Ваша компания развивается стремительными темпами. Некоторые из ваших сотрудников работают вместе с вами с момента основания организации. Но к вам также присоединилось много новых людей, а некоторые из них до сих пор не могут понять, что есть такого особенного в вашем бизнесе. И вы, конечно же, хотите, чтобы они понимали, почему именно вы делаете то, что вы делаете. Но здесь вряд ли сработает стандартная коммуникация. Она также требует много времени. И что же делать в этом случае?
Большинство владельцев малого бизнеса поспешат исключить справочник сотрудника из списка возможных решений. «Бюрократическая ерунда», скажут многие, и они будут правы. Любой человек, который когда-либо работал в компании, знает, что содержание этого документа часто оказывается просто бессмысленным, хотя только для работника. Этот документ, как может многим показаться, создан адвокатами, чтобы защитить компанию. И если сотрудник обращается к такому справочнику, то точно не для поиска информации о миссии компании или целях бизнеса, а, скорее, чтобы узнать, сколько дней отпуска им полагается. Но опыт компании «Whole Foods Market», штаб- квартира которой расположена в Остине, демонстрирует, что справочник работника может играть важную роль в развитии организации.
В течение пяти лет «Whole Foods Market», которая управляет сетью магазинов, создала свой справочник сотрудника, который не похож ни на один из образцов от других предприятий. Этот документ не является перечнем запретов. Здесь вы можете найти подробное введение в бизнес – информация о том, куда пришел человек, что за этим стоит, и прежде всего, почему существует эта компания. Справочник также рассказывает об организации и, собственно, стиле ее работы. Он помогает работникам строить их карьеру, и объясняет, чего стоит ждать от коллег и руководителей. В этом документе также идет речь о правах работающих людей, благодаря чему они становятся менее уязвимыми. Справочник также дает советы о том, как инициировать внесение изменений в политику компании. «Это инструмент, с помощью которого мы хотим показать людям, как работает наш бизнес. Мы хотим, чтобы наша компания стала их компанией», говорит Джон Маккей, основатель и главный исполнительный директор «Whole Foods».
Еще в 1980 году, когда работал только один маркет «Whole Foods», Маккей не испытывал никакой необходимости в изложении этих положений в письменной форме. Действующие стандарты в то время просто обсуждались, а какие-либо проблемы или личные вопросы решались в индивидуальном порядке. Но когда в 1982 году был открыт второй магазин, Маккей решил соединить информацию о компании воедино, чтобы помочь новым сотрудникам адаптироваться в новой организации.
«Когда люди приходят в компанию, они, часто, не знают, чего ожидать», объясняет он. И он также считал, что с этой задачей не смогут справиться даже менеджеры, потому что они и сами будут новичками, поэтому, он решил создать справочник.
Маккей, который в свое время был студентом кафедры философии в Техасском университете, и не подозревал, что он начинал работу над чем-то необычным, по крайней мере, на первый взгляд. Он собрал уже существующие справочники из других компаний, надеясь, что они помогут ему в создании своего. Но не тут, то, было. Как вспоминает Маккей: «Они, казалось, с презрением относятся к своим сотрудника». Таким образом, после беседы с сотрудниками о том, какая информация должна быть в справочнике и как она должна быть изложена, спустя некоторое время, компания сумела создать свою собственную «энциклопедию» для работников.
Конечно, этот документ не является произведением искусства. Но его оригинальное содержание направлено на удовлетворение потребностей людей, которые работают в организации. В справочнике есть раздел, посвященный истории компании, а также ее планам по расширения. В этом документе обсуждается корпоративная философия – важность удовлетворения потребностей клиентов и обеспечения личностного роста членов команды.
Даже в изложении правил есть объяснение того, что стоит за ними, а это большая редкость для справочника сотрудника. Например, работникам компании не разрешается использовать парковку в личных целях. («Никогда не ставьте свою выгоду выше интересов клиентов».) Политики могут быть субъективными, как, например, с дресс-кодом, но в справочнике четко указана цель. («Мы все работаем на благо наших клиентов, и у нас нет ни малейшего желания шокировать их без надобности».) Здесь также перечислены различные виды вознаграждений для сотрудников, что, в свою очередь, свидетельствует об уважительном отношении к персоналу компании со стороны руководства. Вся информация в справочнике изложена на простом, доступном для понимания языке. Основатель компании говорит, что правовая защита, которую обеспечивает этот документ, является вторичной по отношению ко всему остальному.
