Организационные инструменты для повышения эффективности вашей работы

Организоваться может быть непросто. Умение организовывать свою работу необходимо на каждом этапе карьеры - от стажировки до руководящего сотрудника или директора в компании вашей мечты, от фрилансера до руководителя успешного бизнеса. Независимо от того, работаете ли вы на полную ставку или дома, вы наверняка ежедневно пользуетесь организационными инструментами. В этой статье мы расскажем о том, что представляют собой некоторые популярные типы организационных инструментов, и покажем вам некоторые преимущества их использования на работе.

Что такое организационные инструменты?

Организационные инструменты - это ресурсы, методы и приложения, которые помогают оптимизировать рабочий процесс. Они помогают в таких вопросах, как управление проектами или временем, хранение и обмен файлами, ведение заметок или отслеживание прогресса. Хотя вы можете поддерживать организованность, используя только блокнот и ручку, иногда необходимо использовать интуитивно понятные цифровые инструменты, которые позволяют отслеживать прогресс, обмениваться файлами и общаться с другими членами вашей команды.

Похожие: Q&A: Как я могу оставаться организованным?

Преимущества использования организационных инструментов на рабочем месте

Использование организационных инструментов на работе позволяет быть более эффективным, соблюдать сроки и даже помогает снизить стресс. Если вы ищете способы повысить эффективность своей работы, вот некоторые преимущества, которые использование организационных инструментов может привнести в вашу жизнь:

повысить производительность

Организованность - один из самых быстрых способов повысить производительность труда на работе. Знание того, что все запланировано, и вам не нужно заботиться о множестве дел одновременно, позволяет вам уделять больше внимания тому, над чем вы работаете в данный момент. Таким образом, использование инструментов планирования и отслеживания прогресса может оказать огромное влияние на вашу работу и улучшить ее качество.

Экономия времени

Организационные инструменты могут улучшить вашу общую концентрацию на работе и, как следствие, сэкономить ваше драгоценное время. Если вы часто сталкиваетесь с тем, что работаете после рабочего дня, потому что большую часть времени на работе вы проводите, пролистывая социальные сети, подумайте об использовании инструментов, которые помогут вам определить приоритетность задач и спланировать их во времени. Таким образом, вы будете знать, сколько времени должен занимать каждый этап проекта.

Улучшение взаимоотношений

Использование инструментов, помогающих вам выполнять дела и укладываться в сроки, может положительно повлиять на ваши отношения на работе и вне ее. Улучшение организации обычно позволяет вам больше времени проводить с друзьями или семьей, потому что вы не застреваете на работе, выполняя несколько задач одновременно.

Снизить стресс

Организованность обычно приводит к тому, что голова становится ясной, свободной от ненужных мыслей и забот, вызывающих стресс. Когда вы знаете, когда начать выполнение каждой задачи, чтобы убедиться, что она будет завершена вовремя, вам не нужно беспокоиться о задержках и вы можете посещать собрания команды, зная, что ваши задачи под контролем. Это может положительно повлиять на ваше настроение и способность расслабиться после работы.

Повышение уверенности

Вычеркивание дел из списка дел и осознание того, что вы выполнили все неотложные задачи на день, может помочь вам чувствовать себя более реализованным на работе. Знание того, что вы можете сделать все вовремя, а коллеги могут на вас положиться, может стать важным фактором для повышения вашей уверенности в себе и улучшения вашей карьеры.

Типы организационных инструментов для улучшения вашей работы

Люди всегда использовали инструменты, которые помогают им быть организованными. Если несколько десятилетий назад для выполнения задач можно было использовать только простой блокнот и ручку, то сегодня на выбор предлагается множество цифровых инструментов.

Вот несколько популярных типов организационных инструментов и примеров приложений, которые вы можете использовать для повышения своей эффективности на работе:

Ведение заметок

Ведение записей и создание письменных документов является неотъемлемой частью каждого совещания, исследования или процесса создания. Вы можете рассмотреть возможность использования этих инструментов для достижения этой цели:

• Evernote: Основная цель Evernote - предоставить цифровые инструменты для ведения заметок, организации и безопасного хранения важных заметок и информации. Приложение доступно для загрузки и использования на различных устройствах, включая компьютеры, телефоны и планшеты. Evernote предлагает базовый план, доступный бесплатно. Кроме того, существуют доступные премиум- и бизнес-планы для более сложных проектов, которые предлагают дополнительные функции, такие как синхронизация неограниченного количества устройств, аннотирование PDF-файлов или создание общих пространств для бизнес-команд.
  

• Ulysses: Ulysses - популярное приложение для создания заметок. Это не отвлекающее приложение, разработанное для улучшения концентрации внимания пользователя. Ежемесячный план подписки за $5 позволяет синхронизировать ваши заметки на всех устройствах, а простой интерфейс может быть идеальным для длинных документов или простых заметок, таких как списки покупок.
  

