Обучение во время отпуска

 Направляем сотрудников на обучение по пожарной безопасности и по охране труда.
Проблема в том, что почти все из них сейчас в отпусках - двое в ежегодных, пятеро в без сохранения заработной платы.
Как правильно оформить это обучение - делать отзыв с согласия работника? Опять же - какой отзыв может, если люди без сохранения ушли...
Помогите кто чем может!!!