Как выделить текст в Excel за 4 шага

Работа с электронными таблицами и сложными документами требует использования многих инструментов и функций Excel. Изучение меню и функций Excel может повысить вашу способность создавать качественные отчеты и работать эффективно. В этой статье мы обсудим использование инструмента выделения в Excel и приведем шаги, которые необходимо выполнить для двух различных методов выделения.

Зачем нужно выделять текст в Excel?

Вот несколько причин для выделения текста в Excel:

• Повышение удобочитаемости: Выделение фрагмента текста или данных в листе Excel может облегчить чтение. Электронные таблицы могут содержать большое количество информации и мешать сосредоточиться, но выделение наиболее важных областей может создать визуальную иерархию и повысить удобочитаемость.

• Организуйте данные в группы: Использование нескольких цветов и создание системы цветового кодирования позволяет использовать функцию выделения для организации данных в группы. Например, в отчете о бюджете можно использовать разные цвета для выделения расходов, сбережений, доходов и потерь.

• Подчеркните важную информацию: Если вы отправляете отчет заинтересованным лицам или сотрудникам, вы можете использовать функцию выделения, чтобы подчеркнуть информацию, которая наиболее актуальна для их нужд. Это позволяет им понять и легко выделить те части отчета, которые относятся непосредственно к их деятельности.

• Создайте визуально привлекательный отчет: Наличие цветов и выделенных разделов облегчает чтение документа, а также делает его визуально привлекательным. Представление отчета, имеющего четкий дизайн, структуру и стиль, привлекает внимание зрителей и показывает, что при создании документа были приложены значительные усилия.

Как выделить текст в Excel

Выполните следующие действия, чтобы выделить текст в Excel:

1. Выделить текст

Чтобы выделить текст в документе Excel, сначала найдите ячейку, содержащую текст. Дважды щелкните по ячейке, чтобы курсор появился в ячейке. Затем вы можете выделить текст, щелкнув и перетащив курсор на нужный текст.

2. Открыть меню выделения

После выбора текста над курсором появляется небольшое меню шрифта. Найдите это меню и цвет шрифта настройка. Рядом со значком цвета шрифта находится маленькая стрелка. Нажмите на маленькую стрелку, чтобы открыть меню выделения и просмотреть возможные варианты.

3. Выберите цвет выделения

Когда вы выбираете стрелку и входите в меню выделения, в выпадающем меню появляется палитра цветов. Наведите курсор на цвета для их предварительного просмотра на тексте. Когда вы найдете цвет, который хотите применить, нажмите на цветную ячейку, чтобы выделить текст выбранным цветом.

4. Снимите выделение с текста и ячейки

Выделив весь текст или ячейки, щелкните в любом другом месте листа. Щелчок в стороне от ячейки снимает выделение и возвращает вас к просмотру листа на главной странице.

Выделение текста на основе условий в Excel

Ниже описаны шаги по установке и выделению текста, удовлетворяющего условиям, в Excel:

1. Найдите Главная вкладка и выберите Стили

На верхней панели инструментов на странице Excel есть вкладка Главная . Когда ваш экран находится в Главная На вкладке есть раздел под названием Стили . Выберите Стили откройте вкладку, чтобы открыть выпадающее меню и просмотреть инструменты форматирования.

2. Откройте условное форматирование вкладка

Под Стили найдите вкладку с надписью Условное форматирование . Выберите эту вкладку курсором. Меню расширяется, чтобы показать другие опции и инструменты для форматирования или ввода условий.

3. Нажмите на Правила выделения ячеек

В этом раскрывающемся меню прокрутите и найдите Правила выделения ячеек и щелкните по нему. Появится всплывающее окно с подсказками для ввода правил и символов. Отсюда вы можете получить доступ к выпадающему меню с различными форматами критериев и вариантами выделения текста.

4. Ввод критериев

Во всплывающем окне для правил ячеек вы можете ввести критерии для выделяемого текста. Этими критериями могут быть сравнение данных, сравнение разных ячеек или текстового значения. Например, можно задать критерии для выделения всех ячеек или текста, содержащего слово сумма выбрав текст, который содержит условие и ввод слова сумма в текстовое поле и нажмите ОК.

Другие инструменты выделения в Excel и их использование

Вот некоторые другие способы использования инструмента выделения в Excel:

• Выделить ячейки: Помимо выделения отдельных фрагментов текста, инструменты Excel позволяют изменить цвет фона всей ячейки. Это заполнит всю ячейку выбранным цветом, чтобы сделать ячейку легко различимой или передать, что содержимое этой ячейки соответствует определенной категории.

• Настройка цветов выделения:** Когда открывается меню палитры цветов, внизу появляется опция с надписью пользовательский цвет и предоставляет вам возможность вводить значения цвета или выбирать из цветового колеса. Пользовательский цвет может быть полезен при попытке сделать визуально привлекательные отчеты или документы, соответствующие логотипу или дизайну компании.

• Ярлык выделения: Вы можете выделить текст, который вы хотите выделить, с помощью сочетания клавиш. Перейдите к началу нужного текста с помощью клавиш со стрелками, затем удерживайте клавишу shift и используйте стрелки для перемещения и выбора текста, который вы хотите выделить. Вы также можете использовать сочетание клавиш alt и двойной щелчок на h клавиша для открытия меню выделения.

• Расширенные функции выделения: Те, кто лучше знаком с excel и с созданием условных функций, могут создавать критерии выделения, которые используют булевы или операторы IF для поиска и выделения фрагментов информации. В Условное форматирование меню, пользователи могут выбрать Новое правило и реализовать функцию, которая сравнивает и выделяет данные в соответствии с критериями.