Идеальный протокол

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 3

ИДЕАЛЬНЫЙ ПРОТОКОЛ

Автор ставит своей задачей рассказать о том, как правильно следует составлять протокол с точки зрения оформления документа в соответствии с правилами делопроизводства.

Практически каждый работник службы персонала в силу той или иной рабочей ситуации сталкивался с необходимостью составления протокола. Протокол - один из самых употребляемых документов в системе делопроизводства.

Словарь кадрового делопроизводства. Протокол - документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной и переговорной деятельности, а также некоторых других мероприятий (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.

В работе с персоналом протоколы сопровождают документальное оформление различных операций: избрание руководителя, проведение аттестации, вынесение решений на совещаниях, итоги работы комиссии по трудовым спорам, фиксируют предложения персонала на собраниях трудового коллектива и др. А потому неверно составленный документ может повлечь для работодателя самые неблагоприятные последствия. Ведь нередко адвокаты работников умело строят свою защиту как раз на мелочах. В кадровом делопроизводстве, где каждый документ затрагивает права и обязанности сотрудника, мелочей быть не должно! Поговорим поподробнее.

С точки зрения делопроизводства протокол относится к числу информационно-справочных документов. Его назначение - передача информации, необходимой для принятия управленческих решений, а цель: зафиксировать ход проведения мероприятия и назвать выводы, итоги, резюмировать все происходившее.

Вот почему необходимо с большой степенью точности фиксировать все сказанное.

Стенограмма? Видеозапись?

Некоторые делопроизводители видят определенную двойственность протокола как документа [1]. Это связано с тем, что помимо того, что в нем фиксируется информация, необходимая для справочных целей, в протоколе также указывается и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе организационно-распорядительной документации: он сочетает в себе черты и справочно-информационного, и распорядительного документа.

Протокол составляется на основании:

- записей, произведенных во время совещания (заседания);

- представленных тезисов докладов и выступлений;

- справок;

- проектов решений;

- других документов и материалов протокольного мероприятия.

В настоящее время значительно реже, но все же ход заседания стенографируется. В этом случае текст стенограммы подлежит расшифровке, после чего отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. Но все чаще на практике применяют современные способы фиксации информации: видеозапись, аудиозапись и др. Возникает вопрос: нужно ли составлять документ, если видеозапись зафиксировала не только каждое сказанное слово, но и каждое движение присутствующих? Можно ли не заниматься "переписыванием" всего на бумажный носитель? Полагаем, что нет. Хотя бы уже потому, что часто в протоколах подпись уполномоченных лиц невозможно заменить никаким современным средством передачи информации.

Следует напомнить выступающим с докладами, сообщениями, отчетами, что они обязаны составить материал по крайней мере в двух экземплярах. Один экземпляр приобщается к тексту протокола и хранится вместе с ним.

Если ваша задача - подготовиться к выступлению на важном мероприятии, подлежащем протоколированию, то материалы, которые вы будете использовать, надо подготовить хотя бы за несколько дней до начала события. Каждый документ, который будет упомянут во время мероприятия и занесен в протокол, должен быть подписан составителем или уполномоченными лицами.

Чья обязанность?

Является ли составление протокола обязанностью работника службы персонала? Однозначно на этот вопрос ответить сложно. Ведь мы начали с того, что протоколом сопровождается проведение мероприятий разного содержания и характера.

Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на сотрудника секретариата (отдела делопроизводства) или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

В то же время, полагаем, мероприятия, связанные с решением вопросов управления персоналом, лучше протоколировать сотруднику службы персонала, занимающемуся вопросами кадрового делопроизводства. Ведь от "постороннего" человека (секретаря, например) могут ускользнуть важные нюансы, подробности либо текст в самых необходимых местах документа может оказаться очень скудным, неинформативным.

