Современные профессионалы почти каждый миг бодрствования подвергаются бомбардировке новостями, работой и уведомлениями. С таким количеством вещей, претендующих на ваше внимание, бывает трудно не отставать от поставленных целей и ежедневных задач. Многие инструменты управления временем и приложения для повышения продуктивности утверждают, что помогают повысить продуктивность, но быстро забываются, когда вы возвращаетесь к повседневным привычкам и снова оказываетесь перегружены всеми делами.
В этой статье мы поделимся простыми советами по продуктивности, которые помогут вам добиться успеха в работе и личной жизни. Мы расскажем о том, что значит быть продуктивным человеком, о хаках, позволяющих выполнять дела за меньшее время, а также о том, как измерить и оптимизировать свою продуктивность, чтобы убедиться, что вы добиваетесь успехов в делах, которые вам важны.
Что такое личная продуктивность?
Личная продуктивность - это то, как вы организуете свои обязанности, цели и распорядок дня, чтобы эффективно и последовательно выполнять задачи, которые имеют наибольшее значение. Она строится на основе выбранных вами систем продуктивности, которые помогают вам расставить приоритеты, что важно для вашего успеха, сохраняя подобие баланса.
Райан Фуллер в книге HBR "Парадокс производительности на рабочем месте" определяет производительность как стоимость произведенной продукции, деленную на требуемые ресурсы (затраты или время).
Это означает, что личная продуктивность - это гораздо больше, чем просто выполнение задач; это ценность выполненных задач по сравнению со временем и деньгами, которые вы на них тратите. Чтобы повысить личную продуктивность, важно измерить, сколько вы тратите на выполнение различных задач, чтобы убедиться, что это соответствует тому, что для вас наиболее важно.
Советы по повышению продуктивности
Когда речь идет о повышении личной продуктивности, желание совершенствоваться является идеальным катализатором или первым шагом. Заметив, что вам нужно повысить свою продуктивность, вы также обратите внимание на то, чего не хватает в вашей работе и жизни.
Например, вы можете заметить, что легко устаете или отвлекаетесь. Это может означать, что вам нужно научиться беречь свое время и энергию, чтобы стать более продуктивным.
Другой человек может понять, что он работает весь день, не продвигаясь к намеченным целям. Это может означать, что им нужно расставить приоритеты, отделив срочные задачи от важных, и уделять им столько времени, сколько необходимо для выполнения важных задач.
Потратьте немного времени на размышления о том, что именно вам нужно улучшить в вашей нынешней системе продуктивности, и выберите советы по продуктивности, которые могут вам помочь, из нашего списка ниже.
1. Фокус на энергии, а не на управлении временем
Если вам посчастливилось работать на себя или самостоятельно составлять расписание рабочего дня, распределяйте свои ежедневные задачи по времени, когда у вас больше всего энергии, чтобы тратить часы с высокой энергией на самые важные дела.
Зачастую вам нужно не больше времени, а больше сосредоточенности на работе, которую вы должны сделать. Если вы отвлекаетесь или не можете приложить разумные усилия, то потраченное на выполнение задачи время не принесет пользы. Если вы замечаете за собой регулярное попадание в послеобеденный завал или постоянную усталость и раздражительность, попробуйте следующие тактики повышения продуктивности:
- Используйте технику Pomodoro для выполнения больших задач и планируйте пятиминутные перерывы, чтобы расслабить свой ум с помощью таких занятий, как медитация, или чтобы влить немного смеха, движения и энергии в ваши рабочие дни, какими бы суматошными они ни были.
- Подумайте о методе "Съешь лягушку", если вы заметили, что лучше работается по утрам. Это поможет вам сосредоточиться и решить самые важные задачи с самого утра, что обеспечит вам ежедневное продвижение к своим целям до того, как появятся другие отвлекающие факторы.
- Включите другие стратегии, например, больше спать или есть более здоровую пищу, чтобы чувствовать себя более энергичным в течение дня.
Управление своей энергией - отличный способ предотвратить выгорание и другие депрессивные состояния, связанные с эмоциональным стрессом на работе. Подумайте, чего не хватает в вашем распорядке дня, и планируйте свою работу с учетом новых привычек, которые помогут вам зарядиться энергией, одновременно выполняя поставленные задачи.
2. Используйте липкие заметки и списки дел.
Клейкие записки и хороший список дел - хорошие друзья. Они никогда не забывают ничего из того, что вы им "говорите", они помогают навести порядок в голове и хранят ваши списки задач. Эти два метода ведения заметок просты в использовании и очень надежны. Просто возьмите лист бумаги или цифровое приложение для составления списка дел и начинайте писать.
Вот что это делает - очищает ваш разум и переносит ваши мысли на чистый лист. Когда вы это делаете, вы чувствуете себя менее перегруженным или неорганизованным и можете отделить важные задачи от других, составить график и сосредоточиться на одной из них.
