Управление системой адаптации персонала: стандартизация и контроль

 стандартизация и контроль Отбор сотрудников при найме еще не гарантирует того, что их деятельность в новых условиях будет высокоэффективной. В основе взаимного приспособления персонала и организации – постепенная адаптация работников к профессиональным и социально-экономическим условиям труда. Эта процедура должна быть достаточно длительно и хорошо подготовлена работодателем, чтобы сотрудник достиг стабильного уровня функционирования. Прямая зависимость между качественным введением в должность нового сотрудника и его желанием работать в компании в дальнейшем известна всем HR-специалистам.

Как часто специалисты службы персонала обсуждают проблемы, связанные с приходом сотрудника в организацию: «Опять не смогли вовремя заказать компьютер для новичка, и первые пять дней его работы в компании, можно сказать, прошли даром!» или «Только сейчас – спустя четырнадцать дней с выхода на работу новичка – добились от его непосредственного руководителя плана по профессиональной адаптации на месяц». Список проблем, к сожалению, можно продолжать. Но сделать процесс адаптации управляемым, стандартизовать его, выявить соответствие уровня сотрудника предлагаемой ему должности и проконтролировать прохождение сотрудником испытательного срока – задачи вполне посильные.

Адаптация – взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенном привыкании сотрудника к новым психофизиологическим, профессиональным, социальным и организационно-экономическим условиям. Управление этим процессом позволяет снизить потери организации, возникающие из-за текучести кадров, неудовлетворительной производительности и низкого качества труда.

Процедура адаптации позволяет сотруднику быстрее войти в должность, уменьшить количество возможных ошибок, сформировать позитивный образ компании, минимизировать дискомфорт первых дней работы, а также оценить уровень его квалификации и потенциала во время испытательного срока (стажировки).

В понятии «адаптация» выделяют три аспекта: профессиональный, социально-психологический и социально-организационный. Успешному приспособлению способствует тесное взаимодействие сотрудника с дирекцией по персоналу и его непосредственным руководителем, причем первая в большей степени отвечает за организационную и социально-психологическую адаптацию, а второй – за профессиональную и социально-психологическую.

Под социально-организационной адаптацией понимают привыкание сотрудника к новым условиям – административно-правовым, социально-экономическим, управленческим. Он вникает в организационную структуру компании, осознает свою роль в ней. Адаптационную беседу проводит специалист по персоналу: новичка знакомят с руководителями подразделений, с регламентирующей документацией («Навигатор нового сотрудника», локальные нормативные акты, презентация компании, «Программа сопровождения сотрудника на период испытательного срока», телефонный справочник сотрудника и т.д.). На этом этапе оснащается рабочее место, оформляются пропуск и банковская карта.

Профессиональная адаптация – это активное освоение работником операций, действий в соответствии с должностными обязанностями, технологическим процессом, нормами труда. Происходит приспособление к требованиям профессии с помощью имеющихся специальных знаний и умений. Непосредственный руководитель обучает сотрудника новым навыкам, определяет способы контроля за его деятельностью на протяжении испытательного срока (см. рисунок), разрабатывает тес­товые задания для проверки полученных в этот период знаний. Кроме того, он выявляет и устраняет проблемы и оказывает необходимую помощь.

Рисунок

Процедуры контроля за прохождением испытательного срока


Это надо знать
Согласно ст. 70 Трудового кодекса Российской Федерации может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе. Период адаптации совпадает с испытательным сроком. Часто эти два понятия идентифицируют. Однако второе, юридическое, является одним из элементов первого.

Испытательный срок может длиться не более 6 месяцев для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций. Для остальных категорий сотрудников он составляет не более 3 месяцев.

Испытательный срок позволяет:

  • выявить степень соответствия знаний, умений, навыков и опыта сотрудника занимаемой должности;
  • определить результативность, отношение к работе, инициативность, соблюдение дисциплины труда;
  • определить умение сотрудника наладить отношения с партнерами и коллегами.

Успешная адаптация сотрудника к должности и организации предполагает:

  • максимально быстрое достижение им рабочих показателей;
  • привыкание к коллективу;
  • освоение основных требований корпоративной культуры и правил поведения;
  • уменьшение стартовых издержек компании;
  • снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новичком;
  • сокращение текучести кадров;
  • экономию времени непосредственного руководителя и сослуживцев;
  • развитие у нового сотрудника позитивного отношения к обязанностям, содействие появлению у него реальных ожиданий, удовлетворенности работой.

Учитывая влияние этого процесса на эффективность труда и экономические показатели компании в целом, необходимо вовлечь в его разработку и реализацию руководителей подразделений, ответственных лиц (наставника / куратора), директора или менеджера по персоналу. Их коллективная деятельность поможет сделать процедуру адаптации целостной и эффективной.

