Организация документа Excel различными и уникальными способами может позволить вам создать организованные и читабельные результаты проекта. Ввод или вставка абзацев в документ Excel может позволить вам организовать электронные таблицы, которые и охватывают, и отображают информацию должным образом. Изучение того, как создавать абзацы в Excel, поможет вам создавать эффективные и привлекательные проекты. В этой статье мы обсудим назначение разрывов абзацев в Excel, объясним, как они используются, и приведем шаги, которые покажут вам, как создавать абзацы в Excel.
Какова цель разрыва абзаца?
Цель разрыва абзаца - закончить абзац и начать новый. Хотя вы можете лаконично написать всю информацию абзаца в одной ячейке, создание абзацев, которые перемещаются и разрываются за пределами ячеек, может помочь отобразить вашу информацию в организованном, читабельном виде. По умолчанию текст, который вы набираете в ячейке, если в ячейке справа от вашего содержимого ничего нет, продолжается по прямой линии справа от ячейки. Использование разрывов абзацев позволяет сохранить содержимое в ячейке и представить информацию в полном объеме для зрителя документа.
Как используются абзацы и переносы строк в Excel?
Абзацы и переносы строк в Excel помогают сохранить информацию читабельной, поскольку все слова отображаются без необходимости ввода пользователем. Хотя сворачивание текста в отдельные ячейки может способствовать большей организации информации, четкое отображение текста может быть полезно для диаграмм и презентаций. Например, если вы используете документ Excel для организации профилей компаний, создание абзацев и переносов строк для каждого описания может не потребоваться.
Если вы используете документ Excel для создания графика для презентации, то отображение информации в ячейках полностью в формате абзаца может быть более приемлемым для передачи их содержимого. Форматирование абзацев с помощью переносов строк позволяет отображать любой объем информации, не ограничиваясь рамками ячеек, что делает его более оптимальным для графиков или диаграмм, поясняющих информацию.
Как создать абзац в Excel
Если вы хотите создать абзацы в Excel, выполните следующие действия:
1. Выберите ячейку ввода
Чтобы поместить абзац в формат отображения в документе Excel, сначала выберите ячейку ввода. Это ячейка, в которой остается ваш абзац, даже если он охватывает несколько предложений. Если следующая справа ячейка не занята, ввод текста в этой ячейке обычно приводит к появлению текстовой строки, которая продолжается вправо до бесконечности. Прежде чем вводить текст, воспользуйтесь индикаторами верхних ячеек (в виде букв алфавита), чтобы растянуть свободное пространство ячейки. Растягивание этого пространства дает вам больше места для каждой строки текста и может помочь вашему входящему абзацу выглядеть хорошо отформатированным и читаемым.
2. Введите информацию
Начните вводить информацию в выбранную ячейку. Ввод информации с разрывами абзацев работает иначе, чем вставка информации в Excel. Для информации, которую вы вводите непосредственно в электронную таблицу, последний шаг, необходимый для организованного абзаца, выполняется после того, как вы дойдете до конца ячейки. Если вы используете маркированные точки или любой другой формат, отличный от строго абзацного, следующий шаг происходит в конце вашего первого предложения.
3. Используйте клавишу Alt для ввода информации
Не доходя до конца ячейки, в конце предложения одновременно нажмите левую клавишу Alt+ и клавишу Enter. После этого Excel создает разрыв абзаца для вашей работы внутри ячейки. Он не может распространить вашу работу на другую ячейку или передать какую-либо информацию через другие ячейки. Если вы хотите добавить больше разрывов абзацев, например, для списка маркированных пунктов, продолжайте нажимать левый Alt+ и Enter для каждого разрыва абзаца.
Как копировать и вставлять абзацы в Excel
Если вы хотите вставить абзац в документ Excel, сохранив при этом разрывы абзацев, выполните следующие действия:
1. Подготовьте текст
Чтобы вставить информацию из другого документа в Excel, начните со сбора текста. Чтобы подготовить текст к форматированию в Excel, сначала вставьте его в Word. Вставка текста в Word сначала позволяет Word отформатировать текст в соответствии с текущими настройками шрифта и размера шрифта в документе, а не с настройками на исходном сайте. Поскольку Excel и Word используют одинаковое форматирование шрифтов и размеров, вставка текста в Word поможет вам упорядочить информацию и интервалы, прежде чем вставлять его в Excel.
2. Дважды щелкните по ячейке
После того как вы расположили абзац и скопировали его в буфер обмена, откройте Excel. В отличие от ввода текста в Excel, вместо однократного щелчка по текстовой ячейке дважды быстро щелкните по ячейке. Это подготавливает ячейку к форматированию абзаца перед вводом текста. В отличие от ввода текста, вам не нужно увеличивать длину ячеек в Excel, чтобы компенсировать длину абзаца. Когда вы вставляете свой текст внутрь, ячейка автоматически подстраивается под весь текст абзаца.
3. Вставка информации
При вставке информации из другого источника после двойного щелчка по ячейке, нажатие клавиши Enter заставляет Word вставить информацию в единственную ячейку, которая расширяется вниз настолько, насколько того требуют абзацные отступы. Excel не расширяет текст вправо за пределы ячейки, а делает отступ с каждого конца столько раз, сколько требуется тексту.
Советы по вставке абзацев из внешних программ в Excel
При вставке абзацев из других программ в Excel учитывайте некоторые из следующих советов, которые помогут улучшить читаемость листа:
Используйте пробелы для предотвращения переполнения ячеек
Чтобы избежать ввода информации поверх соседних правых ячеек, по возможности добавьте пробелы в каждую белую ячейку рядом с вашей информацией. Если у вас есть какая-либо информация в соседних ячейках, перемещение диаграмм или данных электронной таблицы на одну строку может помочь улучшить читаемость, предоставив линию белого пространства между ячейками.
Определите инструменты панели инструментов, которые помогут вам выровнять текст
При форматировании текста после вставки верхняя панель инструментов может быть очень полезна для изменения расположения и интервалов между абзацами. На верхней панели инструментов Excel можно использовать кнопки Выравнивание или Выравнивание влево и вправо, чтобы расположить выделенные ячейки в виде шаблонов форматирования. Это может помочь для длинных абзацев, которые могут выглядеть более привлекательно, если начинать их слева, а не посередине, или для заголовков, которые могут выглядеть лучше по центру, а не слева или справа.
Размещайте абзац в нескольких ячейках
Если ваши абзацы слишком длинные, чтобы поместить их в одну ячейку, воспользуйтесь инструментами панели инструментов, чтобы расположить их в нескольких ячейках. На вкладке Главная , нажав на опцию Заполнить при выделении ячейки, можно получить несколько вариантов форматирования информации в нескольких ячейках. Чтобы расположить информацию в нескольких ячейках, нажмите кнопку Обосновать . После этого Excel упорядочивает информацию для каждого отступа текста вниз.
Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с Indeed.
- indeed.com
Поделиться
