Как написать официальное электронное письмо (формат, шаблон и примеры)

Во многих профессиональных ситуациях важно использовать официальные электронные письма при общении с клиентами, коллегами или руководством. Формальное электронное письмо передает профессиональный подход и показывает, что вы уважаете время получателя. Понимание того, как составить официальное письмо, является жизненно важным профессиональным навыком.

В этой статье мы обсудим, как написать официальное электронное письмо, когда это следует делать, и рассмотрим образцы уместно формальных электронных сообщений.

Что такое формальное электронное письмо?

Официальное письмо обычно отправляется человеку, которого вы плохо знаете, или кому-то из начальства. Это вежливое и профессиональное общение, ориентированное на конечный результат и прямое изложение. Формальные электронные письма имеют четкую структуру, что снижает вероятность недопонимания и искажения информации. Они пишутся полными предложениями без сокращений, сленга, смайликов и неформальных терминов.

Когда следует писать официальное письмо?

Общие причины для написания официального письма включают:

• Первый контакт: Каждый раз, когда вы впервые обращаетесь к кому-либо в профессиональной среде, используйте официальное электронное письмо.

• Профессиональные отношения: Если только у вас не сложились отношения с клиентом, коллегой или сослуживцем, в которых вам удобно быть менее профессиональным, придерживайтесь стандартов официальной электронной почты для большинства рабочих сообщений.

• Продажные предложения: Формальное электронное письмо - лучший способ представить предложение о продаже даже существующему клиенту. Предположите, что клиент занят и ему будет полезен прямой подход.

• Запрос о работе: При приеме на работу официальное письмо показывает, что вы умеете профессионально себя подать и уважаете время получателя.

• Извинения: Иногда в вашей профессиональной деятельности может возникнуть необходимость отправить электронное письмо с извинениями. Обращайтесь с ними с уважением, используя формальный формат электронного письма.

• Увольнение: В любом случае, когда происходит смена места работы, лучше всего обсудить это в официальном электронном письме. Письма об отставке и увольнении должны быть официальными.

Каков формат формального электронного письма?

Формальное электронное письмо похоже на формальное письмо и использует ту же структуру, приветствие и подпись. Существует пять элементов, которые необходимо учитывать при написании официального электронного письма:

1. Тема

Тема письма - это то, что читатель видит в своем почтовом ящике. Оно должно быть коротким и простым для понимания. Старайтесь использовать не более семи слов для краткого изложения цели письма. Примеры включают:

• Просьба об отпуске

• Перерыв в обслуживании

• Запрос на встречу

• Жалоба клиента

• Выдающееся представление

2. Приветствие

Выберите профессиональное приветствие, которое также называется приветствием, чтобы начать с сильного впечатления. Используйте профессиональное имя или должность получателя, если вы его не знаете. Не принимайте предпочитаемые ими местоимения, например, господин., Миссис. или г-жа. Сильные варианты включают:

• Уважаемый [должность и имя]

• Приветствие!

• Кого это может касаться

3. Вступительные строки и тело

Не существует стандартного открытия формального письма, поэтому вам придется решить, что подходит для данного сообщения и его контекста. Если вы не знаете собеседника, вежливо представиться во вступительной строке.

В основной части официального письма обычно объясняется цель письма. С уважением относитесь к времени получателя, поэтому излагайте суть письма как можно более прямо и кратко. По возможности включайте всего один или два коротких абзаца.

Если вы обращаетесь к новому контакту с предложением, требующим более подробной информации, включите его в качестве приложения или предложите обратиться к вам с дополнительной информацией, если получатель заинтересован в этом.

4. Закрытие

Как и в случае с обращением, вы должны включить формальное завершение письма. Поскольку закрытие - это последнее, на что смотрит получатель, вы хотите, чтобы оно оставило неизгладимое впечатление. Варианты включают:

• Спасибо за Ваше [время, помощь и т.д.],

• Искренне,

• С уважением,

• С наилучшими пожеланиями,

• С благодарностью,

• С уважением,,

5. Подпись

Подписать своим именем и профессиональным званием. Если у вас есть учетная запись электронной почты с предустановленной подписью, убедитесь, что содержащаяся в ней информация имеет профессиональный тон. Включите подробную информацию, например, адрес электронной почты и номер телефона, чтобы получатель мог ответить вам. Вот пример:

Рейган Смайт
ABC Доставка
123-456-7890
abcdeliveries.com

Шаблон формального электронного письма

Вот шаблон основного официального электронного письма, который поможет вам сориентироваться:

Тема: [Краткое изложение содержания письма]

Приветствую [имя получателя или его профессиональное звание],

Меня зовут [ваше имя], и я [пояснение, в каком качестве вы к ним обращаетесь.]

[Краткое описание причины, по которой вы отправляете письмо, по возможности ограничьтесь одним или двумя короткими абзацами.]

Спасибо, что уделили нам время,
[Ваше имя]
[Ваша профессиональная контактная информация]

Скачать шаблон формального электронного письма

Примеры официальных электронных писем

Вот несколько примеров официальных электронных писем:

Предложение по продаже

Тема: Высококачественное оборудование для боевых искусств

Приветствую, миссис. Маршалл,

Меня зовут Уильям Гордон, я работаю продавцом-консультантом в компании Action Martial Arts. Мы являемся ведущим на северо-востоке поставщиком матов для боевых искусств и тренировочного оборудования.

Мы готовимся к выпуску новой линии гис для боевых искусств, которые достаточно легкие, чтобы тренироваться летом, но достаточно прочные, чтобы выдерживать интенсивные тренировки. Мы заинтересованы в сотрудничестве с местными спортивными залами в создании фирменной экипировки для учеников, и я хотел бы поговорить с вами о том, чтобы вам прислали пробную ги, а также несколько образцов наших ковриков и одежды для грэпплинга.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы хотите получить дополнительную информацию.

