Служебные записки являются распространенным методом общения на многих рабочих местах. Когда вы хотите передать короткую, конкретную информацию группе людей в организации, в которой вы работаете, служебная записка может стать подходящей альтернативой организации встречи. Знание различных этапов и стратегий создания служебной записки может помочь вам более эффективно общаться с коллегами.
В этой статье мы объясним компоненты служебной записки и дадим руководство по созданию хорошо написанной служебной записки.
Что такое служебная записка?
Памятная записка или меморандум - это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса. Вы можете использовать служебные записки для объявления новой политики, напоминания сотрудникам о существующих правилах и в целом для информирования людей. Меморандум - это менее формальный документ, чем письмо, который можно использовать при общении с людьми за пределами организации.
Цели портфолио
Памятки носят информативный характер и содержат краткое, четкое и прямое сообщение. Хотя многие памятки имеют схожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:
-
Документирование политики компании
-
Информирование сотрудников о ситуации
-
Объяснение процедур
-
Инструктаж сотрудников по использованию нового оборудования
-
Информирование сотрудников об изменениях в компании
-
Объявление о смене роли или повышении по службе
Части служебной записки
Независимо от того, объявляют ли они о повышении по службе или вводят новую политику, все служебные записки состоят из одних и тех же основных частей. Меморандумы могут быть разной длины, но чаще всего они состоят из одной-двух страниц, чтобы помочь аудитории сосредоточиться и заинтересоваться сообщением. Памятка включает в себя каждое из перечисленного ниже:
1. Заголовок
Первым компонентом памятки является заголовок, представляющий собой список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части памятки. В заголовке указывается, кому адресовано сообщение и от кого оно, а также справочные данные, такие как дата, время или местонахождение. Включение заголовка в служебную записку помогает создавать точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения являются для них наиболее важными и когда изменения в компании вступили в силу.
2. Тематическая строка
Тема письма кратко излагает тему записки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая заметка посвящена только одной теме. Тема письма короткая и содержит основной обзор темы, а не полное объяснение. Если сотрудники могут обратиться к вашей записке позже, точная и простая тема письма поможет им сохранить организованность.
3. Декларация
Объявление - это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы рассказываете о цели заметки и представляете свою главную идею. Просто изложите информацию, которой вы делитесь с коллегами. Если есть какая-то важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.
4. Обсуждение
Дискуссионная часть служебной записки объясняет внесенные вами изменения, признает возможные проблемы и предоставляет дополнительные детали. В зависимости от цели вашей служебной записки, вы также можете использовать этот раздел, чтобы попросить об обратной связи или попросить коллег предпринять конкретное действие. В этом разделе следует сосредоточиться на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация была понятной.
5. Резюме (необязательно)
Некоторые записки включают резюме, которое связано с темой письма. Это поможет сотрудникам сразу понять, относится ли сообщение к ним, или поможет им организовать памятку в существующих файлах. В резюме можно также перечислить заключительные напоминания и поблагодарить сотрудников за их усердную работу и сотрудничество.
Как составить служебную записку
Создание хорошо написанной служебной записки, содержащей четкую информацию, может помочь сделать общение в месте, где вы работаете, более эффективным. Выполните следующие шаги для создания памятки:
1. Перечислите свою основную идею
Прежде чем написать служебную записку, убедитесь, что вы хорошо понимаете суть вашего сообщения, чтобы вы могли объяснить его другим. Перечислите основные моменты, которые вы хотите объяснить в своей служебной записке. Если у вас слишком много пунктов, которые необходимо передать, подумайте об использовании формата отчета или разделите ваше сообщение на несколько более конкретных записок.
2. Поймите свою аудиторию и тон
Продумайте цель вашей служебной записки по отношению к предполагаемой аудитории. Например, служебная записка, объявляющая о корпоративной вечеринке или ежегодных бонусах, может иметь более радостный и непринужденный тон, чем служебная записка, объявляющая о серьезных изменениях в политике компании. Сделайте так, чтобы коллеги могли легко понять ваш выбор слов и стиль письма.
3. Используйте шаблон
Вы можете использовать шаблон, который поможет вам использовать правильный формат для вашей служебной записки. Использование шаблона облегчает вашим коллегам задачу сразу же распознать ваше сообщение как служебную записку. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы передадите всю необходимую информацию.
