Ведение личных дел

Поночка | 28.09.2009 08:11
Аватар пользователя Поночка

Здравствуйте. обращаюсь за помощью - работаю не давно. и много не знаю. до меня в организации личные дела не оформлялись, даже на тех кто уже уволился. Не знаю что делать  - как архивировать документы. обязательно ли создавать для этого личное дело для каждого или есть другой способ хранения информации, иначе придеться создавать очень много дел.

Форум: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1

Аватар пользователя sabrina

 Ведение ЛД необязательно.

Аватар пользователя Nadin-ka

 но желательно :)

заведите на тех, кто сейчас работает. 

самое главное, чтобы на всех были трудовые договора и личные карточки... 

Аватар пользователя Поночка

Спасибо. за ответ. но мне все таки не понятно - а куда деть све ксерокопии, результаты флюрографии и другие нужные документы.

Аватар пользователя Маринушка

Лучше личного дела на работника ничего нет!

Аватар пользователя Поночка

Личное дело - это конечно хорошо. до меня в "папочку" с документами складывали и личную карточку. и я теперь не знаю мне ее отдуда достать и в отдельное дело положить или уже пусть так будет. если уберу из личного дела там не будет ни какой ни анкеты, ни опросника. да и убирать сложно - в нумерации будут проблемы.

Аватар пользователя Nadin-ka

Вот для таких "нужных документов" и ведется личное дело... Просто сформулируйте для себя четко, что именно вам нужно в работе, и соберите со всех.

Например, ксера флюшки (по охране труда) - у нас, кстати, отдельная папочка для этого у инженера по охране труда... 

Ксера паспорта - для полисов, пропусков на обьекты и т.п.

Ксера диплома - для квалификаций (тендеры, охрана труда, повышение квалификации)

Ксера военника.... для ВУС (хотя вряд ли вы ведете учет).

Опять же заявление о приеме где вы храните? у нас в личном деле лежит... 

Ну и всякие справочки, тоже в личное дело можно..... заявления на отпуска... 

Практика показывает, что лучше иметь, чем не иметь...

И еще нас иногда спасает такая вещь, как ксерокопия трудовой со всеми сделанными на момент прием записями. Потом не нужно тратить время, когда сотрудник просит выдать заверенную копию, да и когда человек увольняется... прокуратура может прислать запрос, где в списке будет значится такая бумажка :) Буквально на днях на такой отвечала (а сотрудник год назад уволился). 

Аватар пользователя Nadin-ka

 а личные карточки удобно хранить все вместе в отдельной папочке, как и трудовые договора :)

Аватар пользователя Поночка

а если я пока так хочу оставить (то есть в личном деле - и личные карточки) это будет нормально?

Аватар пользователя Nadin-ka

 нарушения в этом не вижу, главное - личное карточка есть.

но, конечно, во всех рекомендациях к ведению и заполнению Т-2 Вы встретите пожелание "хранить отдельно" :)

Аватар пользователя Поночка

а такой вопрос - если что то было сделано до меня на данном месте - ко мне же это не относится? я надеюсь мне не сделают нагоняй за ведение документации аж за 2008год?

Аватар пользователя Nadin-ka

 Вам лично могут сделать нагоняй, что Вы не исправили что-то... В данный период времени ответственная Вы - и должны вести всё в соответствии с нормами и правилами. Есть, конечно, ошибки, которые лучше не исправлять... Но опять же, ответственность за это несете уже Вы. 

Аватар пользователя Поночка

а если это исправить уже не возможно? например утерен приказ - а его даже не востоновить (ни кто не помнит что там) а в книге регистрации указан

Аватар пользователя Nadin-ka

приказ какой? административный? или кадровый?

а в книге регистрации разве вы не указываете о чем он? у нас обязательно на такие случаи пишется тематика.... "о расторжении трудового договора с ФИО 00.00.2009г, п.3, ч.1, ст.77 ТК РФ". (например)

потеряли приказ, не завели лк, а сотрудник начнет восстанавливать трудовую и придет к вам за справкой - что делать будете?

попробуйте найти номер и содержание этого приказ в личных карточках (если он кадровый), составьте заново, переподпишите. 

с административным - не знаю что делать... оставьте так... это не ваша ответственность

 

Аватар пользователя Поночка

приказ вроде по премия. но у нас все эти приказы лежат в папке по основной деятельности. по личному составу - только о приеме или увольнении. даже отпуска все по ОД. сказали что нормально будем вести только со следующего года. чтоб уже это не переделывать.

Аватар пользователя sabrina

 Помните: как только вы заводите ЛД - отсюда вытекают все заморочки (обязательные!) по их ведению, архивированию и т.д. и т.п. Можно не вести ЛД, а держать информацию о р-ках в отдельных файловых папках почти неофициальным образом, чисто для собственного удобства.

А папка с Т-2 - в любом случае д.б. отдельная.

