Администратор офиса vs. Офис-менеджер: В чем разница?

Каждому офису необходима сильная команда специалистов по административной поддержке для обеспечения эффективной работы офиса. Если вам нравится работать в быстро меняющейся обстановке, где вы несете прямую ответственность за то, чтобы все шло гладко и было хорошо организовано, вы можете найти карьеру администратора офиса или офис-менеджера очень выгодной. Хотя некоторые люди используют термины администратор офиса и офис-менеджер как взаимозаменяемые, между этими двумя ролями есть несколько ключевых различий.

Знание этих различий поможет вам определить, какая из этих карьерных лестниц администратора вам подходит. В этой статье мы обсудим различия между администратором офиса и офис-менеджером на основе типичных должностных обязанностей, необходимых навыков, уровня образования, количества опыта и средней заработной платы для каждой должности.

Чем занимается администратор офиса?

Администратор офиса - это специалист по административной поддержке, который использует процессы, сосредоточенные на техническом аспекте эффективного и стратегического управления офисом. Общие обязанности и ответственность администратора офиса могут варьироваться от дня к дню, но обычно включают в себя:

• Организация файлов, счетов, заказов на поставку и квитанций

• Обеспечение точности и организованности всех календарей

• Планирование и организация встреч и мероприятий

• Бронирование командировок для руководителей

• Приветствие клиентов и посетителей, когда они приходят в офис

• Отвечать на телефонные звонки и отвечать на голосовые сообщения и электронную почту

• Обеспечение чистоты и порядка в офисе

• Эксплуатация и обслуживание офисного оборудования, такого как компьютеры и копировальные аппараты

• Проверка и поддержание запасов канцелярских принадлежностей, заказ новых принадлежностей по мере необходимости

• Исследование и оценка потенциала новых закупок офисных технологий

• Написание отчетов и подготовка презентаций

Что делает офис-менеджер?

Офис-менеджер - это член руководящей группы, который контролирует работу административно-вспомогательного персонала офиса. Офис-менеджеры используют процессы, направленные на поддержание позитивной рабочей среды, чтобы офис работал эффективно и продуктивно. Общие обязанности и ответственность офис-менеджера могут варьироваться в зависимости от компании, в которой он работает, но, как правило, включают в себя:

• Управление офисными процессами, такими как составление расписания и начисление заработной платы, для обеспечения эффективной работы офиса

• Обеспечение счастливой и продуктивной работы офисных сотрудников и персонала

• Прием на работу новых сотрудников и руководство существующими сотрудниками

• руководство программами ориентации и обучения сотрудников

• работа с административным персоналом офиса для разработки целей и приоритетов

• Выслушивание и решение проблем, возникающих у административного персонала офиса

• создание и управление бюджетом отделения и ведение бухгалтерского учета

• Написание отчетов и проведение презентаций об эффективности работы офиса для высшего руководства

• Проведение экскурсии по офису для клиентов или гостей

• Планирование встреч с поставщиками в офисе

Офисный администратор vs. офис-менеджер

В следующих разделах обсуждаются различия между администратором офиса и офис-менеджером на основе:

• Обязанности

• Навыки

• Образование

• Опыт работы

• Зарплата

Обязанности

Основное различие между обязанностями администратора офиса и офис-менеджера заключается в уровне их старшинства и полномочий. Офисные администраторы обычно отвечают за повседневную деятельность, которая обеспечивает бесперебойную и эффективную работу офиса. Офис-менеджеры обычно отвечают за создание и управление политикой и процедурами офиса и надзор за административным персоналом офиса, чтобы обеспечить им обучение, инструменты, ресурсы и поддержку, необходимые для счастливой и продуктивной работы.

Навыки

Навыки, необходимые для успешной работы в качестве офисного администратора или офис-менеджера, имеют ряд сходств и различий.

Основные сильные стороны, необходимые для успешной работы в роли администратора офиса, включают:

• Навыки управления временем

• Навыки исследования и анализа

• Компьютерные и технологические навыки

• сильное внимание к деталям

Основные сильные стороны, необходимые для успешной работы в роли офис-менеджера, включают:

• Аналитические навыки

• Лидерские навыки

• Бюджетирование

• умение принимать решения

• Разрешение конфликтов

• Эмоциональный интеллект

Как администраторы, так и офис-менеджеры также должны обладать следующими сильными сторонами, чтобы быть успешными в своей роли:

• Организация

• Гибкость

• Коммуникативные навыки

• Способность к многозадачности

• Знания и опыт работы в конкретной отрасли

Образование

Чтобы стать администратором офиса или офис-менеджером, вам необходимо получить как минимум диплом о среднем образовании. Многие офисные администраторы начинают свою карьеру еще до получения высшего образования, но на должности офис-менеджера большинство работодателей предпочитают кандидатов, имеющих как минимум степень младшего специалиста. Наличие степени бакалавра в таких областях, как менеджмент, деловое администрирование или информационные технологии, может дать кандидатам преимущество при приеме на любую из этих должностей.

Опыт работы

Количество опыта, необходимого для того, чтобы стать администратором офиса или офис-менеджером, зависит от работодателя. Как правило, работодатели предпочитают кандидатов с опытом административной работы не менее одного-двух лет на должность администратора офиса и не менее двух-четырех лет на должность офис-менеджера. Для кандидатов, желающих стать офис-менеджером, также полезно иметь опыт руководства или управления. Некоторые работодатели также предпочитают кандидатов, имеющих опыт работы в отрасли компании.

При приеме на работу администраторы офиса обычно проходят обучение на рабочем месте, чтобы изучить системы, процессы и процедуры, используемые в офисе. Обучение обычно длится от нескольких недель до одного месяца. Офисным администраторам, работающим в медицинских или технических областях, может потребоваться более обширная подготовка по их специфике. Большинство офис-менеджеров не проходят обучение на рабочем месте в начале своей карьеры, поскольку они уже имеют большой опыт административной и руководящей работы, который подготовил их к этой роли. По мере накопления опыта в своей роли офисные администраторы могут получить повышение до должности офис-менеджера.

Зарплата

Зарплата администратора офиса и офис-менеджера может варьироваться в зависимости от их географического положения, размера компании, в которой они работают, уровня их образования и количества соответствующего опыта. Как правило, офис-менеджеры получают более высокую базовую зарплату, чем офисные администраторы. Офис-менеджеры могут также получать дополнительную компенсацию, например, бонусы. Вот средние зарплаты для этих должностей:

• Средняя базовая зарплата офисного администратора в США.S.: $34,021 в год

• Средняя базовая зарплата офис-менеджера в США.S.: $49,657 в год, плюс средний денежный бонус в размере $3,000 в год

Вакансии, похожие на офисных администраторов и офис-менеджеров

Если вам нравится помогать офису или организации работать бесперебойно, вы можете рассмотреть множество вариантов работы. Вот 10 профессий, похожих на офисного администратора и офис-менеджера:

1. Административный координатор

2. Администратор фронт-офиса

3. Административный менеджер

4. Администратор исполнительных служб

5. Менеджер общего профиля

6. Координатор специальных программ

7. Менеджер по административной поддержке

8. Офисный ассистент

9. Операционный менеджер

10. Офисный клерк