Как создать и использовать электронную таблицу для поиска работы (с примером)

Электронная таблица поиска работы поможет вам оставаться организованным во время поиска новых возможностей трудоустройства. Такая таблица поможет вам отслеживать вакансии, на которые вы подавали заявки и проходили собеседования, и своевременно связываться с потенциальными работодателями. Эти шаги могут повысить ваши шансы на получение работы. 

Что такое электронная таблица поиска работы?

Электронная таблица поиска работы - это документ, используемый для отслеживания заявок о приеме на работу и собеседований. Иногда ее называют таблицей отслеживания вакансий или таблицей поиска работы, но в зависимости от ваших потребностей она может содержать различные детали. Однако эти документы обычно включают следующую информацию:

• Соответствующие вакантные должности и связанные с ними компании

• Контакты для получения работы

• Даты, когда вы нашли объявления о вакансиях

• Крайние сроки подачи заявок

• Шаги, которые необходимо предпринять в процессе подачи заявления о приеме на работу

Преимущества использования электронной таблицы поиска работы

Использование электронной таблицы поиска работы принесет вам следующие преимущества:

• Экономия времени: Имея всю информацию о вакансии в одном месте, вам не придется тратить время на поиск ключевых деталей после подачи заявления.

• Повышение эффективности: Перечисляя все вакансии, на которые вы подавали заявления, электронные таблицы поиска работы снижают вероятность подачи заявления на одну и ту же работу дважды.

• Не отвлекайтесь: Электронная таблица поиска работы поможет вам легко увидеть статус каждой заявки и задачи, требующие выполнения. Использование одной таблицы поможет вам не сбиться с пути и снизить риск того, что вы забудете подать заявление или сообщить о последующих действиях после собеседования, например.

Как создать электронную таблицу для поиска работы

Создание эффективной электронной таблицы для поиска работы - это простой процесс, который заключается в выполнении следующих шагов:

1. Создайте новый документ электронной таблицы в предпочитаемой программе электронных таблиц

Откройте предпочитаемую программу электронных таблиц и создайте новый документ. Вы можете использовать любую программу электронных таблиц, которая вам нравится, но наиболее распространенными вариантами являются создание таблицы поиска работы в Microsoft Excel или Google Sheets. Использование программы электронных таблиц, с которой вы уже знакомы, может облегчить создание и использование электронной таблицы поиска работы.

2. Добавьте заголовки столбцов

Добавьте заголовки столбцов в верхнюю строку таблицы поиска работы в Excel или другой программе электронных таблиц. Эти заголовки должны описывать информацию, которую вы будете включать в каждое заявление о приеме на работу. Следующие заголовки полезны для вашей электронной таблицы поиска работы:

• Название должности

• Компания

• Контактное лицо по вакансии

• Дата поиска

• Крайний срок подачи заявки

• Дата подачи заявления

• Исследование первого собеседования

• Дата первого собеседования

• Благодарность за первое собеседование

• Дата первого последующего собеседования

• Исследование второго собеседования

• Дата второго собеседования

• Благодарность на втором собеседовании

• Дата второго последующего интервью

• Третье собеседование

• Дата третьего собеседования

• Благодарность за третье собеседование

• Дата отправки третьего письма

• Статус

• Заметки

Вы можете оставить некоторые из этих полей пустыми, например, когда компании проводят только одно собеседование. Тем не менее, наличие всех этих полей гарантирует, что у вас есть место для отслеживания большинства процессов подачи заявлений о приеме на работу.

3. Настройка электронной таблицы поиска работы

Настройте свою таблицу, добавив дополнительные поля для записи дополнительной информации о поиске работы, которая поможет в вашем конкретном поиске. Вы можете включить колонку для отслеживания того, какие материалы вам нужны для подачи заявления или где вы нашли работу. Вы также можете создать систему цветового кодирования, в которой разные цвета обозначают различные типы вакансий или вакансии в различных секторах экономики.

4. Сохраните электронную таблицу поиска работы

Как только вы будете довольны своей электронной таблицей поиска работы, сохраните ее, чтобы вы могли вспоминать о ней на протяжении всего поиска работы. Если у вас несколько устройств, загрузите свою электронную таблицу в облако, чтобы иметь доступ к ней и вносить изменения с различных стационарных и мобильных устройств.

Как использовать электронную таблицу для поиска работы

После того как вы создали электронную таблицу поиска работы, предпримите следующие шаги для ее эффективного использования. После выполнения каждого шага или получения корреспонденции о работе, обновляйте поле статуса, чтобы вы могли легко видеть, на каком этапе находится процесс.