Служба персонала разрабатывает и утверждает «Положение об адаптации», в котором содержатся как общие сведения о системе, так и детальное описание процесса и процедур с указанием ответственных лиц. План должен быть сформирован предварительно, до выхода сотрудника, – в этом случае можно свести возникновение непредвиденных ситуаций / рисков к минимуму.

Так, в компании Optima Consulting за несколько дней до приема нового работника представитель дирекции по персоналу передает руководителю структурного подразделения информацию о его должности и дате начала работы, а также «Программу сопровождения сотрудника на период испытательного срока (стажировки)». Эта программа включает несколько этапов:

  1. Введение в должность.
  2. Разработка и заполнение «Плана работы на период испытательного срока» для каждого сотрудника.
  3. Обучение отсутствующим навыкам (при необходимости).
  4. Проведение контрольных мероприятий за отчетные периоды (первый и третий месяцы), введение при необходимости дополнительных точек контроля.
  5. Проверка уровня адаптации и удовлетворенности работой по итогам первого и третьего месяцев.
  6. Подведение итогов испытательного срока.
  7. Принятие решения о дальнейшем сотрудничестве.

Безусловно, важна информированность новичка о компании, принятых в ней правилах, ценностях, истории создания, клиентах и оказываемых услугах. Сотрудник быстрее вольется в коллектив, если подробно познакомится с этими сведениями. Многие организации используют специальный «Путеводитель новичка». Есть он и в нашей компании – это не только полезный, но и привлекательно оформленный документ.

Но одного буклета-путеводителя или вводного тренинга недостаточно – потребуются сопровождение новичка, консультации, контроль полученных знаний. На протяжении всего испытательного срока руководитель структурного подразделения и / или непосредственный руководитель следят за тем, как удается новому работнику достичь ранее поставленных целей, и фиксируют информацию в бланках «Программы сопровождения нового сотрудника на период испытательного срока». Образцы таких бланков, принятые в компании Optima Consulting, представлены в приложении: это алгоритм введения в должность, планы работы на каждый из периодов испытательного срока, поэтапная оценка результатов обучения и итоговый анализ.

Профессиональная адаптация подразумевает быстрое освоение знаний и навыков, приобретение опыта для максимально эффективной работы с помощью непосредственного руководителя или наставника (для стажеров). При необходимости они заполняют таблицу «Обучение отсутствующим навыкам», выбирают оценочные процедуры деятельности нового сотрудника по итогам первого месяца и окончания испытательного срока (стажировки), разрабатывает тестовые (рабочие) задания для проверки полученных в этот период знаний, выявляют и устраняют проблемные зоны, оказывают необходимую помощь.

По результатам первого месяца и окончания испытательного срока (стажировки) сотрудник проходит оценочную процедуру, зафиксированную в «Программе сопровождения…», – тестирование или итоговую беседу. В ней участвуют непосредственный руководитель или наставник (для стажеров), руководитель подразделения и представитель дирекции по персоналу. Заполняется таблица «Оценка работника по итогам испытательного срока (стажировки)» и принимается решение о дальнейшем сотрудничестве.

Одна из целей управления испытательным сроком – вовремя прекратить его, если новичок явно не справляется с задачами. С этой целью специалист службы персонала проводит собеседование с работником и его наставниками не реже чем раз в две недели. По результатам этих встреч может быть принято решение о досрочной отмене испытательного срока и зачислении сотрудника в штат.

Это надо знать

В соответствии с ТК РФ можно уволить работника, если он не прошел испытательный срок. Вы исключите судебные последствия, если процесс адаптации правильно организован, результаты этапов фиксируются и протоколируются.

Процесс адаптации можно считать законченным, если:

  • работа не вызывает у сотрудника чувства напряжения, страха, неуверенности, стала привычной для него;
  • он овладел необходимым объемом знаний и навыков;
  • поведение новичка отвечает требованиям его должности и руководителя;
  • его профессиональные показатели устраивают непосредственного руководителя (соответствуют установленным нормативам);
  • у работника выражено желание совершенствоваться в профессии, с которой он связывает свое будущее;
  • трудовой вклад и его оценка со стороны организации вызывают у сотрудника чувство удовлетворения;
  • достижения в профессиональной деятельности он связывает с жизненным успехом.

Процедура введения в должность не регулируется никакими правовыми нормами, и предложенная система носит рекомендательный характер. В каждой компании вопросы внедрения, разработки и механизма адаптации персонала решаются индивидуально.

Возможно, этот анализ представляется слишком детальным, трудоемким, сложным в исполнении. Действительно, поработать придется! Но и вознаграждение будет достойным: новичок останется в организации надолго. Ведь руководству будет ясно, что этот сотрудник – на своем месте, и сам он поймет, что к нему здесь относятся неформально и всегда готовы помочь.

Приложение

Татьяна Козлова, директор по персоналу компании Optima Consulting, Москва, email для связи с автором статьи: Tatyana.Kozlova@optima.ru

www.kadrovik.ru

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1