Сроки составления протокола

Законодательство о труде не устанавливает конкретных сроков составления протокола в тех случаях, когда решаются вопросы управления персоналом или вопросы трудовых прав граждан. Тем не менее с оформлением документа не имеет смысла затягивать. Ведь если речь идет, скажем, о назначении нового руководителя предприятия, то ключевой документ должен появиться на свет как можно раньше, чтобы у службы персонала была возможность подготовить безошибочно и оперативно другие документы о назначении нового лица на пост директора: приказ о приеме на работу, трудовую книжку, личную карточку и др.

Конкретные сроки составления протокола с учетом процедур его подписания, передачи заинтересованным лицам нужно зафиксировать в локальном нормативном акте, например инструкции по делопроизводству или в графике документооборота.

Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка.

Содержание протокола

С точки зрения делопроизводства текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются сведения о:

- председателе (председательствующем) и секретаре;

- присутствовавших - в виде списка (фамилии, инициалы, должности) или указания их количества со ссылкой на прилагаемый к протоколу список;

- повестке дня;

- докладчиках (информаторах) по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела документа строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили). В необходимых случаях эта схема дополняется еще одни элементом - голосовали.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, формулируется в предложном падеже и располагается с выравниванием по центру. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Например:

"Финансовый директор Градов И. С. считает необходимым изменить размер премии не на 10%, а на 12%".

Различают полную и краткую форму протокола. В краткой форме не расписывается подробно все происходящее, фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Датой протокола является дата самого протокольного мероприятия (не дата составления его текста!). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерацию желательно вести отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совета директоров, собрания трудового коллектива и т. д.

Возьмем в качестве образца протокол заседания аттестационной комиссии. Протоколы составляются не на фирменном бланке предприятия, а на чистом листе бумаги.

Документ имеет следующие реквизиты:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Наименование вида документа.

4. Заголовок к тексту.

5. Текст.

6. Подпись (подписи).

7. Отметка о наличии приложения.

Схематично протокол этого мероприятия будет выглядеть так:

Полное наименование работодателя

Сокращенное наименование работодателя

(если сокращенное название

имеется в учредительных документах)

ПРОТОКОЛ

Дополнительно к документу можно создать подзаголовок, например:

заседания аттестационной комиссии такого-то предприятия

Дата и номер документа

Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность председателя комиссии

Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность секретаря комиссии

Фамилии, имена, отчества остальных членов комиссии (излагаются один под другим, "столбиком")

Фамилии, имена, отчества экспертов, специалистов, сотрудников, приглашенных на заседание (кроме тех, которые названы выше)

При необходимости отметить, имеется ли кворум, полномочно ли собрание принимать законные решения.

Повестка дня: излагаются фамилии, имена, отчества сотрудников, подлежащих аттестации. Например:

1. Аттестация по итогам 2012 г. работника такого-то.

2. Аттестация по итогам 2012 г. работника такого-то.

3. ...

4. Подведение итогов аттестации по итогам 2012 г. работников такого-то предприятия.

Перечисленная выше информация составляет вводную часть протокола. Дальше переходим к основной части протокола. Именно здесь будет изложена вся информация о ходе заседания аттестационной комиссии, а также перечислены выводы, к которым они пришли.

Расписывать все фактические данные можно так:

Рассмотрение 1-го вопроса повестки дня

СЛУШАЛИ: (указываются должности, фамилии и инициалы выступивших).

1. Информацию секретаря аттестационной комиссии об отзыве начальника такого-то отдела на работу такого-то сотрудника.

2. Отчет сотрудника такого-то о проделанной работе в 2012 г.

3. Доклад председателя комиссии о результатах тестирования сотрудника такого-то.

ВЫСТУПИЛИ: (указываются должности, фамилии и инициалы выступивших).

1. Начальник такого-то отдела с отзывом клиентов о работе сотрудника такого-то.

2. Эксперт такой-то с вопросами профессионального характера.

Аттестуемому были заданы вопросы (перечисляются).

Аттестуемый дал такие ответы (перечисляются).

РЕШИЛИ: (указывается краткое содержание принятых решений).

Например:

Аттестовать работника такого-то с общей оценкой его работы в 2012 г. "удовлетворительно".

