, переводятся в другие отделы или увольняются. Задача автоматизации и цифровизации hr-процессов — сделать все эти многочисленные действия проще, прозрачнее и эффективнее.
Ведение кадрового ЭДО в компании снимает 5 основных “болей” директоров по HR:
1.Подписание и ознакомление с документами в компаниях с территориально-распределенной структурой;
2. Временные и финансовые затраты на пересылку документов;
3. Контроль процессов ознакомления, согласования, подписания документов;
4. Штрафы за несвоевременное ознакомление с документами
5. Потеря документов. Например, при передаче на долговременное хранение.
Интеграция HR-процессов в компании обеспечивает контроль, прозрачность, исключает риск ошибки.
Например, сотрудник уходит в отпуск или планирует командировку. В архаичном бумажном документообороте легко потерять заявления, в многочисленных переписках в электронной почте - упустить своевременные согласования. Всему виной человеческий фактор. Автоматизация HR-процессов устраняет саму возможность потери документов, а цифровизация экономит ресурсы и нервы сотрудников, путь от заявления до результата максимально быстрый и прозрачный.
Электронные документы легитимно заменяют бумажные и заверяются онлайн с помощью цифровых подписей. Наиболее результативным в вопросах HR-автоматизации остается экосистемный подход, подразумевающий переход на цифровое рабочее пространство в едином окне, это возможно благодаря внедрению КЭДО.
В результате автоматизации кадровых процессов в организации снижается:
-
нагрузка на специалистов;
-
риски потери и утечки данных;
-
риски ошибок из-за человеческого фактора.
Также цифровизация рутины совершенствует работу любого подразделения.
Как подобрать решение и что нужно учесть?
Интересный факт:
Крупная организация может сэкономить порядка 2 - 3 млн. рублей при отказе от бумаги и переходу к хранению документов в электронном виде.
Цифровизация HR-процессов - главный тренд 2022 года, прочно стоит на трех китах:
-
государство, которое помогает компаниям максимально и легитимно оцифровывать свои процессы;
-
компании, которые готовы к цифровизации и автоматизации задач;
-
интеграторы, которые предоставляют продукты с учетом интересов государства и компаний.
Для эффективной цифровизации HR нужно:
-
выбрать интегратора, доверенного партнера, который поможет подобрать оптимальное решение, развернет тестовую версию, интегрирует и поможет адаптироваться;
-
подготовить пакет документов для соблюдения процедур легитимного перехода на КЭДО;
-
сделать шаг навстречу сотрудникам и комфортной работе организации;
Оптимальная платформа должна быть:
-
масштабируемой. Не всегда есть возможность купить полную экосистему, но можно начать с одного решения и последовательно расширять функционал;
-
простой. Можно за первый месяц подключить 100+ сотрудников;
-
гибкой. Для оптимальной интеграции с инфраструктурой заказчика;
-
Low–code. Всю бизнес-логику пользователь сможет в визуальном интерфейсе;
-
иметь BPM-движок. Это упрощает внедрение процедур для сотрудников или бизнес-процессов на предприятии.
Сервисы в рамках омниканальности - ноу-хау современности. Идеальный вариант - использовать решение от одного интегратора, такая экосистема работает в формате единого окна. Под эти характеристики попадает только одна система - Directum HR Pro, это комплексный автоматический инструментарий, который закрывает все “боли” HR.
ЭКО-система вокруг сотрудника
Интересный факт:
За счет перевода процесса найма в электронный вид время приема на работу новых сотрудников сокращается на 60%, а общих трудозатрат HR-отдела – на 45%. корректность сведений, которые предоставляют сотрудники - 97%.
Бизнес-эффект, который получит компания за счет автоматизации:
-
HR-процессы ускорятся за счет их автоматизации;
-
HR-процессы становятся прозрачными, что облегчает контроль за ними;
-
ускорится поиск кадровых документов по работнику;
-
снизятся трудозатраты на прием, перевод, увольнение сотрудников;
-
экономия на печати, хранении и транспортировке бумажных документов за счет перевода в электронный вид;
-
экологическая составляющая.
Таким образом любой работодатель может избавить HR от “болей” или рутинных проблем. Для того, чтобы облегчить жизнь сотрудников и автоматизировать кадровые процессы компании нужно выбрать решение, соответствующее характеристикам оптимальной платформы и тщательно подготовить все документы для перехода компании на цифровые рельсы автоматизации HR.
Полина Дуйкова, руководитель направления СЭД/ЕСМ управления бизнес-решений компании “Девелоника” (ГК Softline)
Поделиться
