Знание того, как написать и отправить электронное письмо с вложением, может повысить вашу продуктивность за счет улучшения общения с другими людьми. Электронные письма с вложенными файлами - ценный инструмент коммуникации, но они требуют знаний и этикета.
В этой статье мы обсудим, что такое вложение в электронное письмо, как написать письмо с вложением, советы по написанию писем с вложениями и примеры, которые можно использовать в качестве руководства.
Что такое вложение в электронное письмо?
Вложение электронной почты - это файл, который прикрепляется к электронному письму. Его назначение обычно состоит в том, чтобы повысить ценность или выгоду, которую письмо предлагает читателю, предоставляя дополнительный контент, который вы не можете выразить в тексте письма. Вложение может иметь различные форматы и размеры, наиболее типичными вложениями являются:
-
Большие текстовые файлы
-
Различные типы документов, такие как PDF-файлы и документы Microsoft Word
-
Электронные таблицы
-
Отсканированные файлы
-
Формы
-
Фотографии
-
Видео
Как написать письмо с вложением
При составлении и отправке электронного письма с вложением учитывайте эти пять шагов:
1. Определите, какие файлы вы хотите отправить
Прежде чем писать письмо, вы должны точно знать, какой файл вы собираетесь отправить и где он находится на жестком диске вашего устройства или на диске памяти. Знать, какой файл или файлы вы собираетесь отправить, важно, потому что их нужно упомянуть в тексте письма, а знание их местонахождения поможет вам быстро найти и прикрепить их перед отправкой письма.
Формат файла PDF является наиболее рекомендуемым для обмена профессиональными документами, такими как резюме и сопроводительные письма. Для изображений и фотографий наиболее часто используются форматы JPEG и PNG.
2. Напишите тему письма
Следующий шаг - составление темы письма. Поскольку многие потенциальные получатели склонны игнорировать письма с вложениями, если они не знают, что это за вложенные файлы, тема письма должна отражать тот факт, что оно содержит один или несколько вложенных файлов, и предоставлять информацию о том, что это за файлы.
3. Составление тела письма
Если прикрепленные файлы - единственная причина, по которой вам нужно отправить сообщение, тело письма может быть просто кратким описанием прикрепленных файлов. Если прикрепленные файлы являются лишь частью того, что должно быть передано в письме, их необходимо упомянуть в тексте письма, в идеале - в коротком предложении, уточняющем, что это за файлы. Отправлять письмо с вложениями и без текста не рекомендуется, так как получатель или его почтовый провайдер могут спутать его со спамом.
4. Прикрепить файлы
После составления письма последним шагом перед отправкой будет прикрепление необходимого файла или файлов. Однако этот шаг может произойти в любой момент в процессе составления и отправки письма. Многие отправители предпочитают прикреплять файлы перед написанием письма, так как это исключает риск забыть прикрепить их.
В Gmail вы можете прикрепить файлы, перетащив их в тело письма или нажав кнопку Прикрепить файлы в нижней части окна составления письма, выбрав файлы, которые вы хотите загрузить, и нажав Открыть . Вы можете выполнить аналогичные действия для других программ электронной почты.
5. Просмотрите и отправьте письмо
После того, как тема и тело письма написаны, а файлы прикреплены, вы можете сделать быструю вычитку и отправить письмо получателю.
Советы по написанию электронных писем с вложениями
Примите во внимание эти советы, которые помогут вам написать и отправить электронное письмо с вложенными файлами:
Как упомянуть вложение в теле письма
Как и в большинстве других форм коммуникации, при общении по электронной почте необходимо следовать некоторым правилам и рекомендациям. Когда речь идет о вложениях в электронную почту, рекомендуется упоминать вложенный файл где-нибудь в тексте письма перед отправкой, как в официальных, так и в неофициальных ситуациях. Вот несколько примеров того, как упоминать вложения в электронных письмах:
-
Я прикрепил свое резюме здесь.
-
Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемым отчетом о бюджете.
-
Вот файл PDF, о котором вы просили.
-
Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой разбивкой расходов.
-
Вы найдете вложение ниже.
-
Запрашиваемый документ прикреплен к этому письму.
-
Дайте мне знать, если у вас есть вопросы о вложении.
-
Я связал фотографии в этом письме.
-
Прилагается информация, о которой вы просили.
-
Прилагаемая папка содержит необходимую информацию.