Либо:

Признать результаты работы в 2012 г. работника такого-то неудовлетворительными.

ГОЛОСОВАЛИ: (указываются результаты голосования). Например:

Результат итогов работы "удовлетворительно" - 5 голосов.

Результат итогов работы "хорошо" - 1 голос.

Рассмотрение 2-го вопроса повестки дня

...

Приложение: аттестационные листы N __ на __ листах в 2-х экземплярах.

Председатель

аттестационной комиссии подпись И. О. Фамилия

Секретарь

аттестационной комиссии подпись И. О. Фамилия

Копии протоколов, предварительно заверенные печатью отдела делопроизводства, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса.

Заранее следует подумать, в каком виде сам аттестуемый получит информацию об итогах своей аттестации, будет ли ему выдана копия протокола или он получит выписку или даже подлинный экземпляр.

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов.

Проследите, чтобы на протоколе были подписи (в допустимых случаях факсимильные) председательствующего и секретаря. Иначе законность всех принятых решений будет поставлена под вопрос. Секретарь наряду с председателем коллегиального органа несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации.

Остается лишь собрать со всех выступавших материалы: отчеты, тезисы, проекты решений, доклады и пр.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

- временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т. п.) или

- постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т. п.).

Протоколами оформляется также деятельность:

- следственных органов;

- административных органов;

- органов охраны общественного порядка и др.

Выше мы уже говорили, что одно и то же мероприятие можно оформить двояко: кратким либо полным протоколом.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

Оформление протокола

Когда текст протокола "набросан" на компьютере, следует уделить внимание особенностям оформления отдельных реквизитов: именно эти "штрихи" будут свидетельствовать о том, что его оформлением занимался профессионал.

Наименование вида документа ("Протокол") размещают:

- при угловом расположении реквизитов - через 2 межстрочных интервала от границы левого поля ниже наименования организации;

- при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - в центре.

Перечень присутствующих пишется ниже заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания.

Фамилии председателя и секретаря пишутся после наименований должностей.

Затем через 2 межстрочных интервала от границы левого поля пишется слово "Присутствовали" (на конце ставится двоеточие), после чего инициалы и фамилии присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту без наименования должности. Если членов коллегиального органа более 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем в нем делается отметка: "Присутствовали: 20 человек (список прилагается)".

В том случае, когда количество присутствующих на мероприятии велико, для составления пофамильного списка потребуется вести предварительную регистрацию лиц, прибывших на собрание (заседание, совещание и др.).

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на нем. Каждый из них формулируется с предлога "о". Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в повестке дня:

- по степени их значимости или

- в соответствии с предполагаемым временем обсуждения.

Слово "Разное" в повестку дня включать не рекомендуется, лучше сформулировать конкретно каждый вопрос.

Слово "Слушали" нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

С красной строки в родительном падеже пишутся фамилия и инициалы докладчика, ставится тире и после него фиксируется содержание доклада. При этом повествование может идти от третьего лица. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается пометка: "Текст доклада прилагается".

Слово "Выступили" пишется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия вместе с инициалами каждого из выступающих оформляется с красной строки и пишется в именительном падеже. Затем в форме косвенной речи записывается содержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них фиксируются в порядке поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например:

Вопрос: Допустимо ли с совместителями заключать срочные трудовые договора?

Ответ: Да, если имеется согласие работника.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на окончательном варианте проекта протокола. Они располагаются через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста у границы левого поля (слева) и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.

Пример:

Председатель Добрынин А. А. Добрынин

Секретарь Перегонова А. А. Перегонова

Теперь документ полностью готов, и уже ни у кого не вызовет сомнения законность его составления и реализации принятых решений.

Библиографический список

1. Рощина Н. Н. Особенности оформления отдельных кадровых документов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2006. N 2.

2. Рогожин М. Ю. Документы кадровой службы предприятия. М.: ГроссМедиа-РОСБУХ, 2008.

О. Бегалова

Инспектор отдела кадров

ООО "Электронные системы АР"

Подписано в печать 12.02.2013

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя hrconsul