Сегодня HR специалистыимеют общую цель - показать добавленную стоимость от функций управления персоналом их компаний. Многие планируют это сделать, уменьшив количество ошибок при расчете зарплаты или автоматизировав расчет пособий по болезни и социальных льгот.
Однако уделять внимание только специфическим функциям не дальновидно. Функции управления персоналом являются взаимозависимыми. Например, даже если у вас используется современная система для расчета зарплаты, ее преимущества могут быть сведены на нет по причине отсутствия системы управления льготами или из-за учета посещаемости сотрудников вручную.
Ключ к добавленной стоимости - целостно улучшать все функции отдела управления персоналом. Одновременное использование разных систем от разных поставщиков приводит к потерям производительности, драгоценного времени и денежных средств.
ADP некоторое время назад заказала исследование у компании Pricewaterhouse Coopers (PwC) с целью определить влияние не интегрированных систем для управления персоналом на разных платформах или от разных поставщиков на стоимость, производительность и удовлетворенность от предоставления услуг управления персоналом. В исследовании приняло участие более 140 организаций, из разных отраслей промышленности, со средним количеством служащих 5000 или более. Результаты исследования показали, что использование не интегрированных систем обходится на $104 дороже ежегодно на каждого работника. Для многих организаций, суммарные затраты могут составлять до 6% из ежегодного бюджета на управление персоналом и ФОТ.
Согласно исследованию, увеличение стоимости является результатом трех проблем, с которыми сталкиваются многие организации в Соединенных Штатах.
1. Объединение различных систем в единое целое
В результате реструктуризации или объединения компаний может случиться так, что в одной компании будут использоваться разные системы для одних и тех же задач. Достаточно распространенной ситуацией является использование нескольких программ для управления временем и трудовыми ресурсами (TLM), администрирования льгот или информационных систем для управления персоналом (HRIS). В результате чего компания вынуждена разрабатывать системные интерфейсы, переносить данные вручную или покупать дополнительное программное обеспечение для осуществления интеграции между продуктами.
Согласно исследованию PwC, почти 70% респондентов предполагали наличие затрат в будущем на программное обеспечение для интеграции существующих систем. В связи с неэффективностью, более чем 50% ожидали увеличение затрат на административное время, составление отчетов и согласование. И более чем четверть ожидают увеличение стоимости в связи с ошибками при расчете зарплаты или выплатами льгот.
2. Отсутствие сервисов для самообслуживания сотрудников
HR специалисты считают, что сервисы для сотрудников являются ценным инструментом, позволяющие сотрудникам управлять своей персональной информацией 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Согласно исследованию, примерно 60% респондентов сказали, что у них нет платформы с сервисами для самообслуживания сотрудников, которая может интегрироваться с несколькими системами, и позволяет работникам и менеджерам использовать ее без существенных проблем. Поскольку данные не переносятся автоматически, ручной ввод данных увеличивает вероятность ошибок и требует больших временных затрат из-за необходимости несколько раз вводить одни и те же данные. Это может привести к неудовольствию сотрудников. Кроме того, участие отдела управления персоналом в решении проблем отнимает время от стратегических задач.
3. Децентрализованное управление временем и задачами
В связи с использованием нескольких программ для управления временем и задачами, или использованием программ, не отвечающих требованиям к функциональности, HR специалисты часто вынуждены заниматься административной зарплатной деятельностью. Множество организаций не имеют ответственного за процессы управления временем и задачами, и результаты этого управления.
Также, не автоматизированные системы управления временем и задачами не могут предоставить такую функциональность, как контроль над работниками, календарное планирование, контроль производительности и взаимосвязь с организационными правилами, такими как оплата за переработки и мониторинг отпусков.
В исследовании, у системы управления временем и задачами была самая низкая оценка эффективности предоставления услуг среди всех исследованных областей.
Путь к интеграции
В отличие от сказанного выше, компании с централизованными функциями управления персоналом сообщали о более высоком удовлетворении и более низких ожиданиях будущих затрат, связанных с неэффективностью.
При передаче на аутсорсинг, гораздо меньшее количество работодателей ожидали в будущем необходимость модернизации программного обеспечения или доработки существующих систем под свои потребности. Без необходимости заниматься этим самостоятельно, у работодателей появляется больше времени и ресурсов для совершенствования внутренних процессов управления персоналом. Шесть из десяти опрошенных компаний, из тех, кто предпринял шаги для интеграции их HR систем, сообщили об экономии денег. И многие из тех, кто не говорил о деньгах, указывали существенное увеличение ценности из-за функциональных возможностей программы и лучшей организации данных. Поэтому, $104 экономии на каждого работника могут быть превращены в инвестиции для улучшения функциональности.
Использование централизованного подхода может привести к более высокой степени удовлетворения работников полным набором возможностей и инструментами для конечного пользователя, такими как сервисы для самообслуживания сотрудников и управление льготами в реальном времени.
Наконец, передача на аутсорсинг перекладывает ответственность на поставщика услуг. Когда используется HR BPO (Business Process Outsorcing, аутсорсинг бизнес процесса) решение, такое как ADP Comprehensive Outsourcing Services, поставщик предлагает полные отчеты и признает ответственность за любую ошибку. Организация также экономит ценное время без ручных или бумажных процессов, таких как регистрация данных, в результате чего они могут сфокусироваться на стратегических задачах.
В то время как не существует единого решения, которое бы удовлетворило всех, создание единой платформы для HR систем позволяет уделять больше времени бизнес стратегии, деньги могут быть инвестированы в улучшение производительности и ежедневные потери времени на согласование и подготовку отчетов могут быть уменьшены. В конце концов, интеграция нескольких программ от различных производителей улучшит производительность вашего подразделения и сделает управление персоналом стратегической функцией, помогающей достигнуть бизнес-целей.
Первая публикация: 2008-09-02