Чем занимается специалист по административной поддержке?

Если вас интересует должность, на которой вы можете поддерживать рабочий процесс других сотрудников и коллег, вы можете рассмотреть возможность работы в качестве специалиста по административной поддержке. Эти специалисты позволяют другим работать более продуктивно и с большей легкостью. Изучение обязанностей этой профессии может помочь вам принять более обоснованное решение о том, подходит ли вам этот карьерный путь. В этой статье мы рассмотрим, что делает специалист по административной поддержке, изучим его основные навыки, рассмотрим требования к образованию и обучению, а также расскажем о его зарплате и перспективах трудоустройства.

Что делает специалист по административной поддержке?

Специалисты по административной поддержке, или административные помощники, помогают руководителям, менеджерам и служащим выполнять повседневные задачи и канцелярские обязанности. Они оказывают разнообразную офисную поддержку, при этом значительная часть их работы связана с составлением и подготовкой материалов, координацией расписания, обработкой сообщений и оказанием помощи в ведении бухгалтерского учета и составлении бюджета. Их конкретные обязанности могут варьироваться в зависимости от конкретных потребностей работодателя. Вот некоторые общие административные и канцелярские задачи, которые выполняют специалисты по административной поддержке:

• Обеспечение поддержки других отделов и команд, когда это необходимо

• Быть первым связующим звеном в общении между внутренними и внешними сторонами

• Сбор и обработка клиентских платежей и гонораров

• Приветствует клиентов, отвечает на телефонные звонки, дает указания и решает простые рутинные проблемы

• Подбор оборудования, расходных материалов и документов

• Передача общей информации клиентам и сотрудникам

• Распространять важные материалы среди соответствующих сторон

• Планирование и отмена встреч и назначений

• Бронирование авиабилетов, гостиничных номеров, ресторанов и других мероприятий по организации поездок

• Ведение журналов офисной деятельности, файлов и документов

• Выполнение рутинной работы по вводу данных

• Подготовка материалов, документов, отчетов и корреспонденции

• Отвечать на электронные письма профессионально и своевременно

• Поддержание запасов офисного инвентаря и их пополнение по мере необходимости

• Использование компьютеров для создания презентаций, расшифровки протоколов совещаний и проведения исследований

• предвидение потребностей руководящего и управленческого персонала

Каковы основные навыки для специалистов по административной поддержке?

Вот некоторые важные навыки, которые обычно требуются специалистам по административной поддержке:

• Принятие решений: Поскольку круг их обязанностей широк, специалисты по административной поддержке часто принимают важные решения в ходе рабочего процесса. Принимая решения о расписании рейсов или о поставщике, они должны уметь принимать точные решения.

• Решение проблем: Специалисты по административной поддержке часто надежны, хорошо решают сложные проблемы и умеют помогать людям выполнять свою работу. При столкновении со сложной ситуацией решение проблем помогает этим специалистам находить практические решения.

• Межличностные навыки: Это навык, который позволяет специалисту по административной поддержке формировать значимые профессиональные отношения с коллегами. Установление таких связей может облегчить им обращение к коллегам за помощью или советом.

• Коммуникация: Специалистам административной поддержки необходим этот навык, поскольку он позволяет им профессионально передавать информацию. Это также помогает им лучше взаимодействовать с другими людьми и более эффективно передавать свои мысли.

• Организация: Обычно специалист по административной поддержке работает над несколькими инициативами одновременно. Умение организовать свою работу и приоритеты позволяет эффективно выполнять поставленные задачи и справляться со всеми своими обязанностями.

• Управление временем: Поскольку они часто работают в режиме многозадачности, одновременно занимаясь различными проектами, навыки управления временем позволяют им выполнять свои обязанности своевременно и в установленные сроки.

• Компьютерные навыки и навыки набора текста: Специалисты по административной поддержке проводят значительное количество времени за компьютером, выполняя такие обязанности, как бронирование номеров или заказ обеда для команды руководителей. Этот навык позволяет им эффективно использовать технологии для выполнения всех обязанностей своей роли.

Какое образование необходимо специалистам по административной поддержке?

Специалистам по административной поддержке, как правило, не требуется высшее образование, если работодатель не устанавливает такого требования. Как правило, вы можете претендовать на эту должность, имея диплом о среднем образовании или кредиты, полученные в техникуме или муниципальном колледже. Однако получение степени бакалавра может помочь повысить статус вашей кандидатуры, поскольку это свидетельствует о вашем стремлении к обучению и профессиональному развитию. Вы можете рассмотреть возможность получения степени младшего специалиста в такой области, как коммуникации, образование или бизнес. На более высокие должности некоторые работодатели предпочитают кандидатов с дипломом бакалавра или магистра.

Какое обучение необходимо для специалистов по административной поддержке?

Обучение является важным элементом ознакомления с задачами и обязанностями данной профессии. Многие работодатели предпочитают, чтобы кандидаты имели несколько лет обучения и опыт работы в административной сфере. Вы можете получить этот профессиональный опыт, работая на таких должностях, как офисный клерк или секретарь. Обратитесь в агентство по временному трудоустройству, чтобы найти должность административной поддержки начального уровня. Вы также можете принять участие в программе стажировки, что позволит вам работать рядом с высококвалифицированными специалистами. Многие стажировки позволяют вам пройти программу, одновременно завершая свою академическую квалификацию.

Получение сертификата административной поддержки также является приемлемым вариантом обучения. Хотя получение одной или нескольких таких аккредитаций не является обязательным требованием, оно может помочь вам выделиться на фоне кандидатов, не обладающих такой квалификацией. Существует несколько сертификатов, которые вы можете получить, например:

• Сертифицированный административный специалист (CAP)

• Профессиональная административная сертификация передового опыта (PACE)

• Сертификация административного помощника (CAA)

• Сертификат административной поддержки II уровня, административная специальность

• Программа сертификата административного помощника (AACP)

Обратите внимание, что ни одна из сертификаций, упомянутых в этой статье, не связана с Indeed.

Какова зарплата специалиста по административной поддержке?

Средняя зарплата специалиста по административной поддержке или административного помощника по стране составляет $44 524 в год. Эта сумма может варьироваться по нескольким причинам, включая опыт работы специалиста, географическое положение, набор навыков, работодателя, академические достижения, сертификаты и другие квалификационные требования. По мере накопления опыта в данной области вы сможете использовать свои знания и возможности для ведения переговоров о более высокой заработной плате или окладе. Например, вы можете использовать эту тактику, чтобы добиться повышения зарплаты от своего нынешнего работодателя или попросить новую компанию о более высокой начальной зарплате.

Каковы перспективы трудоустройства специалистов по административной поддержке?

По данным U.S. По данным Бюро статистики труда, административные ассистенты и специалисты по поддержке могут рассчитывать на 324 300 вакансий каждый год в течение следующего десятилетия. Многие из этих вакансий, скорее всего, откроются из-за перехода административных специалистов на другие должности и профессии. Эти вакансии могут также появиться в связи с тем, что профессионалы могут покинуть штат или выйти на пенсию.