Аватар пользователя Поночка

а что делать с теми кого уже уволили?

Аватар пользователя Поночка

и сразу еще один вопрос - если я сейчас перенесу карточки Т2 в отдельную папку то там нумерация такая за 2008 десять номеров (1,2,....) и за 2009 начинается не с 11 а с 1. что в таком случае делать.

Аватар пользователя Nadin-ka

 а что делать с теми кого уже уволили?

ничего

за 2008 десять номеров (1,2,....) и за 2009 начинается не с 11 а с 1. что в таком случае делать.

проставтье дроби 1/08, 2/08.... 1/09, 2/09

только что это за нумерация? у вас в личной карточке должны быть проставлены табельные номера сотрудников!

 

 

Аватар пользователя Поночка

а у нас не ставят табельные номера - потому что сотрудников всего 24 человека и думают что можно так делать

. а как я поставлю дробь если номер был напечатан. раньше все карточки тут печатали а не заполняли в ручную.

Аватар пользователя Nadin-ka

 а номер-то где напечатан был? в графе "табельный номер"???

Аватар пользователя Поночка

нет. в графе просто "номер", а ниже "дата" (справой стороны, где общие сведения) а табельный номер пуст.

Аватар пользователя _Корица_

это номер трудового договора, вероятно

Аватар пользователя Поночка

да! точно! а где мне тогда поставить - номера карточек, чтоб их в одно дело сложить? а те кто уволился куда их карточки убирать? Спасибо большое - я уже вторую неделю на эти дела смотрю - "глаз размываться стал", а да и опыта мало-мало.

Аватар пользователя Nadin-ka

 не нужны вам номера карточек, ЛК кладутся в отдельную папочку по алфавиту. 

сверьте уже проставленные цифоы с нумерацией трудовых договоров, хотите - проставьте дроби и там и там, не хотите - необязательно, есть даты - не запутаетесь. 

табельные номера возьмите в бухгалтерии (если ведется учет в 1С, то там они присваиваются автоматически)

Аватар пользователя Поночка

так по - тихоньку въезжаем!

  и что мне пока проще - трудовые договора в одну сторону, Т2 в другую а все ксерокопии убрать как будто их и нет? или все таки какие то надо будет в конце года архивировать - например результаты мед.обследовании

Аватар пользователя Неля

Заведите на каждого сотрудника работающего ныне - папку скоросшиватель, надпишите их, по каждому сотруднику подшейте что у вас есть- кадровые документы, приказы, справки, можно и личную карточку. Обычно если что-то ищется - то по конкртеному члеовеку, нужно посомтреть и трудовой договор и отпуска его подсчитать например, поэтому удобно когда все по нему в одном месте

Когда дойдут руки составите личные карточки на тех кто уже уолвился, но документы о котрых есть - это для хранения  в архиве.

Аватар пользователя Nadin-ka

 а подписи на уволившихся Поночка как будет собирать? ;)

Аватар пользователя Поночка

не знаю. они подписывали только приказ о об увольнении а Т2 нет. я тоже думаю что лучше сделать личные дела но мароки столько наверно с ними.

Аватар пользователя Поночка

я где то читала что документы не вошедшие в личное дело подшиваются в отдельную папку и хранятся пять лет - может и мне все такие "маловажные" ксерокопии объединить сразу и всех?

Аватар пользователя Nadin-ka

 подпишите ЛК у тех, кто сейчас работает. 

сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, он тем самым удостоверяет, что сведения верны.

Аватар пользователя Поночка

Знаете что самое обидное? что чем больше я разбираюсь - тем больше запутываюсь, с каждым шагом все труднее и труднее. то одного нет то другого, то так нельзя а так тоже не желательно

Аватар пользователя Nadin-ka

 Поночка, это нормально

Не вешайте нос - всё у Вас получится! 

Просто начали сразу со сложного - с исправлений уже наделанного 

Большинство кадровиков через это прошло 

Аватар пользователя Поночка

спасибо большое за поддержку! но я чувствую что дальше будет еще "круче" у нас "по слухам" гредет реорганизация. а это полный.......... (с моей точки зрения)

Аватар пользователя Nadin-ka

 глаза страшатся - руки делают... зато опыт какой будет, а? 

только будьте внимательнее и читайте Трудовой Кодекс.

Аватар пользователя Надежда_Л

У меня ЛК хранится в папке,в которую я также вкладываю - трудовой договор (и допник соответственно), ксерокопии важных доков (паспорт,военник,док-т об образовании, ИНН, пенсионное удостверение).

Прошла проверку -здесь вопросов не было, потому как и личным делом это не считается,но в то же время личная карточка (что обязательно) подтверждается документами.

Не возбраняется однозначно.

Аватар пользователя ANIMA21

Как должна выглядеть ЛК Т2 (БЛАНК)? Является ли нарушением если он не сплошной, а распечатан на 4 стр.?