• Simplenote: Первоначально разработанное в 2009 году, Simplenote является еще одним приложением для ведения заметок, которое ценит простоту и доступность. Вы можете получить доступ к нему через большинство браузеров или телефонных приложений. Инструмент является бесплатным, но предлагает премиум-планы, которые позволяют удалить рекламу из приложения.

Хранение данных и обмен файлами

Инструменты, которые помогают хранить и обмениваться файлами, необходимы для поддержания организованности, особенно если вы работаете дома или удаленно. Обычно провайдеры электронной почты устанавливают ограничения на размер вложенных документов или файлов, поэтому наличие проверенного инструмента, позволяющего всегда держать файлы в безопасности и не беспокоиться о том, сколько места они занимают, имеет огромное значение.

Вот несколько популярных инструментов, которые помогают управлять важными данными:

• Google Drive: Это один из самых популярных облачных инструментов организации, который предоставляет бесплатный доступ к мощным решениям для создания и хранения документов для повседневного и делового использования. Пакет включает текстовый редактор под названием Docs, Sheets для создания и управления электронными таблицами, Slides для создания презентаций и Forms для разработки опросов и анализа ответов на них.
  

• Dropbox: Неважно, нужно ли вам отправить несколько фотографий другу или сложную папку с рабочими документами коллеге, Dropbox поможет вам с помощью проверенных инструментов для загрузки и обмена файлами в режиме онлайн. Это надежный сервис хостинга файлов, предлагающий облачные продукты для синхронизации и хранения, которые могут работать на различных устройствах.
  

• WeTransfer: Этот инструмент позволяет загружать файлы и обмениваться ими с другими людьми. Бесплатный тарифный план позволяет пользователям отправлять файлы размером до 2 ГБ. Передача файлов через WeTransfer имеет семидневный срок действия, что является дополнительным шагом разработчиков для защиты файлов пользователей.

Управление проектами

Общение с командой и эффективное управление ее работой является неотъемлемой частью каждого успешного проекта. Существует множество инструментов, которые помогут вам организовать задачи и планировать проекты, в том числе:

• Trello: Trello - это веб-приложение, ориентированное на предоставление виртуального пространства для совместной работы в команде. Он позволяет планировать, организовывать и определять приоритеты задач различными способами - например, с помощью списков или карточек. Это очень наглядный инструмент, цель которого - сделать управление проектами увлекательным.
  

• Asana: Как и Trello, Asana - это инструмент, предлагающий онлайн-пространство для команд, которые хотят организовать, отслеживать и управлять своей работой. Это интуитивно понятное приложение, которое позволяет руководителям проектов назначать задачи отдельным пользователям, устанавливать сроки на временной шкале или автоматизировать рутинные задачи. Asana предлагает интеграцию с другими приложениями, такими как Zoom или Google Calendar, чтобы помочь успешно управлять проектами.
  

• Notion: Notion помогает вам организовать свою работу, управляя различными задачами и проектами, над которыми вы работаете. Простой интерфейс этого инструмента может помочь визуализировать дорожную карту продукта, каталогизировать ресурсы проекта или даже создать вики компании, которую можно использовать для введения в должность или ответов на часто задаваемые вопросы.

Управление временем

Своевременное управление проектами и разработка графиков для них является основополагающей частью работы большинства удаленных и офисных команд, которая помогает им улучшить общую организацию работы. Вот некоторые из наших любимых инструментов управления временем:

• Toggl Track: Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, Toggl Track является одним из самых надежных приложений для отслеживания времени. Этот инструмент также позволяет создавать пользовательские отчеты, показывающие, сколько и когда вы работали над проектом. В нем есть опции автоматического и ручного отслеживания времени, а ваше рабочее время может быть назначено на задачу или проект и распределено по категориям с помощью вашей собственной системы тегов.
  

• Pomofocus: Pomofocus - это приложение, основанное на технике Pomodoro, которая представляет собой метод управления временем, направленный на повышение продуктивности. Приложение помогает разбить рабочее время на интервалы, разделенные короткими перерывами. Вы можете установить продолжительность интервалов и перерывов прямо из браузера.
  

• Google Календарь: Как и Google Docs, Google Calendar является одним из самых надежных и основных инструментов, который может помочь вам организовать и повысить эффективность вашей работы. Позволяет планировать мероприятия и делиться ими с другими, отправлять приглашения на встречи и отвечать на них. Этот инструмент также имеет простую функцию отправки оповещений о предстоящих событиях, благодаря которой вы сможете помнить о важных сроках, звонках или собраниях сотрудников.