Нет даты заполнения в трудовой книжке

Вопрос: Сотрудник организации оформляет выход на пенсию по старости. Во вкладыше трудовой книжки у него не прописаны дата заполнения, подпись работника, заполнявшего вкладыш, дата рождения - записан просто год, но имеется печать организации, которая оформляла вкладыш. В данный момент такой организации нет.
Можно ли внести изменения во вкладыш трудовой книжки? Как правильно это сделать, чтобы у ПФР не было вопросов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации Ваша организация не должна производить какие-либо действия, связанные с внесением в титульный лист вкладыша в трудовую книжку сведений о дате заполнения вкладыша, подписей работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек работников. Для исправления неточной даты рождения работника, произведенной на титульном листе вкладыша, следует зачеркнуть ее, записать полную дату рождения работника, сделать ссылку на соответствующий документ на внутренней стороне титульного листа вкладыша в трудовую книжку и заверить ссылку подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Обоснование вывода:
Порядок заполнения трудовых книжек установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция). Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил).
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). В соответствии с п. 2.2 Инструкции после указания даты заполнения вкладыша работник своей подписью на первой странице (титульном листе) вкладыша в трудовую книжку заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой он впервые заполнялся.
Правилами и Инструкцией предусмотрены три способа изменения внесенных данных: признание записи недействительной, зачеркивание и дополнение записи. Недействительными признаются неточные или неправильные записи, внесенные в разделы трудовой книжки, содержащие сведения о работе или сведения о награждении (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции). Зачеркивание предусмотрено пунктом 2.3 Инструкции только для изменения на титульном листе записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения. Путем дополнения имеющихся записей вносятся на титульный лист сведения о полученных новых образовании, профессии, специальности (п. 2.4 Инструкции).
Отсутствие таких необходимых реквизитов на титульном листе вкладыша к трудовой книжке, как дата заполнения вкладыша, подпись работника, подпись ответственного сотрудника, нельзя назвать неправильной или неточной записью. Поскольку согласно пунктам 27, 28 Правил исправлению подлежат именно неправильные и неточные записи, а дополнять можно только записи на титульном листе о полученных новых образовании, профессии, специальности, полагаем, что Ваша организация вправе вообще не предпринимать со своей стороны какие-либо действия по устранению указанного нарушения оформления вкладыша, допущенного другой организацией. Отсутствие даты заполнения вкладыша, подписи работника и подписи ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника на титульном листе вкладыша не является основанием для признания его недействительным при условии, что все записи о трудовой деятельности сотрудника в нем отражены правильно (п.п. 27-30 Правил). Кроме того, в трудовой книжке имеется штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку с указанием его серии и номера, на титульном листе вкладыша указаны сведения о работнике (фамилия, имя, отчество), совпадающие со сведениями, указанными на титульном листе самой трудовой книжки.
По вопросу о том, каким образом устранить недочеты в заполнении сведений о дате рождения работника на титульном листе вкладыша в трудовую книжку, допущенных при оформлении вкладыша в другой организации, отметим следующее.
В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Как видим, данная норма не содержит каких-либо ограничений в отношении частей, разделов трудовой книжки, в которые вносятся соответствующие исправления. Иных норм, прямо запрещающих исправлять неправильные или неточные записи на титульном листе трудовой книжки либо прямо разрешающих исправлять неправильные или неточные записи только в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении", правовые акты также не содержат. Из чего, по нашему мнению, можно заключить, что предусмотренный Правилами механизм исправления неправильной или неточной записи в полной мере может быть применен и к ситуации, когда допущена ошибка в сведениях, содержащихся на титульном листе вкладыша в трудовую книжку.
В то же время необходимо признать, что законом прямо не установлен порядок, в соответствии с которым следует осуществлять исправление неверных данных на титульном листе трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку). На наш взгляд, к данной ситуации следует по аналогии применить п. 2.3 Инструкции. Представители Роструда также указывают на такую возможность (смотрите ответы с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ" на вопрос 1 и вопрос 2). Такой вывод подтверждается и судебной практикой (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 27.08.2010 N 07АП-6353/10; определение СК по гражданским делам Московского городского суда от 24.03.2011 N 33-7959).
Согласно п. 2.3 Инструкции для изменения сведений о дате рождения на титульном листе вкладыша в трудовую книжку прежнюю запись, содержащую только год рождения, следует зачеркнуть одной чертой и записать полную дату рождения работника с указанием на число, месяц и год рождения. Сведения о дате рождения, помимо паспорта, который является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (п. 1, п. 4 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 82), содержатся и в свидетельстве о рождении, удостоверяющем факт рождения (п. 1 ст. 3, п. 2 ст. 6, ст. 23 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния"). Поэтому неверно указанные на титульном листе вкладыша в трудовую книжку сведения о дате рождения работника могут быть исправлены на основании его паспорта или свидетельства о рождении (смотрите также п. 26 Правил). Ссылку на соответствующий документ следует сделать на внутренней стороне титульного листа вкладыша в трудовую книжку и заверить подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Полагаем, что, если сведения о дате рождения работника на титульном листе вкладыша в трудовую книжку будут исправлены указанным способом, такие исправления не повлекут за собой ни для работника, ни для работодателя негативных последствий. Кроме того, обращаем Ваше внимание, что в соответствии с позицией судов трудовая книжка должна приниматься органами Пенсионного фонда РФ для включения в стаж периодов работы работника, указанных в этой книжке, несмотря на имеющиеся в ней исправления неверных записей на титульном листе (смотрите решение Ломоносовского районного суда г. Архангельска от 22.08.2012 по делу N 2-2401/2012, решение Советского районного суда г. Самары от 24.04.2012, апелляционное определение Московского городского суда от 14.09.2012 N 11-15938/2012).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

19 июля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.