Хотя обычно легко распознать письмо с вложениями, поскольку оно сопровождается дополнительным значком рядом с темой письма, указывающим на наличие вложения, некоторые получатели не открывают письма с вложениями, если точно не знают, что это такое и откуда они взялись. Обычно это делается для того, чтобы не подвергать себя опасности получить потенциально вредоносное вложение, например, компьютерный вирус, который может поразить устройство или другие файлы.
Убедитесь, что вложение имеет соответствующий формат файла
Вы должны убедиться, что получатель может получить доступ к файлам, которые вы собираетесь отправить. Если вы отправляете текстовые файлы, электронные таблицы, отсканированные документы, фотографии или любые другие типы файлов, важно использовать общий формат файла, чтобы увеличить вероятность того, что получатель сможет открыть вложение.
Общие форматы файлов, которые лучше всего подходят для вложений в электронную почту, включают:
-
Фотография: JPEG или JPG, GIF, PNG
-
Документ: PDF, DOC или DOCX, HTML или HTM, XLS или XLSX, TXT
-
Видео: MP4, MOV, WMV
-
Презентация: PPT или PPTX
-
Аудио: M4A, MP3, WAV
Постарайтесь ограничить размер прикрепленного файла
Большинство серверов электронной почты имеют ограничение на размер вложений из-за проблем безопасности, поэтому рекомендуется максимально ограничить размер вложенных файлов. Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от характера файлов. Большинство файлов станут значительно меньше, если вы воспользуетесь программой сжатия для преобразования их в zip-файлы. Вы также можете изменить размер фотографий с неоправданно высоким разрешением, чтобы значительно уменьшить их размер, и сжать несколько текстовых файлов в один PDF-файл.
Ниже приведены максимальные размеры файлов вложений для распространенных почтовых служб:
-
AOL: 25 МБ
-
Apple Mail: 20 МБ
-
Google: 25 МБ
-
Hotmail: 10 МБ
-
Outlook: 20 МБ
-
Yahoo: 25 МБ
Вместо этого отправьте ссылку
Когда вы отправляете профессиональные электронные письма, подумайте о том, чтобы включить ссылку, содержащую информацию, которую вы собираетесь прикрепить, вместо того, чтобы прикреплять фактические файлы. В зависимости от ситуации, это может быть ссылка на ваше резюме, ссылка на фотографии или текстовые файлы, которые вы собираетесь отправить, или просто ссылка на место, куда вы ранее загрузили файлы. Это может облегчить и сделать более безопасным для получателя доступ к информации.
Избегайте отправки множества несвязанных файлов в одном электронном письме
Рассмотрите возможность отправки нескольких электронных писем одному и тому же получателю, если вы хотите отправить ему множество различных файлов, не имеющих отношения друг к другу. Таким образом, вы сможете избежать путаницы, используя тему и тело каждого письма для описания соответствующего вложенного файла, и получателю будет легче найти то, что ему нужно, позже.
Примеры электронных писем с вложениями
Вот два примера того, как написать электронное письмо с вложением:
Пример 1: Ответ на деловой запрос с вложением в формате PDF
Тема письма: Обновление информации о поставках медицинских товаров с прикрепленным файлом PDF
Уважаемый доктор. Мэтьюс,
В ответ на ваш запрос относительно следующей партии медицинских принадлежностей, которая поступит в Главный госпиталь Святого Франциска в январе 2021 года, прилагаем наименование и количество каждой партии в формате PDF.
Спасибо за ваш запрос, и не стесняйтесь написать нам, если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно отправки или любого другого вопроса, с которым мы можем вам помочь.
Искренне,
Майкл Гилмур
Johnson Medical
Пример 2: Фотоприложение
Тема письма: Фотографии из нашей поездки в Большой каньон
Дорогая Кэсси,
К этому письму я приложил 10 лучших фотографий из нашей поездки в Гранд-Каньон. Я вышлю вам еще несколько примеров, как только получу их от Харрисона.
Надеюсь, они вам понравятся, и я с нетерпением жду нашего следующего приключения!
Любовь,
Grady
Пример 3: Заявление о приеме на работу с вложением резюме
Тема письма: Тара Санчес Резюме: Инженер-программист
Привет, Гретхен,
Я наткнулся на объявление о вашей вакансии инженера-программиста на сайте Indeed.com - кажется, что это отличная возможность! Я прикрепил здесь свое резюме и сопроводительное письмо и буду рад, если меня рассмотрят на эту должность.
Пожалуйста, дайте мне знать, если есть дополнительная информация, которую я могу отправить вам и вашей команде. Я продолжу работу, если не получу ответа в течение недели.
Спасибо за ваше время,
Тара Санчес
123-456-7890
t.sanchez@email.com
- indeed.com
Поделиться
