5 техник выравнивания ресурсов, которые помогут вашему управлению проектами

Многие техники управления проектами могут помочь профессионалам организовать роли и ресурсы своих команд. Для работы с такими проектами существует несколько подходов, включая выравнивание ресурсов. Это стратегия оптимизации, которую используют менеджеры проектов, чтобы помочь командам завершить проекты в срок и эффективно использовать ресурсы. В этой статье мы определим, что такое выравнивание ресурсов, рассмотрим пять способов его достижения и дадим советы, которые помогут вам внедрить эту технику в вашей компании.

Что такое выравнивание ресурсов?

Выравнивание ресурсов - это когда компания перераспределяет свою рабочую силу, чтобы обеспечить завершение проекта имеющимися ресурсами. Если компания хочет завершить проект, используя только имеющиеся на данный момент ресурсы, она может изменить даты начала и завершения проекта, чтобы добиться этого. Если у проекта есть установленный срок, компания может использовать выравнивание ресурсов, чтобы выделить больше ресурсов для завершения проекта за один раз. Вы можете использовать выравнивание ресурсов для:

• Оптимизируйте свои ресурсы: Выравнивание ресурсов может помочь вам определить, какие проекты требуют дополнительных ресурсов, а какие могут использовать меньше. Это поможет убедиться, что все проекты используют ресурсы компании наиболее эффективно.

• Уменьшить дефицит: Выравнивание ресурсов может минимизировать задержки проекта, что поможет вам сэкономить деньги и рабочую силу. Используя этот метод, вы можете контролировать спрос на ресурсы, оставаясь в рамках финансового и операционного бюджетов вашей компании.

• Предотвращение перегрузки задач: Выравнивание ресурсов может помочь вам правильно распределить работу и ресурсы, что поможет сохранить мотивацию членов команды и приведет к более продуктивной работе.

• Обеспечить качество результатов проекта: Выравнивание ресурсов может помочь в решении проблем, связанных с бюджетом, перерасходом ресурсов и задержками в составлении расписания. Обеспечение команд всем необходимым для завершения проектов может помочь повысить качество конечного продукта.

Пять методов выравнивания ресурсов

Вот пять методов выравнивания ресурсов, которые вы можете использовать для повышения эффективности вашего проекта:

1. Метод критического пути

Эта техника может помочь вам определить наиболее эффективный способ завершения проекта, сравнивая оценки времени для нескольких задач. Критический путь - это самая длинная серия работ, которую ваша команда выполнит до истечения срока, чтобы завершить весь проект. Эта техника может быть полезна для проектов, которые требуют завершения одной задачи перед началом следующей. Метод критического пути помогает понять, насколько гибким является проект, разбивая его на более мелкие задачи.

При использовании этого метода следует составить список всех работ, необходимых для проекта, оценить время выполнения каждой из них и определить, какие из них являются взаимозависимыми, чтобы помочь вам составить график выполнения задач. Вы можете использовать это, чтобы создать блок-схему вашей деятельности и увидеть, какая цепочка задач самая длинная. Ключевые компоненты метода критического пути включают:

• Критические пути: Это все взаимозависимые задачи в вашем проекте. Создание диаграммы задач может помочь вам определить критические пути и выяснить, какие задачи используют общие ресурсы, чтобы вы могли оптимизировать свое расписание для наиболее эффективного использования ресурсов.
  

• Некритическая цепочка: Содержат одну или несколько задач, которые не зависят от последовательности событий критического пути. Команда может выполнить каждый из них в разное время в ходе проекта, независимо от продвижения команды по критическому пути.
  

• Плавучесть: Это показатель гибкости задачи, определяющий, насколько можно отложить выполнение задачи без ущерба для других задач и сроков завершения проекта. Измерение плавучести может помочь вам учесть непредвиденные проблемы, которые могут задержать проект.

2. Техника ускорения и разрушения

Эти методы могут помочь вам сократить график проекта, если сроки сдачи проекта наступают раньше, чем вы изначально планировали. Ускоренное выполнение включает в себя определение того, какие задачи можно выполнить одновременно, используя имеющиеся ресурсы, и выполнить их вместе, чтобы сократить критический путь.

Сначала рассмотрите возможность использования ускоренного трекинга, поскольку он не требует дополнительных затрат или ресурсов. Например, если вы планируете покрасить стены строящегося дома после укладки ковра, вы можете поручить своей команде выполнить обе задачи вместе, чтобы сэкономить время.

