Описание изображения
Человек, окруженный исследовательскими материалами, сидит на диване у себя дома, изучая экран своего ноутбука.
Общение — основа любой работы. Умение выбрать правильный канал для передачи информации конкретным людям или группам помогает доносить мысли эффективнее. Грамотно подобранный инструмент коммуникации позволяет связаться с нужными адресатами именно тем способом, который лучше всего соответствует вашим целям.
В этой статье мы разберем, что такое средство коммуникации, почему оно важно, рассмотрим пять основных видов таких средств и дадим советы по выбору подходящего канала для ваших задач.
Что такое средство коммуникации?
Средство коммуникации — это система или канал, с помощью которого отправитель обращается к своей аудитории. Это инструмент, который использует говорящий или пишущий для передачи смысла, и он может включать в себя письменные, устные или невербальные элементы.
Средство коммуникации может быть как виртуальным, так и физическим. Оно может сочетать в себе несколько элементов или типов передачи информации и быть адресованным как одному человеку, так и группе. Одни каналы делают упор на прямой контакт, другие — более гибкие и оставляют аудитории пространство для самостоятельной интерпретации сообщения.
Почему важно выбрать правильный канал
От выбора средства коммуникации зависит, дойдет ли ваше сообщение до адресата и поймет ли он его суть. Когда вы используете подходящий канал, получатель с большей вероятностью прочитает, услышит или увидит ваше сообщение и верно истолкует его смысл.
Например, личная встреча гарантирует, что собеседник получит информацию и сможет сразу задать уточняющие вопросы. В то же время электронная почта лучше подойдет для несрочных вопросов или если вы работаете с человеком удаленно.
Типы средств коммуникации
Рассмотрим основные типы средств коммуникации и то, как их лучше использовать в рабочей среде:
1. Личное общение
Это один из самых распространенных способов взаимодействия в офисе. Он подразумевает прямой контакт двух или более людей, обычно в формате диалога. Сюда же относятся публичные выступления, например, доклад спикера перед профессиональной аудиторией на конференции.
При личном контакте для передачи информации используются и вербальные, и невербальные средства. Говорящий излагает мысль и подкрепляет ее жестами или мимикой, чтобы подчеркнуть смысл. Слушатели воспринимают информацию в реальном времени и могут мгновенно отреагировать, высказав свое мнение или задав вопрос.
Главное преимущество этого формата — оперативность. В диалоге участвуют все стороны, что позволяет обмениваться идеями на равных без долгого ожидания ответа.
Вживую гораздо проще считывать невербальные сигналы, чем при виртуальном общении. Легче заметить реакцию собеседника, когда вы находитесь с ним в одной комнате, а не на видеоконференции.
2. Дистанционное (виртуальное) общение
Дистанционное общение подразумевает использование технологий для связи с людьми, которые находятся в другом месте. Оно может быть письменным, устным или визуальным.
Самый частый пример на работе — электронная почта. Отправить письмо клиенту или коллеге — это быстрый способ связаться на расстоянии. Другие варианты: видеоконференции, телефонные звонки, сообщения в мессенджерах или корпоративные пейджеры.
Это отличный способ оставаться на связи с удаленными сотрудниками или филиалами. Такой формат часто менее формален, чем очная встреча, хотя видеозвонки могут использоваться и для серьезных переговоров вместо личного визита.
Например, работодатель может провести собеседование с кандидатом по видеосвязи, если очная встреча невозможна.
3. Письменная коммуникация
Несмотря на развитие технологий, бумажные носители все еще играют роль в офисе. Этот формат включает в себя написание записок, официальных писем и служебных меморандумов от руки. Письменное общение может быть как формальным, так и неформальным.
Например, стикер-напоминание на мониторе коллеги — это неформальный стиль. А вот рукописная открытка с благодарностью за помощь — более формальный и личный жест. Как и в случае с дистанционным общением, бумажная переписка лишена той оперативности, которая есть у живого разговора.
