Проблема №1: Разрозненность информации
Одной из главных проблем, с которыми сталкиваются эйчары, является разброс информации и задач. Справки, отпуска, учет рабочего времени, обучение, отчетность – всё может находиться в разных инструментах и системах. И что это означает для HR? Лишняя головная боль и упущенное время.
Корпоративные порталы решают эту проблему, предоставляя единое окно для всех HR-задач. Теперь эйчары и сотрудники взаимодействуют с разными HR-функциями, не покидая единой платформы. Это не только сокращает время, но и упрощает жизнь HR.
Проблема №2: Отсутствие персонализации
Каждому сотруднику нужны персонализированные решения. С помощью корпоративных порталов возможно создавать личные кабинеты для сотрудников с функционалом под индивидуальные потребности. Кроме того, HR доступно более эффективное управление информацией сотрудников, настройка личных кабинетов и легкое управление обучением и оценками, что углубляет взаимодействие с персоналом.
Проблема №3: Аналитика и принятие решений
HR стремятся принимать обоснованные решения, опираясь на анализ данных. Корпоративные порталы облегчают аналитику для эйчаров, объединяя информацию из различных HR-процессов в единую систему. Это позволяет HR принимать более информированные решения на основе данных.
Создаем рабочую среду будущего в едином окне
Корпоративные порталы играют большую роль в цифровой трансформации компаний, объединяя сотрудников и предоставляя инструменты для улучшения производительности и общения. Существует разные виды корпоративных порталов со своими целями и задачами, но цель остается неизменной – сделать рабочую среду удобной как для сотрудников, так и для HR.
Во-первых, корпоративные порталы служат средством объединения сотрудников, даже если они находятся на разных географических точках или работают удалённо. Портал создаёт единую систему, где сотрудники могут взаимодействовать друг с другом по рабочим задачам и проектам, коммуницировать в чатах, и все это доступно в одном окне. Нет необходимости переключаться между разными мессенджерами, телефонами и другими инструментами. Этот инструмент помогает укреплению внутрикорпоративных связей и объединению коллектива.
Во-вторых, корпоративный портал – основной источник информации для сотрудников. Здесь они могут получить информацию о компании через разделы, такие как "Новости компании", "Календарь событий компании" и другие. Также портал предоставляет сотрудникам инструменты для управления своей информацией (запросы на справки, расчет отпускных, планирование отпусков, уведомления о плановых отсутствиях, согласование командировок). База знаний на портале также позволяет получать информацию о всем, что происходит внутри компании. Этот инструмент обеспечивает эффективный обмен информацией и управление данными для сотрудников.
Фичи и другие неочевидные возможности корпоративных порталов
Многофункциональные платформы предоставляют возможность настроить и управлять HR-процессами для каждого сотрудника, сделав их оптимальными и удовлетворяющими индивидуальным потребностям.
К базовым модулям относятся следующие функции:
• Личный кабинет. Сотруднику доступны данные, интегрированные из различных систем, таких как: 1С, Zoom, Service desk, что позволяет получать всю необходимую информацию в едином окне. Руководителю доступны данные своих подчиненных и отдела (KPI, зарплатные сетки, начисления, документы и запросы), согласования процессов. HR и управляет информацией сотрудников, настраивать личные кабинеты, вносит информацию о сотрудниках, инициировать процессы обучения, оценки (360, по завершению проектов).
• Чаты. Средство для общения с коллегами и HR. Способствуют активной внутрикорпоративной коммуникации, что влияет на укрепление взаимоотношений внутри коллектива.
• Живая лента. Общая корпоративная новостная лента, в которой публикуются и обсуждаются вопросы из жизни компании в режиме реального времени.
• Группы и задачи. Инструмент, который позволяет создавать единые рабочие области как для реализации проектов, так и организации сообществ по интересам внутри компании (например, футбольный клуб). Сотрудники могут создавать и отслеживать задачи, устанавливать приоритеты и сроки выполнения.
