Базовое понимание функций Excel является обязательным требованием для многих должностей начального уровня. Чтобы продвинуться на работе и претендовать на более высокие должности, вы можете изучить более продвинутые навыки работы в Excel. Овладение этими навыками может помочь вам укрепить свое резюме и стать более эффективным и продуктивным на ежедневной основе.
В этой статье мы рассмотрим примеры продвинутых навыков в Excel, перечислим советы по улучшению навыков Excel и объясним, как подчеркнуть их на рабочем месте и при поиске работы.
Что такое продвинутые навыки в Excel?
Продвинутые навыки в Excel - это инструменты и возможности, используемые для анализа данных на более высоком уровне и манипулирования данными. Помимо базового ввода данных, продвинутые навыки Excel позволяют пользователям работать с данными в значимых формах, включая составление отчетов и презентаций. В частности, эти продвинутые навыки включают в себя более сложные формулы и форматирование, а также глубокие знания инструментов и функций Excel.
15 примеров продвинутых навыков в Excel
Использование продвинутых навыков Excel может помочь сотрудникам самых разных профессий анализировать сложные данные, чтобы помочь руководителям принимать бизнес-решения. Например, эти навыки могут помочь отделам маркетинга нацелиться на определенные демографические группы или помочь отделам продаж определить наиболее успешные продукты. Вот несколько примеров использования продвинутых навыков в Excel:
1. Power Query
Power Query - это инструмент, который позволяет пользователям подключаться к данным за пределами Excel, очищать их и манипулировать ими. Изучение этих инструментов поможет вам включать данные из различных источников в Excel и использовать другие инструменты Excel для работы с ними. Power Query является передовым благодаря объему данных, которые он позволяет анализировать. Это также требует от пользователей понимания источников данных за пределами Excel.
2. Условное форматирование
Условное форматирование предполагает выделение данных, которые соответствуют определенным, заданным критериям, с помощью подсветки или цвета фона. Например, пользователи могут выделять отрицательные числа или числа, превышающие определенный порог. Этот инструмент включает форматирование на основе ячеек и форматирование на основе условий.
3. Продвинутое составление диаграмм
Инструменты построения диаграмм Excel включают в себя широкие возможности форматирования и функций. Продвинутые пользователи обладают глубокими знаниями таких инструментов, как диаграммы в ячейках, интерактивные диаграммы и диаграммы с условным форматированием. Диаграммы могут помочь вам визуализировать данные, что может облегчить их обмен и представление.
4. Сводные таблицы (Pivot Tables)
Сводные таблицы извлекают соответствующие данные из большого листа или рабочей книги в таблицу меньшего размера. Вы также можете реорганизовать данные. Этот навык помогает пользователям работать с более управляемой таблицей данных, которая организована более продуманным образом для решения непосредственной задачи. Эти навыки могут позволить пользователям выполнять свою работу быстрее и эффективнее.
5. Мгновенное заполнение
Пользователи могут манипулировать данными в одной строке, а инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) создает аналогичные манипуляции с остальными данными. Этот навык экономит время пользователей на выполнение повторяющихся задач, особенно при работе с большими массивами данных.
Например, вы можете захотеть изменить список имен, чтобы включить в него Dr. перед каждым именем. Использование инструмента Мгновенное заполнение позволяет изменить первое имя, а затем программа добавит Dr. для всех оставшихся имен.
6. Фильтры
Фильтры показывают выбранные данные для работы пользователей, скрывая при этом остальную часть листа. Продвинутые пользователи могут использовать несколько фильтров для извлечения очень специфических данных, например, извлечь сотрудников, у которых дата приема на работу приходится на май и которые работают в юридическом отделе.
7. Счет если (COUNTIF)
В Excel можно использовать функцию COUNTIF, чтобы определить, сколько раз определенное слово или фраза встречается в выбранном наборе данных, например, название конкретного отдела или другой идентифицирующий признак. Продвинутые пользователи часто включают эту функцию вместо ручного подсчета соответствующей информации.