Используйте такие методы повышения продуктивности, как матрица Эйзенхауэра и блокирование времени, чтобы сделать ваши системы липких заметок и списков дел еще более эффективными. Эти методы помогут расставить приоритеты и решить, когда работать над каждой задачей, что даст вам больше контроля над своим распорядком дня и продуктивностью.
3. Поставьте социальные медиа на место
Многие вещи не стоят того времени, которое вы на них тратите, и социальные сети могут быть для вас одной из таких вещей. Хотя полностью избежать социальных сетей практически невозможно, важно помнить, что они должны быть инструментом для достижения ваших целей, а не темной дырой в плане продуктивности.
Оцените свои отношения с сайтами социальных сетей. Используйте программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы контролировать, сколько времени вы проводите на различных сайтах, и подумайте, насколько сильно (или слабо) они помогают вам в достижении ваших основных жизненных и рабочих целей. Если вы обнаружите, что вкладываете в социальные сети больше, чем получаете от них, постепенно сократите время, проводимое на этих сайтах, и направьте свое время и энергию на более ценные занятия.
Следующие несколько способов, которыми вы можете этого добиться:
- Избегайте проверки уведомлений в начале и конце дня.
- Отключите уведомления или используйте режим "Не беспокоить", чтобы уменьшить количество отвлекающих факторов и постоянную многозадачность в течение дня.
- Попробуйте методы распределения времени и пакетной обработки задач, чтобы управлять рабочими задачами, связанными с социальными сетями, например, отвечать на запросы и уведомления и проверять новости только в течение выделенных блоков времени каждый день.
- Сразу же остановитесь и переключитесь на полезную задачу, если вы обнаружите, что оттягиваете время в социальных сетях во время рабочего дня.
4. Расчистка и организация рабочего пространства
Захламленные рабочие места отвлекают. Они мешают вашему рабочему процессу и не дают вам ясно мыслить и эффективно работать. Если вы часто забываете, куда положили нужные вам вещи, или отвлекаетесь на окружающие вас предметы, знайте, что вам крайне необходим сеанс наведения порядка.
Это особенно важно для многих профессионалов, которые только начинают работать удаленно. Важно отделить свое рабочее место от жилой зоны, чтобы мысленно разделить время дома и время работы. Это может значительно улучшить ваше общее самочувствие и баланс между работой и личной жизнью, а также повысить производительность труда.
Уберите с рабочего места все, что вам не нужно: детские игрушки и случайные личные вещи. Подумайте о своем рабочем пространстве в офисе и создайте домашний офис по образцу лучших его частей. Создание комфортного рабочего пространства, которое позволит вам сосредоточиться и войти в состояние потока, имеет решающее значение для повышения личной продуктивности.
5. Используйте приложение для управления проектами или задачами, если вы ведете несколько проектов одновременно.
Это важно для тех, кто работает над многими проектами одновременно: инструменты управления проектами и фреймворки, такие как Kanban, помогут вам оставаться на вершине всего, что вы должны сделать. Ваша команда на работе может использовать разные системы или вообще не использовать никаких систем - это не имеет значения, потому что именно вам принадлежит последнее слово в вашей личной продуктивности.
Отслеживайте свои проекты от высокого уровня до более детальной перспективы с помощью досок Kanban, которые показывают, что уже сделано, что еще не сделано и что находится в процессе выполнения. При необходимости приглашайте сотрудников в рабочее пространство управления проектами, чтобы упростить рабочие разговоры и сотрудничество. Вы можете установить различные уровни прав доступа к этим приложениям, что делает их еще более ценными при работе с удаленными межфункциональными командами..
6. Отслеживайте, как вы проводите свое время
Отслеживание своего времени и концентрации внимания в течение рабочего дня - наш любимый совет по повышению продуктивности, поскольку это помогает оценить текущий способ работы и отметить пути его улучшения.
Данные, полученные в результате учета рабочего времени, часто показывают совершенно иные результаты, чем те, которые вы предполагали изначально. Например, вы можете понять, что тратите гораздо больше времени на определенную задачу и клиента, чем думали вначале, в результате чего другие клиенты и задачи конкурируют за ваше внимание в сравнительно меньшем количестве времени.
Когда вы отслеживаете свое время, вы можете действительно получить больше контроля над тем, что вы вкладываете в свои высокоценные задачи. Используя программное обеспечение для автоматического отслеживания времени, вам не придется тратить время на ручной ввод данных в табели и журналы. Вместо этого вы можете получать уведомления с указанием времени и практические выводы из отслеживаемых данных, которые помогут вам повысить концентрацию и продуктивность выполнения важных задач..
- rize.io
Поделиться