• Календарь. Возможность отслеживать события компании, настраивать как личные календари, так под отдельные группы сотрудников.
• Работа с почтой. Почтовый клиент внутри контура портала.
• Файловое хранилище. Библиотека данных с разными уровнями доступа.
• Учет рабочего времени. С помощью корпоративных порталов сотрудники могут вести учет своего рабочего времени, фиксировать рабочие часы, переработки и отгулы. Это облегчает процесс управления рабочим временем и позволяет HR следить за соблюдением рабочих норм и требований. Также здесь возможно создавать и представлять отчеты о проделанной работе, что упрощает мониторинг производительности и обеспечивает прозрачность в рабочих процессах.
• КЭДО. Предоставляет сотрудникам и руководителям инструменты для создания и управления графиками работы (включая отпуска), что особенно актуально для компаний с широкой географией и гибкими рабочими условиями для сотрудников.
Кроме того, кастомная разработка помогает реализовать дополнительный функционал, возможности здесь ограничены только полетом фантазии ваших HR. Например, можно настроить модули:
• Работа рекрутинга внутри портала. HR могут полностью работать внутри системы, включая управление вакансиями и рекрутинговые процессы. Сотрудники могут рекомендовать кандидатов на вакансии, и информация об этом передается в систему HR. Также настраивается интеграция с рекрутинговыми сайтами, что позволяет автоматически обрабатывать отклики соискателей и управлять вакансиями внутри портала.
• Интеграция с другими системами. Корпоративный портал интегрируется с различными внутренними системами, например, для управления ресурсами человека (HR), ИТ и финансовыми сервисами. Это обеспечивает эффективное взаимодействие между порталом и другими системами, улучшая обмен информацией и процессы.
• Рекомендация кандидатов. В личных кабинетах сотрудников доступен функционал для рекомендации кандидатов на вакансии. Сотрудники могут внести данные о кандидатах, что упрощает процесс рекомендации и сбора информации о потенциальных кандидатах.
На что смотреть при выборе решения:
- Выбранное решение входит в реестр российского программного обеспечения.
- Портал можно разместить как в облаке, так и на собственных серверах компании.
- Наличие открытого исходного кода позволит настраивать и дорабатывать портал согласно потребностям компании, самостоятельно или с помощью партнера по цифровой трансформации
- Язык программирования влияет на доступность квалифицированных специалистов и возможность настройки решения, распространенными являются: PHP и Python.
- Наличие готовых модулей в базовой поставке портала для внутрикорпоративного общения, управления задачами, проектами может значительно упростить начальную настройку.
- Также преимуществом платформы будет наличие готовых модулей для решения задач компании в части CRM, лидогенерации, аналитики продаж, SRM и т.д.
- Наличие бесплатного мобильного приложения для различных операционных систем обеспечит удобство и доступность для сотрудников вне офиса.
- Стоимость лицензии должна быть оптимальной для бюджета компании с учетом предоставляемых функций. Так, например, стоимость лицензии Битрикс24 на одного пользователя составляет менее 100 рублей в месяц.
Будущее уже здесь
Использование корпоративных порталов позволяет сократить временные и ресурсные затраты на рутинные операции, такие как учет рабочего времени, составление расписания, согласование отпусков и отсутствий. Персонализированные HR-решения, доступные через порталы, помогают сотрудникам и руководителям эффективнее управлять рабочими задачами и процессами. Кроме того, корпоративные порталы способствуют созданию прочных внутренних коммуникаций и укреплению связей между сотрудниками, даже если они находятся в разных географических точках или работают удаленно. Это способствует формированию единой команды, готовой к совместному достижению целей.
Таким образом, корпоративные порталы – это не только технологическое решение, а инструмент, который меняет правила игры в HR-сфере.
Анастасия Рыбина, Business Development Manager (ГК Softline)
Поделиться