Если вы хотите еще больше сократить продолжительность проекта после ускоренного трекинга, вы можете использовать сбой для предоставления дополнительных ресурсов, чтобы помочь быстрее завершить задачу, если они доступны. В этой технике вы анализируете деятельность на основе того, какие из них могут создать наибольшую ценность для проекта с наименьшими затратами дополнительных ресурсов. Это может включать закупку дополнительного оборудования, назначение большего количества людей на проект или привлечение текущих членов команды к сверхурочной работе.

3. Метод критической цепи

Этот метод является обновленной версией метода критического пути, который определяет приоритетность доступности ресурсов при разработке графика проекта. Вместо плавающих средств в этой технике используются буферы, помогающие снизить риск задержки проекта. Метод критической цепи имеет три буфера: проект, питание и ресурс. Буфер проекта занимает промежуток между последней задачей и завершением проекта в вашем расписании, и любые задержки в выполнении ваших задач отнимают время из этого буфера. Вы можете добавить к этому буферу любое время, которое вы выиграете от досрочного завершения работы.

Питающие буферы функционируют так же, как и буферы проектов, но находятся в некритической цепи, поэтому любые задержки задач не влияют на критический путь. Этот буфер находится между последними задачами в некритической и критической цепочках. Буферы ресурсов могут быть трудовыми ресурсами или оборудованием, и вы размещаете их рядом с вашей критической цепочкой, чтобы сделать их доступными в любой момент, когда они понадобятся. Это уменьшает необходимость запрашивать дополнительные ресурсы и может предотвратить задержки, связанные с ожиданием одобрения или доставки дополнительных ресурсов.

4. Техника выравнивания чистых ресурсов

Этот метод помогает вам сбалансировать ресурсы с высоким спросом, чтобы обеспечить их правильное распределение. Он определяет спрос на ресурсы до начала проекта, позволяя вам убедиться, что у вас есть необходимое предложение и вы можете эффективно планировать свои задачи. Это может быть полезно, когда ресурсы в дефиците, например, когда они доступны только в определенные часы или когда они уже полностью зарезервированы.

5. Метод выравнивания ресурсов

Сглаживание ресурсов - это метод, который используют менеджеры проектов, когда временные ограничения являются более приоритетными, чем ресурсы. Цель этого метода - обеспечить своевременное завершение проекта, используя при этом все преимущества имеющихся ресурсов. Это может включать в себя откладывание задач, чтобы обеспечить их эффективное выполнение позже, и сосредоточение на другой задаче, для которой сейчас может быть готово больше ресурсов. Этот метод может сделать ваши проекты менее гибкими, но он помогает обеспечить экономическую эффективность использования ресурсов за счет соответствия имеющихся ресурсов оперативным потребностям.

Советы по использованию выравнивания ресурсов

Некоторые советы, которые помогут вам использовать эти методы, включают:

• Используйте диаграммы Ганта: Диаграмма Ганта - это гистограмма, которая показывает расписание проекта и помогает определить и спланировать критический путь. Это обеспечивает высокоуровневый обзор зависимостей проекта, дат начала и окончания задач и общей продолжительности проекта.
  

• Используйте программное обеспечение для управления проектами: Использование алгоритмов из программного обеспечения для управления проектами может помочь предотвратить неправильное распределение ресурсов и лучше оптимизировать ваше планирование. Примером может служить совместное расписание, в котором вы указываете, какие ресурсы вы используете для выполнения тех или иных задач, и делаете это расписание доступным для всей команды.
  

• Создание диаграмм для сети: Сетевая диаграмма отображает график проекта в виде диаграммы с ячейками и стрелками, показывающими порядок выполнения задач вашей командой. Вы можете организовать временную шкалу проекта и контролировать его ход с помощью диаграммы, а также это поможет вам определить, какие задачи являются критическими, а какие - некритическими.
  

• Обращайтесь к предыдущим проектам: Старайтесь вести записи планов и графиков предыдущих проектов, чтобы вы могли ссылаться на них при работе над аналогичным проектом. Это может помочь вам разработать более точный план для ваших проектов и определить, насколько гибкой является каждая задача.
  

• Делайте реалистичные оценки потребности в ресурсах: Методы выравнивания ресурсов могут быть более успешными, если вы четко определите масштаб проекта и точно оцените потребности в ресурсах. Это может помочь вам не запрашивать больше ресурсов и соблюсти все сроки.