8. Сумма если (SUMIF)
Если COUNTIF можно использовать, чтобы узнать, как часто встречается та или иная запись в наборе качественных данных, то SUMIF поможет сложить ряд значений, соответствующих заданному набору критериев. Вы можете попросить Excel найти сумму всех значений, связанных с определенным словом или фразой, или все числа, больше или меньше определенного значения. Эксперты Excel могут использовать этот инструмент для интерпретации данных и нахождения итоговых значений без выполнения трудоемких ручных вычислений.
9. Спарклайны (Sparklines)
Sparklines отображает визуальное представление точек данных в виде линий или столбцов внутри одной ячейки. Этот продвинутый навык позволяет пользователям показать тенденции в небольшой выборке данных в рамках более крупной рабочей книги. Sparklines может быть полезен, когда вы хотите проанализировать изменения в данных с течением времени без создания диаграммы или графика.
10. Проверка данных
Инструменты проверки данных могут помочь опытным пользователям выявить и исправить ошибки в данных. Функции проверки данных включают:
- Проверка адреса электронной почты
- Интеграция выпадающего меню
- Уведомление о дублировании записей
- Проверка орфографии с помощью автокоррекции
11. Манипулирование данными
Манипулирование данными - это продвинутый навык, который вы можете использовать для синтеза данных и создания единообразия. Пользователи могут использовать множество сложных формул для изменения наборов данных. Примеры манипулирования данными:
- Объединение столбцов или извлечение данных в несколько столбцов
- Объединение двух списков в один
- Устранение дубликатов данных
12. Макросы
Пользователи Excel могут создать макрос в приложении VBA (visual basic application) для автоматизации повторяющейся задачи. Этот навык предполагает работу с функциями программирования Excel для записи определенных нажатий клавиш, которые составляют макрос. Вместо того чтобы повторно вводить или манипулировать одной и той же информацией, пользователи могут запустить макрос для повторения одной и той же функции по всему листу или рабочей книге.
13. IFERROR
IFERROR - это простая команда, которая поможет вам очистить ваши данные. Когда вы применяете его к ячейке или серии ячеек, все ячейки, содержащие коды ошибок, становятся пустыми. Это поможет вам представить более визуально привлекательный набор данных и поможет вам исправить неработающие значения, такие как #VALUE! или #REF!.
14. Получение внешних данных
Если вы понимаете, как эффективно использовать Excel, вы можете легко вносить внешние данные из других источников в свой рабочий лист Excel. Просто перейдите по ссылке Данные откройте вкладку на панели инструментов и нажмите Из Web.
Вы можете вставить ссылку на веб-сайт, содержащий ваши данные, и импортировать их в новый или существующий рабочий лист. Это может быть полезно для команд, которые хранят данные в нескольких различных базах данных, или для специалистов, которые проводят внешние исследования.
15. INDEX MATCH
INDEX MATCH - это формула, объединяющая функциональность формулы INDEX и формулы MATCH. Вместе эти формулы помогают найти данные, которые сопоставляются с другим набором данных, чтобы вы могли извлечь смысл из двух наборов.
Например, если один столбец в вашем рабочем листе содержит имена клиентов, другой - отрасль клиента, а третий - среднегодовые расходы каждого клиента, вы можете использовать INDEX MATCH, чтобы найти средние расходы для всех клиентов в строительной отрасли.
Как улучшить продвинутые навыки в Excel
Существует множество источников, которые помогут вам получить более глубокое понимание сложных функций Excel. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить свои навыки работы в Excel:
Используйте бесплатные онлайн-ресурсы
Чтобы освоить конкретные навыки, изучите статьи и видеоуроки. Эти инструменты могут быть полезны для изучения пошаговых процессов использования инструментов. Они также могут помочь вам понять практическое применение этих навыков.
Запишитесь на онлайн-курс или семинар
Прохождение онлайн-курса позволяет учиться дома и работать в удобном для вас темпе. Эти ресурсы также обычно предоставляют больше справочной информации по изучаемым навыкам, чем бесплатная статья или видео. Некоторые курсы могут привести к получению сертификата, который вы также можете добавить в свое резюме.
