Корпоративные мероприятия – неотъемлемая часть жизни любого офиса, коллектива. Организация корпоративов – это сложная и ответственная задача, ведь всегда хочется, чтобы всё прошло интересно, оригинально, а главное, по чётко намеченному плану. При планировании мероприятия самым сложным и главным пунктом будет, пожалуй, расчёт бюджета.
Дмитрий Тимофеев, художественный руководитель Event-Театра, рассказал о некоторых важных шагах, которые помогут рассчитать бюджет на корпоратив.
На что обратить внимание при планировании бюджета на корпоратив?
Первое, что необходимо решить – это будет организация корпоратива своими силами или весь праздник вы доверите агентству. Не всегда корпоратив "под ключ" выходит дороже, но то, что это удобнее и быстрее – факт.
Необходимо определить примерное количество участников корпоративного мероприятия: это будут лишь сотрудники офиса или будут присутствовать партнёры, важные клиенты, или же вообще примет участие лишь какой-то отдел. От количества гостей будут зависеть затраты на меню.
Также очень важно заранее продумать формат: будет ли развлекательная программа, насколько обширная; какое угощение планируется и в каком объёме. Решите, сколько времени будет длиться корпоратив.
Если планируется развлекательная программа, то нужно заранее узнать стоимость услуг ведущего, артистов, шоу-программ, технического оснащения. Разумеется, лучше сравнить цены и набор услуг у разных агентств.
Организация фотозоны и приглашение фотографа – те пункты, которые тоже никак нельзя оставить без внимания. В современном мире компании также приглашают на корпоративное мероприятие рилсмейкера для создания коротких видео.
Изучите различные варианты мест проведения корпоративного мероприятия. Учтите стоимость аренды помещения, световой и звуковой систем, цветов, аренды мебели, декораций и других элементов, которые вам потребуются для создания нужной атмосферы.
Обратите внимание на стоимость перевозки гостей, особенно если мероприятие будет проходить вне города. Рассмотрите аренду автобуса или организуйте трансфер с помощью такси или местного транспорта.
Выберите тип обслуживания гостей: банкетное меню, фуршет или шведский стол. Если выбранная площадка не занимается организацией банкетов, свяжитесь с кейтеринговыми компаниями, чтобы получить предложения и рассчитать стоимость на основе количества приглашенных гостей и выбранного меню.
Учтите такие расходы, как сувениры, подарки для гостей или специальные запросы, которые могут возникнуть.
Решите, будут ли на мероприятии артисты, музыкальные выступления, диджеи или шоу-программа. Обратитесь к соответствующим исполнителям для получения предложений и рассчитайте стоимость их услуг.
Итоговая сумма бюджета на корпоратив будет зависеть ещё и от того, насколько модный и востребованный формат будет выбран. Например, стоимость очень актуального сейчас иммерсивного спектакля, организацией которого занимается Event-Театр, будет несколько выше, чем классический банкет с конкурсами и танцами.
Оставьте некоторую сумму денег на всякий случай, чтобы покрыть непредвиденные расходы или срочные запросы. Резервный фонд поможет избежать нехватки средств и улучшить гибкость в планировании.
Обратите внимание, что планирование бюджета на корпоратив требует внимательного анализа и грамотного подхода. Рекомендуется создать детальный план расходов, чтобы иметь представление о финансовых обязательствах и сделать мероприятие успешным и эффективным.
По мере того, как вы планируете и получаете предложения от различных поставщиков услуг, складывайте стоимость каждого элемента и просуммируйте общую сумму, чтобы определить бюджет на корпоративное мероприятие. Будьте готовы вносить изменения и переделывать бюджет при необходимости, чтобы уложиться в финансовые рамки.
Таким образом, при формировании бюджета на корпоративное мероприятие необходимо учитывать стоимость аренды площадки, работы видеографа и фотографа, затраты на меню, развлекательную программу, сувениры и подарки, трансфер, декорации.
Поделиться