1. Найдите соответствующие объявления о вакансиях и запишите их данные

Просмотрите веб-сайты по трудоустройству и страницы компаний в поисках соответствующих объявлений о работе. Когда вы видите интересную вакансию, обратите внимание на должность, работодателя, контактное лицо и его данные, текущую дату и крайний срок подачи заявки, если они указаны. Ссылка URL-адреса объявления о вакансии на название должности поможет вам легко найти объявление о работе, когда вы будете готовы подать заявку.

После добавления информации о новых вакансиях упорядочьте свои записи в том порядке, который кажется вам наиболее логичным. Вы можете расположить названия компаний в алфавитном порядке или перечислить вакансии в хронологическом порядке в соответствии с тем, когда вы подали заявление или когда наступила дата последующего собеседования. Соблюдение логического порядка поможет вам легко находить нужную информацию независимо от того, сколько записей вы пишете.

2. Подайте свои заявления и запишите даты подачи и подтверждающие материалы

Графа Крайний срок в вашей электронной таблице поможет вам вовремя подавать заявления. После подачи каждого заявления запишите дату и материалы, которые вы предоставили, в электронную таблицу поиска работы. Например, если в вашей заявке требуется сопроводительное письмо, резюме и рекомендательные письма, вы можете отметить каждый пункт как отправлено.

3. Отправляйте последующие электронные письма и отмечайте даты отправки

Отметьте даты подачи каждого заявления и укажите дату отправки последующего письма, если вы не получите ответа. Выберите дату через несколько недель после окончания приема заявок или, если крайний срок подачи заявки не был указан, через одну-две недели после подачи заявки. Отметьте дату отправки последующего письма в электронной таблице поиска работы.

4. Проведите исследование для интервью и отметьте, когда оно завершено

После того как вас пригласили на собеседование, укажите дату и время в ячейке под ячейкой первое собеседование колонка. Вы также можете написать, какие исследования вы провели о компании и что вы практиковали примерные вопросы для интервью в ячейке примечаний в этой строке. Или вы можете отвести отдельную колонку для каждого из этих шагов и, выполнив каждое задание, пометить их крестиком или галочкой.

5. Посещайте собеседования и делайте заметки

После завершения каждого собеседования отметьте свое посещение в электронной таблице поиска работы. Если интервьюер указал, когда вы должны получить от него ответ, укажите это в разделе примечаний в электронной таблице поиска работы. Сделайте дополнительные заметки о ваших впечатлениях от компании и собеседования, а также о том, каким будет следующий этап процесса найма.

6. Отправьте письмо с благодарностью и отметьте завершение

Выделите колонку для отправки благодарственного письма после каждого собеседования. Поскольку вы должны отправить это персонализированное письмо в течение 24 часов после интервью, отметьте эту дату в своем листе, чтобы убедиться, что вы отправили его вовремя. После отправки отметьте это в своей электронной таблице поиска работы.

7. Составление последующих писем

Так же, как вы делали это после отправки заявок, вам следует отправить повторные электронные письма после собеседования на вакантную должность, если вы не получили своевременного ответа. Отметьте в электронной таблице поиска работы даты, когда вы собираетесь отправить последующие электронные письма. Например, если интервьюер назвал вам день, когда вы должны ожидать ответа, вы можете включить в таблицу дату, которая наступает через один или два дня после этого. Если вам не назначили конкретную дату, вы можете выбрать дату через одну-две недели после даты собеседования, чтобы поставить ее в ячейку.

После того, как вы отправите последующее письмо, отметьте это поле крестиком, галочкой или словом Завершено , как только вы выполните это задание.

8. Делайте заметки по ходу процесса

Используйте поле для заметок в электронной таблице для любых комментариев о процессе или моментов, которые вы хотите запомнить. Вы можете сделать заметки о следующем:

• Когда вы ожидаете ответа от компании

• Любые вопросы о роли или компании

• Ваши впечатления о собеседовании или компании

• Что бы вы хотели сделать по-другому во время следующего собеседования, чтобы повысить шансы на успех

9. Повторяйте шаги по мере необходимости

Многие работодатели проводят несколько собеседований с кандидатами, прежде чем принять окончательное решение. Повторите шаги с четвертого по девятый столько раз, сколько потребуется, чтобы узнать, успешно ли прошло ваше заявление. Убедитесь, что вы выполнили все этапы по порядку, включая этап исследования. Постоянное исследование может освежить вашу память о компании и рассказать вам о последних изменениях в бизнесе.

Пример электронной таблицы поиска работы

Увидев, как кто-то другой заполняет таблицу поиска работы, вы сможете понять, как использовать этот организационный инструмент. В этом шаблоне электронной таблицы вакансий мы смоделировали шесть важных столбцов, которые помогут вам начать работу над собственной таблицей. Вы можете добавить дополнительные колонки, например, для контактов, чтобы отслеживать дополнительную информацию, которая поможет вам в поиске работы.