Пройдите очный курс
Вы можете найти курс Excel среднего и продвинутого уровня в общественном центре, муниципальном колледже, университете или публичной библиотеке в вашем регионе. Очное посещение курса обеспечивает обучение в режиме реального времени и обратную связь о ваших успехах. Вы также можете задать конкретные вопросы, связанные с вашим опытом и проблемами.
Практика
Найдите способы внедрить свои продвинутые навыки работы с Excel в свою жизнь вне работы. Например, вы можете стать добровольцем, чтобы составить бюджет или вести статистику для команды младшей лиги вашего ребенка. Практикуйтесь в использовании своих навыков для манипулирования, анализа и форматирования этих данных.
Расширенные навыки работы с Excel в работе
Применение передовых навыков Excel на рабочем месте помогает специалистам преобразовывать необработанные данные в четкую, пригодную для использования информацию о компании. Эта информация может быть использована для принятия решений на всех уровнях, от инвентаризации и подбора персонала до рекламных кампаний. Вот несколько практических способов использования передовых навыков Excel на рабочем месте:
-
Консолидация данных: Объединение больших наборов данных - распространенное требование для упорядочения информации. Например, розничный магазин может захотеть объединить список клиентов, пришедших лично, со списком онлайн-покупателей.
-
Выбор данных: Чтобы не отвлекаться и не допускать ошибок, используйте инструменты отбора данных, такие как фильтры и PivotTables, чтобы отображать только релевантные данные. Например, отдел продаж, работающий с электронной таблицей, содержащей все товары, может захотеть работать только с товарами стоимостью более 50 долларов или товарами из определенной категории, например, дрелями или книгами по самопомощи.
-
Контроль качества: Инструменты контроля качества, такие как функции проверки данных, помогают пользователям эффективно редактировать и проверять данные. Например, отдел маркетинга может использовать проверку данных для проверки адресов электронной почты в списке рассылки цифровых новостей или пользователи, которым приходится вводить много данных, могут создавать выпадающие меню, чтобы избежать опечаток.
-
Визуальные представления: Преобразование ваших данных в значимые представления помогает вам, вашим коллегам и руководителям понять и проанализировать соответствующую информацию. Выбор подходящего визуального инструмента и создание полезной диаграммы или графика позволяет получить единый снимок большого количества исходных данных.
Как подчеркнуть продвинутые навыки в Excel
Вот несколько способов подчеркнуть свои продвинутые навыки работы в Excel в процессе поиска работы:
Расширенные навыки работы с Excel для резюме
Будьте конкретны, когда перечисляете свои продвинутые навыки работы с Excel в резюме, используя такие фразы, как продвинутые знания Excel, включая ... или высокий уровень владения Excel, затем следует список конкретных навыков, таких как макросы, сводные таблицы, условное форматирование и расширенное построение диаграмм. Укажите любые курсы или тренинги, которые вы прошли, и сертификаты, которые вы имеете. Это показывает ваше стремление к профессиональному росту и развитию.
Расширенные навыки работы с Excel для сопроводительного письма
Ваше сопроводительное письмо дает вам больше возможностей рассказать о своем наборе навыков и продемонстрировать, как вы применяете эти возможности в своей работе для улучшения результатов бизнеса. Вы также можете обсудить любые проекты или достижения, связанные с вашими навыками работы в Excel, и объяснить, как они принесли пользу вашему работодателю.
Например, вы можете рассказать о том, как ваша компания использовала анализ данных или диаграммы в важной презентации, чтобы убедить клиента продлить контракт, что принесло организации дополнительные $100 тыс. в бизнесе.
Расширенные навыки Excel для собеседования при приеме на работу
Собеседование при приеме на работу дает больше времени для обсуждения ваших навыков работы с Excel и того, как вы можете использовать их в той роли, на которую претендуете. Вы можете использовать эту возможность, чтобы рассказать о том, что вам нравится в работе в Excel, например, решение проблем для определения наилучших способов отображения сложных данных. Вы также можете подробнее рассказать о полученных вами ранее признаниях и заметных проектах, в которых вам потребовалось знание Excel.
- indeed.com
Поделиться
