Объявления об организационных изменениях: руководство по эффективной коммуникации

Объявление об организационных изменениях играет ключевую роль в успешной коммуникации на рабочем месте. Эта краткая памятка поможет вам разобраться в тонкостях этого процесса и создать четкое и информативное сообщение. Научившись создавать и отправлять такие объявления, вы обретете ценный навык, который пригодится вам на протяжении всей карьеры.

Что такое объявление об организационных изменениях?

Это официальное сообщение, как правило, в письменном виде (печатном или цифровом), которое рассылается всем сотрудникам, а также другим заинтересованным лицам, чтобы проинформировать их о изменениях в компании. Часто используется внутренняя электронная почта для распространения такого сообщения.

Почему объявления об организационных изменениях так важны?

Объявления об организационных изменениях необходимы, чтобы сотрудники были в курсе новых процедур после изменений в структуре компании или ее деятельности. Эти изменения могут быть связаны с новыми сотрудниками, увольнениями, изменениями в обязанностях, а также переходом на новые процедуры работы.

Когда компании публикуют объявления об организационных изменениях?

Объявления об организационных изменениях публикуются в различных случаях:

• Прием нового сотрудника: Это стандартная практика, которая позволяет сообщить о новом сотруднике, его роли в компании и о том, с кем он будет работать.
• Увольнение сотрудника: Такие объявления помогают прояснить изменения в структуре команды и указать, кто будет выполнять обязанности уволившегося сотрудника.
• Корпоративная реструктуризация: Объявление помогает разобраться в перераспределении задач и обязанностей между отделами и сотрудниками.
• Внедрение новых процедур: Это позволяет сотрудникам и клиентам быть в курсе новых правил и процессов работы компании.
• Изменения в отделах: Перераспределение обязанностей, переназначение руководителей и другие изменения в структуре отдела требуют информирования сотрудников.
• Новое руководство: При смене руководства компании публикуют объявление как для сотрудников, так и для клиентов.
• Повышения: Это хорошая возможность объявить о продвижении сотрудника как внутри компании, так и внешним партнерам.
• Слияние компаний: Слияние или поглощение требует официального объявления об организационных изменениях для сотрудников, клиентов и СМИ.

Советы по написанию объявления об организационных изменениях:

• Учитывайте аудиторию: Содержание объявления зависит от того, кто его получает. Внутренняя электронная почта может быть эффективным инструментом для сообщения о изменениях, касающихся только сотрудников. Проверьте, что список получателей точен и включает всех заинтересованных лиц, в том числе клиентов, если изменения затрагивают их.
• Информируйте заинтересованные стороны заранее: Если изменения затрагивают отдел или конкретного сотрудника, проинформируйте их лично перед отправкой объявления. Это даст возможность обсудить изменения в частном порядке и подготовить сотрудников к общему объявлению.
• Обновите руководства по эксплуатации и списки контактов: Проверьте, что в руководствах и списках контактов компании отражены все изменения, о которых вы сообщаете.
• Просмотрите текст перед отправкой: Прежде чем публиковать объявление, обязательно проконсультируйтесь с отделом кадров, чтобы убедиться в соответствии с руководящими принципами компании. Также полезно просмотреть текст с несколькими внутренними партнерами для проверки полноты информации.
• Включите информацию о старых и новых процедурах: Например, при объявлении о повышении по службе, расскажите о предыдущей роли сотрудника, прежде чем сообщить о новой должности.
• Определите способ распространения: Выберите метод доставки сообщения и создайте график отправки.
• Опубликуйте на веб-сайте компании: Это позволит сделать информацию доступной широкой аудитории.
• Рассмотрите публикацию в СМИ: В некоторых случаях, например, при приеме на работу или повышении, публикация объявления в местных СМИ может быть полезна.

Примеры объявлений об организационных изменениях:

• Объявление о приеме на работу:

  Команда:

  Мы рады приветствовать Дженнифер Ли, которая приступит к работе в качестве руководителя отдела рекламы и маркетинга 1 июля. Дженнифер приходит к нам после 12 лет работы в General Computer Inc. в качестве директора по маркетингу, где успешно управляла рекламным бюджетом более $350 000. У нее степень бакалавра Университета Смита в области цифровой рекламы, и она станет ценным активом в нашем новом проекте по ребрендингу.

  Добро пожаловать в команду, Дженнифер!

  С уважением,

  Макс Уокер, президент отдела цифровых коммуникаций.

• Объявление об увольнении сотрудника:

  С сегодняшнего дня Майлз Митчелл больше не работает в General Computer Inc.

  Для получения информации об обслуживании клиентов связывайтесь с Самантой Бушнелл по адресу samantha@email.com. Саманта также будет вести ежедневные собрания команды и обсуждать все предстоящие проекты.