4. Коммуникация в социальных сетях
В рабочей среде соцсети чаще используются для общения с внешней аудиторией (клиентами), а не внутри коллектива. Компании применяют их для продвижения через рекламу и спецпредложения.
Социальные сети помогают привлечь внимание клиентов и позволяют комбинировать разные форматы: фото, видео, текст. Большинство платформ поддерживают как личные, так и групповые чаты.
Иногда соцсети используют и для внутренних задач. Например, команда может общаться в рабочем чате для решения быстрых вопросов.
Также компании используют профессиональные соцсети для поиска партнеров. Хотя сообщения здесь обычно менее формальны, это удобный способ охватить широкую аудиторию.
5. Невербальная коммуникация
Помимо слов, важную роль играют невербальные сигналы: тон голоса, жесты, поза. Понимание того, как эти элементы влияют на восприятие, помогает лучше доносить свои мысли.
Часто люди подают невербальные сигналы неосознанно. Однако если научиться их контролировать и считывать, можно значительно улучшить качество общения.
Поскольку невербальные сигналы зависят от мимики и жестов (например, улыбки), их сложно передать по телефону или в тексте. При таких видах связи нужно уделять особое внимание четкости формулировок, чтобы компенсировать отсутствие визуального контакта.
При живом общении всегда следите за языком тела — своим и собеседника. Это поможет сделать коммуникацию яснее и произвести нужное впечатление.
Как выбрать средство коммуникации: советы
При выборе канала связи стоит учитывать несколько факторов:
Срочность
Оцените, насколько быстро нужно доставить сообщение и получить ответ. Например, если вы пишете коллеге в нерабочее время, он с большей вероятностью ответит на звонок или сообщение в мессенджере, чем на письмо.
Письменные форматы всегда менее оперативны, чем разговор. На письмо могут ответить не сразу, тогда как в диалоге реакция следует почти мгновенно.
Формальность
Разные ситуации требуют разного уровня официальности. Электронные письма обычно нейтральны или полуофициальны, а письмо, написанное от руки, считается очень официальным форматом. Затраты времени на написание такого письма показывают особое внимание и уважение.
Для сравнения: сообщение в корпоративном мессенджере — это очень неформально. То же касается личных встреч: разговор на офисной кухне — неформальный, а назначенная встреча в переговорной — официальный процесс, требующий подготовки.
Цель
Определите, чего вы хотите добиться: проинформировать, убедить, дать инструкции или попросить о чем-то. В зависимости от задачи меняется и канал.
Например, чтобы обучить группу новичков, лучше подойдет очная презентация: так вы охватите всех сразу и сможете ответить на вопросы в режиме реального времени.
Отношения
Ваши отношения с адресатом влияют на выбор канала. То, как вы общаетесь с руководителем, отличается от общения с коллегами.
Поскольку у этих аудиторий разные ожидания, подстройка под их стиль поможет быть эффективнее. Вопрос руководителю лучше отправить в виде полуофициального письма, а с коллегой можно просто списаться в чате.
Доступность
Подумайте, насколько легко вашей аудитории получить сообщение через выбранный канал. Если в компании много удаленных сотрудников, личные встречи могут быть просто невозможны.
Если же команда сидит в одном кабинете, быстрее подойти к столу коллеги, чем писать письмо или назначать видеозвонок. Учет потребностей аудитории повышает шансы, что вас услышат.
Тип информации
Некоторые данные лучше воспринимаются в определенном формате. Если вы делитесь сложной аналитикой, визуальные материалы (графики, схемы) значительно упростят понимание.
Диаграммы помогают наглядно показать закономерности, поэтому для обсуждения цифр выбирайте каналы, поддерживающие визуальный контент.
Если информация может понадобиться в будущем, лучше зафиксировать ее письменно. Для таких случаев подойдут электронная почта или официальные памятки — это поможет задокументировать договоренности.
- indeed.com
Поделиться
