Советы владельцу, решившему провести автоматизацию учетной системы

Серия "Системный бизнес: советы по внедрению".

Мы уже писали о том, что учетная система является разумом компании, без которого невозможно построить системный бизнес (статья «Учетная система – разум компании»). Только с помощью учетной системы можно реализовать принцип «Управлять можно только тем, что можно посчитать». Учетная система позволяет прогнозировать будущее, анализируя события прошлого. Не имея достоверных данных обо всех событиях, связанных с перемещением товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также, не имея возможности обработки этих данных в удобные для анализа отчеты, невозможно принимать адекватные управленческие решения. Без этого компания движется вслепую и напоминает безумца за рулем автомобиля, который забыл не только куда он едет, и как собирается туда попасть, но также правила дорожного движения и навыки управления автомобилем. К тому же отсутствие оптимальной учетной системы широко открывает двери воровству и злоупотреблениям, поскольку не воровать в компании, где нет учета, не будет разве что ленивый.

То, что учетная система необходима, понимают практически все владельцы. Но приступая к автоматизации учета, и приглашая подрядчиков – компании, специализирующиеся на внедрении 1С, SAP, и других программных продуктов, очень часто допускают одну роковую ошибку, которая сводит на нет всю дальнейшую автоматизацию. Суть данной ошибки заключается в том, что, во-первых, автоматизации учета не предшествует оптимизация бизнес-процессов, а во-вторых, перед началом работ не формируется четкое техническое задание.  

Дело в том, что специалисты по внедрению автоматизированных учетных систем на самом деле не являются специалистами по оптимизации бизнес процессов. Этот факт упускается большинством владельцев. Подрядчики, которых приглашают на проект –технари, узкие специалисты по 1С или SAP, в лучшем случае программисты, но не оптимизаторы. Они не знают вашей кухни, и на самом деле даже не пытаются в нее вникать, поскольку деньги получают не за это. Поэтому если до начала проекта внедрения не привести бизнес процессы в порядок, в результате тот бардак в производстве и взаимодействии подразделений, который был в компании, после автоматизации учета никуда не уйдет, и что еще хуже, теперь «зацементируется» в ИТ-системе. Другими словами, если до внедрения вы как владелец могли наводить порядок и регламентировать процессы взаимодействия с помощью издания приказов и положений, то после внедрения для того, чтобы что-то привести в порядок, необходимо обращаться к помощи ИТ-шников.

Теперь вторая часть проблемы. Поскольку владелец обычно не искушен в тонкостях автоматизированных учетных систем, его постановка задачи, как правило, звучит так: «Хочу, чтобы все работало», или «Хочу понимать, что у нас происходит». А далее к переговорному процессу подключается главный бухгалтер, для которого важно наладить бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет и управленческий учет – совершенно разные вещи (см. статья «Учетная система – разум компании»).

Далее в силу вступает закон, гласящий, что люди всегда движутся по пути наименьшего сопротивления. Если на этапе переговоров не было составлено четкое техническое задание (ТЗ), декларирующее, что же мы хотим получить на выходе, и как это должно быть реализовано с учетом специфике данной компании, в договоре будут лишь общие фразы. В результате весь проект сведется к подгонке вашей компании к стандартной конфигурации программного продукта.

Понимаете, время программистов стоит дорого, а внедряющим программный продукт компаниям тоже хочется кушать. Поэтому вместо программирования под вашу специфику они предоставят вам стандартные настройки системы, и обучат сотрудников работать с тем, что есть, а не с тем, что было бы полезно вашей компании. Возможно, вашего главного бухгалтера это устроит, ведь перед ним стоят довольно узкие задачи по бухгалтерскому учету, под что, в принципе, и заточены такие системы, как 1С Бухгалтерия. Только вот вы не получите то, о чем мечтали – удобной приборной доски для управления вашим бизнесом.

Чтобы этого не случилось, и чтобы те деньги, которые вы потратили на проект автоматизации учетной системы, не оказались выброшенными на ветер, хотим дать вам несколько полезных советов.

  1. Прежде чем приступать к автоматизации учета, проведите оценку имеющейся учетной системы, выявите «дыры» и узкие места, включите это описание в качестве вступительной части к ТЗ автоматизации учета.
  2. Пропишите регламенты заведения первичных документов.
  3. Оптимизируйте ключевые бизнес-процессы, и определите те из них, которые подлежат автоматизации. Включите описание этих бизнес процессов в ТЗ.
  4. Самостоятельно сформируйте ТЗ проекта, включив в него следующее описание общей части. 

Например:

Внедряемая система представляет собой ИТ-решения по учету и фиксации всех событий, связанных с хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия, как то: перемещения ТМЦ, сырья, готовой продукции; производство продукции; движение полуфабрикатов между производственными участками и складами; списания ТМЦ и брака; движение денежных средств (ДДС); закупка оборудования и ОС; амортизация оборудования и ОС; закупка и списание ГСМ, и проч.   Данные об этих событиях заносятся и хранятся в единой базе данных, доступ к которой регламентируются ролями пользователей. Данные, заносимые в базу (электронные документы), формируются непосредственно в момент перемещения соответствующей продукции, полуфабрикатов, комплектующих. Электронные документы формируются и проводятся на соответствующих терминалах, находящихся непосредственно на производственных участках и складах работниками, ответственными за товарный учет. Бухгалтерия проводит сверку соответствующих бумажных документов, создаваемых параллельно с электронными документами. Данные, занесенные в базу данных, не подлежат коррекции задним числом.

 

  1. Определите, какие модули должны быть включены в ПО.

Например:

- Модуль «Коммерция»;

- Модуль «Производство»;

- Модуль «Управление запасами»;

- Модуль «Управление производством»;

- Модуль «Зарплата и учет»;

- Модуль «Финансовое планирование»; 

- Модуль «Финансовое планирование и бюджетирование»;

- Модуль «Бухгалтерия».

 

6. Пропишите состав каждого модуля.

Например:

Модуль «Коммерция»

- Заведение и автоматизированное ведение карточки контрагента, включая график отгрузок (план/факт), график оплаты (план/факт), учет возвратов.

- Формирование и контроль годового плана отгрузок в разрезе брендов, и в разрезе контрагентов.

- Формирование и контроль годового плана поступления ДС в разрезе контрагентов.

- Учет ГП на складе ГП.

- Учет реализации ГП.

- Учет возвратов ГП.

- Учет дебиторской задолженности и просроченной дебиторской задолженности в разрезе контрагентов.

- Учет кредиторской задолженности и просроченной кредиторской задолженности в разрезе контрагентов.

- АВС анализ в разрезе брендов и в разрезе контрагентов.

- Бизнес процесс формирования заявки контрагента (доп. заказ).

 

  1. Включите в договор пункт об обязательном обучении ваших сотрудников работе с разработанным ПО.

Тогда и только тогда приглашенная вами ИТ-компания разработает и установит оптимальный программный продукт, соответствующий именно вашей специфике.

 

 

 

Рубрика: 
Ключевые слова: 

Поделиться