В самой компании «Whole Foods» справочник рассматривается в очень выгодном свете даже среди ветеранов сотрудников. «Он служит хорошей отправной точкой для людей», говорит сотрудник одного из магазинов Патрис Салливан. «Этот справочник рассказывает о том, как все работает». Сотрудники даже проходят специальный тест, который проверяет их понимание основ бизнеса – эту практику придумали сами же работники компании.
В большинстве организаций после того, как издается справочник, он так больше и не пересматривается. Но в «Whole Foods» все обстоит иначе, когда появляется резонный повод для внесения поправок или корректив. Например, несколько лет назад менеджмент компании был обеспокоен количеством травм среди сотрудников и увеличением компенсации, которую они в результате получали. Так была инициирована программа по изучению правил по технике безопасности на рабочем месте, а в справочнике появились две страницы, посвященные ей. С тех пор количество несчастных случаев на производстве снизилось.
В справочнике также изложена информация о размере заработной платы, которую могут получать работники. Благодаря этому, как утверждает Маккей, люди реально могут оценить для себя, в каком направлении они хотят работать.
А вот некоторые из наиболее популярных изменений в справочнике были предложены самими сотрудниками. Например, в 1986 году несколько сотрудников просили создать дисконтную программу для работников компании, и, как результат, они получили скидку 20% на всю продукцию. Также в последнее издание справочника включены изменения в дресс-код – теперь сотрудникам разрешено носить шорты с карманами цвета хаки.
С того времени, как был написан первый справочник для работников в компании «Whole Foods», прошло много лет. Каждый год он переиздавался и сейчас в нем уже 70 страниц. «С его помощью мы можем дать людям представление о прошлом, настоящем и будущем нашей компании», говорит Маккей. «Мы так рассказываем людям о том, в какую игру мы играем».
Конечно же, справочник сотрудника – это не единственный инструмент, которым пользуются работники. Он является частью процесса коммуникации. Компания также организовывает регулярные собрания для сотрудников, чтобы они могли, например, поделиться своими достижениями. Стоит также отметить, что новички не зависят всецело от справочника, так как они проходят стажировку, где также получают всю необходимую информацию. Маккей объясняет, что его особый подход к справочнику для сотрудников, в котором описано, как все устроено, основан на вере в то, что чем лучше построена коммуникация внутри компании, тем более прибыльным будет сам бизнес.
Поскольку такой подход всецело зависит от высокой степени открытости и доверия между руководителями и подчиненными, его не могут применять все. В «Whole Foods», например, руководители должны быть готовы объяснить свои действия перед подчиненными.
«В нашей организации», говорит Маккей, «Это коллективный процесс. Мы стараемся достичь консенсуса. Если вы тратите свое время и энергию на то, чтобы объяснить сотрудникам «что, как и почему» устроено, то они будут относиться к рабочему процессу более серьезно – в этом и есть вся суть», говорит он.
Положения из справочника сотрудника
Создать справочник со списком запретов – задача несложная. Но если вы хотите получить от своих сотрудников более высокий уровень интереса и приверженности, то вам нужно сделать что-то большее. Основатель «Whole Foods» Джон Маккей утверждает, что справочник, который совмещает теорию и практику, может оказаться очень полезным как для новых сотрудников, так и для старожил. Вот несколько моментов, которые нужно иметь в виду:
1. Объясните миссию. Работники будут более заинтересованы в том, что вы пытаетесь достичь, если они будут понимать суть всего задуманного. «Справочник является отличным механизмом для достижения ваших целей», говорит Маккей. Например, компания «Whole Foods» изложила свою корпоративную философию и важность обслуживания клиентов на 10 страницах справочника для сотрудников.
2. Придерживайтесь основ. Вы не может все детально описать – и не стоит этого делать. В справочнике «Whole Foods» описаны основные моменты и даны ссылки на источники, где можно получить более детальную информацию.
3. Планируйте изменения. Даже лучшие из справочников должны меняться. В «Whole Foods» каждый год выходит новая версия этого документа, а сотрудники принимают активное участие в его обновлении. «Это должно быть коллективное решение», говорит Маккей. «Если люди не будут делать свой вклад, то справочник просто не буде им интересен».
Брюс Дж. Познер, inc.com
Перевод Татьяны Горбань