Аватар пользователя Поночка

а на одном листе мне кажется и не уместится все!

Аватар пользователя Nadin-ka

Не должно быть это нарушением :)

Аватар пользователя Поночка

а вот если сразу распечатали карточку Т2 а место под записи в каждой колонке оставили мало (например для отпусков) как туда вписывать если места нет?

Аватар пользователя ANIMA21

Я имела ввиду что есть бланк Т-2 (естественно на одного человека) сплошной (4стр. на 2листах), а можно распечатать 4стр. на 4 листах. Содержимое одинаковое.

Аватар пользователя Поночка

я думаю что можно - вы же свою бумагу тратите.

Аватар пользователя _Корица_

можно распечатать, единственное что у личных карточек срок хранения 75 (!) лет, поэтому в покупном (плотном) варианте они сохранятся лучше, нежели распечатанные листы.

Аватар пользователя Поночка

А где можно купить сразу готовый бланк и сколько он примерно стоит? и еще существуют специальные бланки которые готовыми продают?

Аватар пользователя xenia-z

Думаю завести личные дела. Но не могу понять, складывать туда подлинники документов или копии.

Вроде как везде ТД, приказы по лс итп формируются в отдельные дела (по перечню документов со сроками хранения).

Получается, в личное дело только копии складывать... 

Аватар пользователя Надежда_Л

Есть определенный порядок ведения личного дела и уж если вы беретесь вести личные дела,нужно знать разделы их -на мой взгляд -не очень удобная штука -много лишнего,потому как инспекция требует ТД и ЛК, а до ксерокопий разных ей дела нет.

Приказы вообще нет смысла там хранить-они итак у Вас отдельной папкой идут и хранятся 75 лет.

А вот ТД на мой взгляд удобнее хранить рядом с ЛК -в одной папке можно

Аватар пользователя ANIMA21

Спасибо всем кто ответил!

 

 

 

Аватар пользователя Elena Valerievna

А где можно купить сразу готовый бланк и сколько он примерно стоит? и еще существуют специальные бланки которые готовыми продают?

 

 

Можно зайти в ближайшую типографию небольшого тиража и заказать себе ЛК распечатанные на формате А3 с двух сторон в нужном порядке.

Должно выйти не дорого. Можно написать мне в личку - я в типографии работаю, постараюсь помочь, если в это так принципиально))) А на прошлой работе я просто печатала на 2-х листаз А4  и в скоросшиватель складывала (вместе со всеми ксерокопиями),а в конце года (для тех, кто уволился) заводила большой скоросшиватель. Так потом для справок поиск облегчается - просто смотришь в каком году работник уволился и выбирашь нужную папку)))

Аватар пользователя Юрбюро

У меня такая ситуация как-то была. Точно также, в файлах были разные документы (ксерокопии паспортов, дипломов) уволенных работников,  и тут же хранились документы трудящегося по сей день народа. Скажу так: я очень скрупулезно занималась ведением личных дел. И в первую очередь естественно оформила личные дела существующих сотрудников, а потом уже к концу года постепенно завела личные дела на уволившихся когда-то. Вернее, просто собрала в папочку их документы, и оформила.

Скажу вам честно, не пожалела нисколько о проделанной работе, потому как текучка у нас была - ой-ой-ой! Работники частенько увольнялись с конфликтами, и бежали в трудовую инспекцию. После чего приходил ко мне гос.инспектор, смотрел как ведется кадровое делпроизводство, и уходил без всяких претензий, и склонный верить работодателю (что Иванов сам виноват, по пьянке уволен бы - что в принципе так и было). Когда проверяющий видит, что все в кадровых бумажках в порядке, ему и зацепиться то не  за что было. А личное дело я вела таким образом, чтобы по запросу на определенного сотрудника , того же Иванова, можно было за 1 минуту предоставить полную инфу - и для себя, и для руководителя, и при проверке. По листам личного дела: 1. Общая информация (Ф.И.О., должность, принят с.... № приказа и дата, образец подписи). 2. Приказ о приеме (копия). 3) Копия трудового договора. 4) Ксерокопия паспорта. 5) Ксер-я диплома, корочек всяких. 5) Ксер-я военника. 6) Ксер-я свидетельства о рождении детей. 7) Ксер-я трудовой книжки. Может, еще что-то , я уж не помню. Согласна, заморочек побольше, но зато очень было удобно, и оперативно. По крайней мере, не надо было кидаться сначала к полке с личными делами, потом бегом к приказам по личному составу, потом еще к трудовым договорам, да личным карточкам.

 

 

Аватар пользователя xenia-z

Такой вопрос - начало личного дела получается вверху или внизу папки??? 

Аватар пользователя Юрбюро

Если смотреть , как я указала - то вверху... То есть первый лист - это общая информация...

Страницы