Система управления знаниями: инструмент повышения надежности и стабильности бизнеса

В сегодняшние нестабильные экономические времена акционеры, и как следствие, высшее руководство задумываются над вопросом – что нужно сделать, чтобы «удержаться на плаву», как повысить надежность и стабильность бизнеса? Один из эффективных вариантов – построение Системы Управления Знаниями (далее СУЗ).

Построение финансово-результативной СУЗ зависит от стоящих перед компанией стратегических задач и бизнес-процессов, в которые вкладываются знания сотрудников, клиентов и партнеров организации.

Основными факторами, заставляющими компании внедрять корпоративные СУЗ, являются: экономическая нестабильность, конкуренция и текучесть кадров. Во времена экономического кризиса важно понимать – бизнес должен представлять из себя ядро, в котором сконцентрированы, и регулярно обновляются все необходимые элементы для соответствия требованиям рынка. Конкуренция заставляет компании внедрять инновационные продукты и услуги, оптимизировать затраты, повышать эффективность использования ресурсов и человеческого капитала. При абсолютно объективной необходимости экономии на человеческих и других ресурсах руководство компании должно обеспечить сохранность и безопасность знаний сотрудников, которые покидают компанию.

Цели, которые преследуют управленцы при внедрении СУЗ: 

• создать и закрепить свои конкурентные преимущества; 
• сократить затраты на персонал;
• превратить организацию в самоорганизующуюся систему; 
• максимально реализовать профессиональные и личностные возможности сотрудников.

Многим известно, что внедрение Системы Управления Знаниями – это не просто модная тенденция, а еще и эффективный инструмент развития любого бизнеса. Однако мало кто из руководителей понимает, каким образом подсчитать экономическую выгоду внедрения СУЗ, и как следствие, немногие решаются на этот серьезный шаг. Самая простая формула оценки экономического результата:

Экономический эффект от СУЗ = Получаемая добавочная прибыль – Затраты на разработку и внедрение СУЗ.

При этом возможные пути получения добавочной прибыли могут быть такими:

• Оптимизация использования рабочего времени – особенно, когда внедрён инструмент подсчёта рабочего времени, затрачиваемого на определенные проекты и бизнес-задачи. Обязательно должна быть учтена задача «поиск информации/данных», при расчёте затрат на каждый проект или функцию в компании.
• Выявление возможностей для сокращения затрат по всей цепочке создания стоимости благодаря тиражированию лучших практик и извлечённых уроков при осуществлении новых проектов.
• Фиксация допущенных ошибок в реализованных проектах позволит в дальнейшем исключить их повторения, что напрямую влияет на снижение издержек в новых проектах.
• Масштабирование успешных технологий, что особенно актуально для крупных компаний, в которых потребность в новых инструментах и технологиях постоянно растёт. При систематизированном управлении поиском, анализом, процессом пилотирования и внедрения наиболее эффективных технологий затраты на данный вид деятельности значительно снижаются.
• Снижение затрат на персонал – можно нанимать персонал с меньшими финансовыми ожиданиями и получать от них те же результаты, как и от опытных и более дорогостоящих сотрудников.
• Снижение текучести ключевых кадров – когда сотруднику доступны вся необходимая для выполнения качественной работы информация, его мотивация делать свою работу эффективнее значительно вырастает, и, как следствие, он/она меньше заинтересованы в переходе на другое место работы.
• Исключение дублирования функций – когда все бизнес-процессы, задачи, обязанности и ожидаемые от работы результаты, прозрачны для руководства и сотрудников, дублирование функций будет стремиться к минимуму. Как следствие, необходимо меньше сотрудников, офисного пространства, технического обеспечения и других операционных затрат.
• Сокращение затрат на обучение сотрудников – при эффективной работе баз знаний, библиотеки, экспертных сообществ, Банка проблем и решений необходимость в регулярных тренингах и обучающих программах сама собой значительно снижается.
• Вывод на рынок новых продуктов / услуг – прибыль от продуктов, которые были разработаны маркетологами и технологами в результате совместной работы в СУЗ должна быть учтена в расчёте прибыли от использования СУЗ.
• Интеллектуальная собственность –права на результаты интеллектуальной деятельности снимают технологические и коммерческие риски бизнеса, а также позволяют извлекать выгоду от продажи прав на использование технологий компании.

Каждая из этих статей просчитывается в рамках составления финансовой модели СУЗ.

Затраты на разработку и внедрение СУЗ так же можно распределить по статьям в бюджете:

• Рабочее время сотрудников на аудит, разработку и внедрение СУЗ – если на данный внутрикорпоративный проект выделены отдельные штатные единицы плюс время руководства. Необходимо подсчитать не только их зарплаты, но и возможные другие проекты, выгоду от реализации которых потеряет компания.
• Консалтинговые услуги – многие задачи, например, анализ корпоративной культуры, выработка решений по изменениям культуры и радикальное изменение бизнес-процессов, будут быстрее и успешнее решены специалистами со стороны – консультантами, которые профессионально занимаются внедрением СУЗ. Привлечение сторонних консультантов целесообразно по двум причинам: во-первых, сотрудникам легче рассказать о проблемах в компании людям со стороны, а во-вторых, консультанты могут выделять 100% времени решению задачи внедрения системы и принимать решения с учетом накопленного в других проектах опыта. Затраты на консалтинговое сопровождение полностью учитываются в финансовой модели СУЗ.
• Мотивационная система персонала – важную роль играет перестройка на новую культуру доверия и обмена знаниями, а также новые процессы. Все это приводит к изменению привычных действий и затратам дополнительного времени сотрудников. Существует множество вариантов мотивировать сотрудников вкладывать свои знания в корпоративную СУЗ, как материальные, так и нематериальные. Данные затраты планируются и учитываются. Чаще всего, это самая большая статья расходов при внедрении СУЗ.
• ИТ-затраты – могут потребоваться как на разработку и внедрение абсолютно новой ИТ-платформы для различных инструментов СУЗ, так и преобразование существующего итранет-портала. Все зависит от того, какие задачи будет выполнять СУЗ в компании и какие ИТ-ресурсы уже имеются. В любом случае затраты будут складываться из следующих статей: сам ИТ-продукт, работа ИТ-специалистов (внутренних или специально нанятых), а также тренинги и другие шаги при внедрении. Поддержание бесперебойной работы СУЗ – в данной статье учитываются, как расходы на модерацию и администрацию СУЗ-инструментов, так и стоимость дополнительной доработки системы.

Можно и нужно прорабатывать каждую статью на этапе разработки Концепции СУЗ. Так же всегда необходимо иметь карту рисков с выявлением ключевых вех, на которых могут быть приняты решения о приостановке проекта или пересмотре его бюджета. Задача создания Бизнес-кейса СУЗ всегда занимает у компании время и много сил, но данный шаг абсолютно необходим для поддержания уверенности того, что компания рационально использует свои финансовые средства.