Спасибо,
Уильям Гордон
555-123-4567

Электронное сообщение об отсутствии товара на складе

Тема: Бежевые абажуры отсутствуют на складе

Уважаемые постоянные клиенты,

Мы с сожалением сообщаем вам, что наши высококачественные бежевые абажуры в настоящее время отсутствуют на складе во всех трех наших магазинах в Таллахасси.

Мы ожидаем получить не менее 250 абажуров до 12 часов дня.m. Пятница, 10 апреля. Если вы хотите зарезервировать один из них для получения в указанную дату или после нее, пожалуйста, свяжитесь с нашим менеджером по продажам Ребеккой Нибла по телефону 850-555-5555. Спасибо за понимание, и мы надеемся скоро увидеть вас в магазине Абажуры и многое другое !

Искренне,

Терри и Ана Лу
Владельцы, абажуры и многое другое
850-555-5555

Электронная почта

Тема: Подтверждение встречи по маркетингу

Здравствуйте команда маркетологов компании Big Ideas Inc.,

Это письмо подтверждает, что все специалисты по маркетингу нашей компании планируют встретиться в следующий четверг во второй половине дня. Ниже приведены подробности:

Дата: 15 июля 2021 года

Время: 1 р.m. EST

Место встречи: По видеочату. Нажмите на календарь вашей компании для получения ссылки.

Пожалуйста, принесите на встречу ваши ключевые показатели эффективности за последний квартал. Не стесняйтесь связаться со мной, если у вас есть вопросы до встречи.

Искренне,

Марк У. Hammond
Директор по маркетингу
mwhammond@bigideas.com
555-555-5555

Подтверждение заказа через Интернет

Тема: Подтверждение онлайн-заказа

Здравствуйте, Стефани,

Мы пишем, чтобы подтвердить вашу покупку тренажера Supercharged Exercise Bike в нашей компании Fit for Life. Номер подтверждения вашего заказа: DKFUE248791.

Мы ожидаем, что ваш заказ будет отправлен в течение двух рабочих дней. Мы отправим вам еще одно письмо с номером отслеживания, как только ваш заказ будет отправлен.

Благодарим вас за то, что вы являетесь постоянным клиентом компании Fit for Life! Если у вас возникли какие-либо проблемы с заказом, пожалуйста, свяжитесь с нашей службой поддержки клиентов по электронной почте или телефону, указанному ниже.

С наилучшими пожеланиями,
Группа поддержки клиентов Fit for Life
support@fitforlife.com

123-456-7890

Запрос по электронной почте

Тема: Запрос на отгул с 10-15 июня

Уважаемый мистер. Sharp,

Я прошу предоставить мне отпуск с 10 июня по 15 июня 2021 года. Я уже связался с членами моей команды по поводу моего отсутствия в течение этого времени. Пожалуйста, свяжитесь с нами по любым вопросам, касающимся моего отпуска. Спасибо, что уделили время на рассмотрение этого письма.

Искренне,
Фред Ковальски
Младший техник по кодированию

Деловое электронное письмо с вложением

Тема: Обновление о поставке с прикрепленным PDF

Уважаемый доктор. Мэтьюс,

В ответ на ваш запрос относительно следующей партии медицинских принадлежностей, которая поступит в Больницу Святого Франциска в январе 2023 года, я приложил название и количество каждой партии в формате PDF.

Спасибо за ваш запрос, и не стесняйтесь написать нам, если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно груза или любого другого вопроса, с которым мы можем вам помочь.

Искренне,
Майкл Гилмур
Джонсон Медикал

Советы по оформлению официального электронного письма

Ниже приведены некоторые рекомендации, которые помогут вам создать эффективное официальное письмо:

• Адрес отправителя: Каждый раз, когда вы отправляете официальное письмо, используйте профессионально звучащий адрес электронной почты. Ограничьте свой адрес электронной почты полным именем, инициалами и цифрами или их сочетанием. Примеры malcom.brown@email.com, m.brown@email.com и m.brown22@email.com.

• Шрифт: Чтобы ваше письмо легко читалось и имело профессиональный вид, используйте шрифт Arial, Times New Roman или Calibri. Используйте только черный цвет шрифта и выбирайте размер шрифта 12 или 14.

• Введение: Когда вы пишете письмо новому контакту, представьте его кратко, чтобы он знал, кто вы такой.

• Используйте профессиональный тон: Вы должны использовать профессиональный тон во всех электронных письмах, связанных с бизнесом. Избегайте сленга, который может выглядеть непрофессионально и сбивать с толку, особенно если это региональные или местные фразы.

• Используйте полные предложения: При написании официального письма используйте полные предложения, чтобы выглядеть профессионально и произвести лучшее впечатление.

• Избегайте косвенных формулировок: Такие фразы, как я пишу вам сегодня или я обращаюсь к вам , нужны редко. Не допускайте их и придерживайтесь важной информации, которую вам нужно передать.

• Ограничьте информацию: Хотя вам может казаться, что больше информации устранит путаницу и покажет вашу тщательность, длинные электронные письма означают более длительное время чтения. Предложите назначить встречу, если вам необходимо уточнить детали.

• Проверьте орфографию и грамматику: Современные серверы электронной почты на компьютерах и мобильных устройствах имеют встроенную проверку орфографии и грамматики. Дважды проверьте, чтобы в вашем письме не было ошибок, которые могут заставить вас выглядеть непрофессионально.