Как проводить уроки в управлении проектами (плюс шаблон)

Изучение опыта предыдущих проектов для повышения успешности будущих - ключевой компонент успешной работы в качестве менеджера проекта. Проведение анализа извлеченных уроков по завершении проекта позволяет руководителям проектов определить, что сработало хорошо, а в каких областях они могли бы внести улучшения. Изучение этого анализа может помочь вам решить, может ли эта информация быть полезной для улучшения ваших общих навыков управления проектами и более гладкого выполнения проектов.

В этой статье мы обсудим, как проводить анализ накопленного опыта в управлении проектами, расскажем о его основных преимуществах и рассмотрим шаблон и пример, которые вы можете использовать при создании своего собственного.

Что такое извлеченные уроки в управлении проектами?

Извлеченные уроки - это аналитическая стратегия, которую менеджеры проектов используют для оценки текущего или завершенного проекта. путем анализа различных частей проекта и их первоначальных ожиданий, чтобы увидеть, совпали ли результаты. С помощью этого анализа проектные команды могут определить причины любых проблем, которые они могут использовать для улучшения будущих проектов.

Зачем использовать извлеченные уроки в управлении проектами?

Используйте извлеченные уроки в управлении проектами для анализа эффективности проекта и выявления уроков, которые вы можете использовать в будущем. Это может включать как области для улучшения, так и положительные результаты, которые вы можете повторить в будущих работах. Выполнение анализа извлеченных уроков по проекту дает вам множество преимуществ при выполнении будущих задач по управлению проектами, в том числе:

• Меньше ошибок: Одной из основных целей анализа извлеченных уроков является повышение эффективности работы сотрудников. Выявляя области для улучшения, вы создаете основу для более последовательной работы над будущими проектами.

• Улучшенное выявление возможностей: Извлечение полезных уроков из предыдущих проектов может помочь вам эффективно определить возможности и понять, как к ним подступиться в будущем.

• Снижение рисков: При проведении анализа рисков по будущим проектам это может позволить вам уменьшить ожидаемый эффект или вероятность, чтобы снизить общий риск по проекту.

• Более высокий уровень производительности: Рассмотрите возможность использования извлеченных уроков для повышения производительности. Выделение положительных аспектов вашего проекта может помочь вашей команде быть более продуктивной, а вашим проектам - более успешными.

Типы извлеченных уроков

Существует несколько распространенных типов извлеченных уроков в управлении проектами, которые вы можете выполнить:

• 5 причин: 5 причин - это метод, при котором вы продолжаете спрашивать, почему возникла проблема, пока не определите ее основную причину.

• Постмортем: Вскрытие - это не постоянная стратегия извлечения уроков, а подведение итогов проекта после его завершения, чтобы выявить все неудачи и составить план по их устранению в будущем.

• Опрос: Опрос об извлеченных уроках поможет вам собрать отзывы различных членов команды об их удовлетворенности и о том, насколько хорошо прошли различные компоненты проекта.

Как проводить учет накопленного опыта в управлении проектами

Если вы занимаете должность менеджера проектов, обучение анализу извлеченных уроков может помочь вам достичь более высоких результатов в ваших проектах. Рассмотрим эти шаги для проведения анализа извлеченных уроков:

1. Установление целей и ожиданий

Чтобы провести анализ выполнения проекта, полезно понять, какие ожидания были в начале проекта. Создавая набор целей и ожиданий для проекта, вы создаете базовую линию, по которой вы можете измерить результаты проекта по его завершении. Понимание общей эффективности по сравнению с ожиданиями может обеспечить контекст при проведении оценки извлеченных уроков и определении конкретных уроков для применения в будущем.

2. Создание документа об извлеченных уроках

Создание документа об извлеченных уроках позволяет упорядочить информацию по проекту на протяжении всего периода его выполнения. Он содержит важную информацию, такую как причина инцидента, то, как вы отреагировали, результаты реагирования и уроки, которые вы извлекли. Создав документ в начале проекта, вы сможете заполнять его по мере завершения каждой фазы проекта. Это может стать для вас постоянным ориентиром, к которому сотрудники смогут обращаться при работе над будущими проектами.

3. Встреча для обсуждения проекта

Проведение встреч с сотрудниками - это отличный способ собрать больше информации об эффективности того или иного плана. Это может включать в себя целый ряд как формальных встреч, так и неформальных обсуждений на протяжении всего процесса, от планирования и выполнения до подведения итогов. Каждый из них дает свои преимущества, и использование обоих может позволить вам собрать больше информации.

4. Создайте атмосферу честности

При анализе результатов проекта в компании важно, чтобы те, кто работал над проектом, чувствовали себя комфортно, высказывая свое честное мнение. Поощряя сотрудников свободно рассказывать о своем опыте работы над проектом и извлеченных уроках, вы повышаете вероятность выявления как можно большего числа важных уроков. Это может иметь долгосрочный положительный эффект, увеличивая количество полезной информации, которая поможет вам при составлении планов для проектов в будущем.

5. Оценка результатов работы

Анализ результатов в ходе и по завершении проекта является неотъемлемой частью извлечения ценных уроков из проекта. Сравнение ваших результатов по проекту с целями и ожиданиями, которые вы поставили в начале, может помочь определить области, в которых вы преуспели, и области, в которых есть возможности для улучшения. Например, если проект по продажам завершается с исключительными показателями среди потребителей в возрасте от 25 до 35 лет, вы можете сосредоточиться на изучении того, что в продукте или маркетинге понравилось этой демографической группе, чтобы использовать эту информацию в будущем.

6. Мозговой штурм будущих изменений

Мозговой штурм уроков, которые вы можете применить в последующих проектах. Вы можете делать это как индивидуально, так и во время собраний команды, что позволяет членам команды вносить свой вклад и развивать идеи друг друга. Включение колонки о способах реализации урока в будущем может помочь вам максимизировать ценность документа об извлеченных уроках.

Извлеченные уроки в шаблоне управления проектом

Если вы готовитесь провести анализ извлеченных уроков по результатам управления проектом, этот шаблон представляет собой основу для вашего документа:

Пример извлеченных уроков в управлении проектами

Этот пример показывает, как компания по разработке программного обеспечения может применить шаблон извлеченных уроков к проекту на протяжении всего периода его выполнения, чтобы создать ресурс для планирования будущих проектов: