Ведение личных дел
Поночка
| 28.09.2009 08:11
Здравствуйте. обращаюсь за помощью - работаю не давно. и много не знаю. до меня в организации личные дела не оформлялись, даже на тех кто уже уволился. Не знаю что делать - как архивировать документы. обязательно ли создавать для этого личное дело для каждого или есть другой способ хранения информации, иначе придеться создавать очень много дел.
Форум:
Ключевые слова:
Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий
Ведение ЛД необязательно.
но желательно :)
заведите на тех, кто сейчас работает.
самое главное, чтобы на всех были трудовые договора и личные карточки...
Спасибо. за ответ. но мне все таки не понятно - а куда деть све ксерокопии, результаты флюрографии и другие нужные документы.
Лучше личного дела на работника ничего нет!
Личное дело - это конечно хорошо. до меня в "папочку" с документами складывали и личную карточку. и я теперь не знаю мне ее отдуда достать и в отдельное дело положить или уже пусть так будет. если уберу из личного дела там не будет ни какой ни анкеты, ни опросника. да и убирать сложно - в нумерации будут проблемы.
Вот для таких "нужных документов" и ведется личное дело... Просто сформулируйте для себя четко, что именно вам нужно в работе, и соберите со всех.
Например, ксера флюшки (по охране труда) - у нас, кстати, отдельная папочка для этого у инженера по охране труда...
Ксера паспорта - для полисов, пропусков на обьекты и т.п.
Ксера диплома - для квалификаций (тендеры, охрана труда, повышение квалификации)
Ксера военника.... для ВУС (хотя вряд ли вы ведете учет).
Опять же заявление о приеме где вы храните? у нас в личном деле лежит...
Ну и всякие справочки, тоже в личное дело можно..... заявления на отпуска...
Практика показывает, что лучше иметь, чем не иметь...
И еще нас иногда спасает такая вещь, как ксерокопия трудовой со всеми сделанными на момент прием записями. Потом не нужно тратить время, когда сотрудник просит выдать заверенную копию, да и когда человек увольняется... прокуратура может прислать запрос, где в списке будет значится такая бумажка :) Буквально на днях на такой отвечала (а сотрудник год назад уволился).
а личные карточки удобно хранить все вместе в отдельной папочке, как и трудовые договора :)
а если я пока так хочу оставить (то есть в личном деле - и личные карточки) это будет нормально?
нарушения в этом не вижу, главное - личное карточка есть.
но, конечно, во всех рекомендациях к ведению и заполнению Т-2 Вы встретите пожелание "хранить отдельно" :)
а такой вопрос - если что то было сделано до меня на данном месте - ко мне же это не относится? я надеюсь мне не сделают нагоняй за ведение документации аж за 2008год?
Вам лично могут сделать нагоняй, что Вы не исправили что-то... В данный период времени ответственная Вы - и должны вести всё в соответствии с нормами и правилами. Есть, конечно, ошибки, которые лучше не исправлять... Но опять же, ответственность за это несете уже Вы.
а если это исправить уже не возможно? например утерен приказ - а его даже не востоновить (ни кто не помнит что там) а в книге регистрации указан
приказ какой? административный? или кадровый?
а в книге регистрации разве вы не указываете о чем он? у нас обязательно на такие случаи пишется тематика.... "о расторжении трудового договора с ФИО 00.00.2009г, п.3, ч.1, ст.77 ТК РФ". (например)
потеряли приказ, не завели лк, а сотрудник начнет восстанавливать трудовую и придет к вам за справкой - что делать будете?
попробуйте найти номер и содержание этого приказ в личных карточках (если он кадровый), составьте заново, переподпишите.
с административным - не знаю что делать... оставьте так... это не ваша ответственность
приказ вроде по премия. но у нас все эти приказы лежат в папке по основной деятельности. по личному составу - только о приеме или увольнении. даже отпуска все по ОД. сказали что нормально будем вести только со следующего года. чтоб уже это не переделывать.
Помните: как только вы заводите ЛД - отсюда вытекают все заморочки (обязательные!) по их ведению, архивированию и т.д. и т.п. Можно не вести ЛД, а держать информацию о р-ках в отдельных файловых папках почти неофициальным образом, чисто для собственного удобства.
А папка с Т-2 - в любом случае д.б. отдельная.
а что делать с теми кого уже уволили?
и сразу еще один вопрос - если я сейчас перенесу карточки Т2 в отдельную папку то там нумерация такая за 2008 десять номеров (1,2,....) и за 2009 начинается не с 11 а с 1. что в таком случае делать.
ничего
проставтье дроби 1/08, 2/08.... 1/09, 2/09
только что это за нумерация? у вас в личной карточке должны быть проставлены табельные номера сотрудников!
а у нас не ставят табельные номера - потому что сотрудников всего 24 человека и думают что можно так делать
. а как я поставлю дробь если номер был напечатан. раньше все карточки тут печатали а не заполняли в ручную.
а номер-то где напечатан был? в графе "табельный номер"???
нет. в графе просто "номер", а ниже "дата" (справой стороны, где общие сведения) а табельный номер пуст.
это номер трудового договора, вероятно
да! точно! а где мне тогда поставить - номера карточек, чтоб их в одно дело сложить? а те кто уволился куда их карточки убирать? Спасибо большое - я уже вторую неделю на эти дела смотрю - "глаз размываться стал", а да и опыта мало-мало.
не нужны вам номера карточек, ЛК кладутся в отдельную папочку по алфавиту.
сверьте уже проставленные цифоы с нумерацией трудовых договоров, хотите - проставьте дроби и там и там, не хотите - необязательно, есть даты - не запутаетесь.
табельные номера возьмите в бухгалтерии (если ведется учет в 1С, то там они присваиваются автоматически)
так по - тихоньку въезжаем!
и что мне пока проще - трудовые договора в одну сторону, Т2 в другую а все ксерокопии убрать как будто их и нет? или все таки какие то надо будет в конце года архивировать - например результаты мед.обследовании
Заведите на каждого сотрудника работающего ныне - папку скоросшиватель, надпишите их, по каждому сотруднику подшейте что у вас есть- кадровые документы, приказы, справки, можно и личную карточку. Обычно если что-то ищется - то по конкртеному члеовеку, нужно посомтреть и трудовой договор и отпуска его подсчитать например, поэтому удобно когда все по нему в одном месте
Когда дойдут руки составите личные карточки на тех кто уже уолвился, но документы о котрых есть - это для хранения в архиве.
а подписи на уволившихся Поночка как будет собирать? ;)
не знаю. они подписывали только приказ о об увольнении а Т2 нет. я тоже думаю что лучше сделать личные дела но мароки столько наверно с ними.
я где то читала что документы не вошедшие в личное дело подшиваются в отдельную папку и хранятся пять лет - может и мне все такие "маловажные" ксерокопии объединить сразу и всех?
подпишите ЛК у тех, кто сейчас работает.
сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, он тем самым удостоверяет, что сведения верны.
Знаете что самое обидное? что чем больше я разбираюсь - тем больше запутываюсь, с каждым шагом все труднее и труднее. то одного нет то другого, то так нельзя а так тоже не желательно
Поночка, это нормально
Не вешайте нос - всё у Вас получится!
Просто начали сразу со сложного - с исправлений уже наделанного
Большинство кадровиков через это прошло
спасибо большое за поддержку! но я чувствую что дальше будет еще "круче" у нас "по слухам" гредет реорганизация. а это полный.......... (с моей точки зрения)
глаза страшатся - руки делают... зато опыт какой будет, а?
только будьте внимательнее и читайте Трудовой Кодекс.
У меня ЛК хранится в папке,в которую я также вкладываю - трудовой договор (и допник соответственно), ксерокопии важных доков (паспорт,военник,док-т об образовании, ИНН, пенсионное удостверение).
Прошла проверку -здесь вопросов не было, потому как и личным делом это не считается,но в то же время личная карточка (что обязательно) подтверждается документами.
Не возбраняется однозначно.
Как должна выглядеть ЛК Т2 (БЛАНК)? Является ли нарушением если он не сплошной, а распечатан на 4 стр.?
а на одном листе мне кажется и не уместится все!
Не должно быть это нарушением :)
а вот если сразу распечатали карточку Т2 а место под записи в каждой колонке оставили мало (например для отпусков) как туда вписывать если места нет?
Я имела ввиду что есть бланк Т-2 (естественно на одного человека) сплошной (4стр. на 2листах), а можно распечатать 4стр. на 4 листах. Содержимое одинаковое.
я думаю что можно - вы же свою бумагу тратите.
можно распечатать, единственное что у личных карточек срок хранения 75 (!) лет, поэтому в покупном (плотном) варианте они сохранятся лучше, нежели распечатанные листы.
А где можно купить сразу готовый бланк и сколько он примерно стоит? и еще существуют специальные бланки которые готовыми продают?
Думаю завести личные дела. Но не могу понять, складывать туда подлинники документов или копии.
Вроде как везде ТД, приказы по лс итп формируются в отдельные дела (по перечню документов со сроками хранения).
Получается, в личное дело только копии складывать...
Есть определенный порядок ведения личного дела и уж если вы беретесь вести личные дела,нужно знать разделы их -на мой взгляд -не очень удобная штука -много лишнего,потому как инспекция требует ТД и ЛК, а до ксерокопий разных ей дела нет.
Приказы вообще нет смысла там хранить-они итак у Вас отдельной папкой идут и хранятся 75 лет.
А вот ТД на мой взгляд удобнее хранить рядом с ЛК -в одной папке можно
Спасибо всем кто ответил!
А где можно купить сразу готовый бланк и сколько он примерно стоит? и еще существуют специальные бланки которые готовыми продают?
Можно зайти в ближайшую типографию небольшого тиража и заказать себе ЛК распечатанные на формате А3 с двух сторон в нужном порядке.
Должно выйти не дорого. Можно написать мне в личку - я в типографии работаю, постараюсь помочь, если в это так принципиально))) А на прошлой работе я просто печатала на 2-х листаз А4 и в скоросшиватель складывала (вместе со всеми ксерокопиями),а в конце года (для тех, кто уволился) заводила большой скоросшиватель. Так потом для справок поиск облегчается - просто смотришь в каком году работник уволился и выбирашь нужную папку)))
У меня такая ситуация как-то была. Точно также, в файлах были разные документы (ксерокопии паспортов, дипломов) уволенных работников, и тут же хранились документы трудящегося по сей день народа. Скажу так: я очень скрупулезно занималась ведением личных дел. И в первую очередь естественно оформила личные дела существующих сотрудников, а потом уже к концу года постепенно завела личные дела на уволившихся когда-то. Вернее, просто собрала в папочку их документы, и оформила.
Скажу вам честно, не пожалела нисколько о проделанной работе, потому как текучка у нас была - ой-ой-ой! Работники частенько увольнялись с конфликтами, и бежали в трудовую инспекцию. После чего приходил ко мне гос.инспектор, смотрел как ведется кадровое делпроизводство, и уходил без всяких претензий, и склонный верить работодателю (что Иванов сам виноват, по пьянке уволен бы - что в принципе так и было). Когда проверяющий видит, что все в кадровых бумажках в порядке, ему и зацепиться то не за что было. А личное дело я вела таким образом, чтобы по запросу на определенного сотрудника , того же Иванова, можно было за 1 минуту предоставить полную инфу - и для себя, и для руководителя, и при проверке. По листам личного дела: 1. Общая информация (Ф.И.О., должность, принят с.... № приказа и дата, образец подписи). 2. Приказ о приеме (копия). 3) Копия трудового договора. 4) Ксерокопия паспорта. 5) Ксер-я диплома, корочек всяких. 5) Ксер-я военника. 6) Ксер-я свидетельства о рождении детей. 7) Ксер-я трудовой книжки. Может, еще что-то , я уж не помню. Согласна, заморочек побольше, но зато очень было удобно, и оперативно. По крайней мере, не надо было кидаться сначала к полке с личными делами, потом бегом к приказам по личному составу, потом еще к трудовым договорам, да личным карточкам.
Такой вопрос - начало личного дела получается вверху или внизу папки???
Если смотреть , как я указала - то вверху... То есть первый лист - это общая информация...
Страницы