4. Сокращайте абзацы
Пишите свои служебные записки краткими абзацами, чтобы их было легче читать. Как правило, абзацы в служебной записке состоят из двух-четырех предложений. По возможности используйте маркированные пункты и списки, чтобы подчеркнуть ключевую информацию.
5. Проверьте
Перед отправкой памятки перечитайте каждый раздел, чтобы убедиться в краткости изложения. Убедитесь, что вы адресовали свой заголовок правильным людям и что ваша тема соответствует сообщению. Неплохо также проверить наличие мелких ошибок, например, опечаток или грамматических ошибок.
6. Распространите памятку
Своевременно размещайте служебную записку, чтобы ваша организация была в курсе событий. Многие организации отправляют служебные записки по электронной почте и размещают их на видном месте, например, на доске объявлений. Сохраните копию памятки для своих файлов на случай, если вам понадобится обратиться к ней в дальнейшем.
Меморандум vs. email
Хотя многие организации распространяют служебные записки по каналам электронной почты, электронное письмо - это тип коммуникации, отличный от служебной записки. Основное отличие заключается в том, что служебная записка обычно рассчитана на большую аудиторию, чем электронное письмо. Например, целевой аудиторией служебной записки может быть целый отдел, филиал или компания.
Шаблон памятки
На вашем рабочем месте может использоваться определенный формат служебной записки, но большинство служебных записок, как правило, можно создать с помощью шаблона служебной записки. Вот один из примеров шаблона для базовой служебной записки:
Кому: Получатель(и) служебной записки
От: Лицо или группа, отправляющие служебную записку
Дата: Дата выпуска
Тема: Строка темы
[В первом абзаце памятки четко сформулируйте свою основную идею. Перечислите любую важную информацию, которая непосредственно касается получателя записки.]
[Ваш второй абзац развивает основную идею и делится дополнительными деталями. Резюмируйте все обсуждения по теме вашей служебной записки и попросите сотрудников высказать свое мнение, если это необходимо.]
[Вы можете включить необязательный третий абзац, подводящий итог служебной записки.]
[Заключение, например Искренне, С наилучшими пожеланиями или Спасибо ,]
[Ваше имя]
[Контактная информация, если применимо]
Приложения: [Перечислите все документы, на которые есть ссылки в служебной записке]
Пример служебной записки
Возможно, вам будет полезно ознакомиться со служебными записками, которые рассылали другие сотрудники организации, в которой вы работаете. Сопоставление тона и формата вашей служебной записки с другими, которые вы видели на рабочем месте, может помочь вашим коллегам понять ваше послание. Просмотрите следующие примеры служебных записок, чтобы сориентироваться в процессе написания:
Пример 1
Вот пример того, как использовать служебную записку для объявления о повышении:
Кому: Всем сотрудникам
От: Мико Томпкинс, директор по персоналу
Дата: Aug. 6, 2022
Тема: Джеймс Ндеба становится директором по бухгалтерскому учету
Начало в авг. 10, 2022, наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба переходит на должность директора по бухгалтерскому учету. Остальные члены бухгалтерской команды возьмут на себя все новые проекты во время этого перехода.
За три года работы в должности главного бухгалтера Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы с нетерпением ждем того влияния, которое он окажет на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть вопросы по этому переходу, не стесняйтесь связаться со мной по электронной почте.
Спасибо всем за помощь в том, чтобы сделать этот переход как можно более плавным. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с повышением.
С наилучшими пожеланиями,
Мико Томпкинс
Пример 2
Ниже приведен пример служебной записки, напоминающей сотрудникам о существующей политике компании:
Кому: Отдел продаж
От: Дж'ная Барроуз, руководитель отдела продаж
Дата: Сентябрь. 21, 2022
Тема: Процесс возмещения расходов
Поскольку у нас появилось несколько новых сотрудников, пожалуйста, ознакомьтесь с нашей политикой возмещения командировочных расходов. Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму Расходы на продажу и представить ее в бухгалтерию до последнего дня месяца. Расходы, представленные после установленной даты, не будут подлежать возмещению.
Благодарим вас за своевременное представление всех командировочных расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем финансировать все запланированные поездки. Вы можете зайти ко мне на работу или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.
Спасибо,
Дж'ная
Приложения: Форма расходов на продажу
- indeed.com
Поделиться
