Как справиться с морем бумаг?
Коллеги, нужен профессиональный совет. Поэтому обращаюсь к вам, как к знающим и опытным специалистам.
Дело вот в чем.
Начала работать менеджером по персоналу чуть больше года назад. Компания небольшая, около 100 человек сотрудников. В моих обязанностях делопроизводство по кадрам и подбор, немножко адаптация. С основной функцией справляюсь.
Но проблема в том, что меня просто завалило бумагами. (((
100500 папок с резюме, анкетами, документами на подпись тому, этому и т.п. И в них я еще и путаюсь, где что лежит уже сложно разобраться.
С основными подписанными документами проще. В папки, которые положены по номенклатуре, подшиваю, и все. А с не полностью готовыми документами что делать? Как все это бумажное море разложить, что б не путаться?
У вас была такая же проблема? Или я одна такая косая? Что вы делали? Как справились?
Ирина, искренне Вам сочувствую. Из своего опыта - анкеты и резюме (тех кто не в штате) у нас хранятся не более 2 лет. Решили так сами, положения по делопроизводству нет. Уничтожили по-тихому, а то можно забаррекодироваться этими папками. Все доплаты (разовые или постоянные) согласовываются по служебным запискам, далее делаем свои документы (приказы) только за подписью гендира, т.к. все согласования уже есть в служ.зап. Приазы по униф. форме тоже только у гендира. Раньше (до меня) их подписывали руководители чей сотрудник в приказе значился, действительно уходило уйма времени и куча папок на подпись тому, другому. Теперь приакзы на доплаты и на работу в вых. день и тому подобное подписывает только дир по перс и главбух. А документов у нас, уверена, что больше в разы - компания 500 чел и всё белое и выход на РВ оплачивается по ТК, т.е. всё по честному. Приказов только на РВ в месяц целая папка с корешком 8 см не считая остальных приказов. Так что уходите от согласований в приказах по мксимуму на сколько это возможно.
Жанусик, спасибо! Интересный опыт.
А как вы придумали свою систему папок?
так же как это сделала уборщица Сбербанка)
Ну начнем с журнала регистрации - ведется в электронном виде, в конце года распечатываются, пронумер, прошнур и подпис, подшиваются к папке. Мы придумали нуерацию приказов таким образом, чтобы можно было делать приказы "задним числом" без дробей или флэшэк, как некоторые их называют. В номере приказа у нас зашифровна дата, например, 080813 - это дата издания/подписания приказа потом через днфис вы уже проставляете порядковый номер приказа от этой даты. Т.о. получается что вы можете хоть 31.12.13 состряпать приказ от 31.01.2013. После порядкового номера у нас буквенная кодировка, например "К" - это прием, перевод, увольнение, "ЛС" - доплаты, перемещения. совмещения, поощрения, расширение зоны и т.д., КО - отпуск основной, дополнительный, оплачиваемые, КС - отпуск без сохранения (отпуска разделены, т.к. сроки хранения разные), КВ - применение дисцип. взысканий (у нас их тоже хватает), т.к. от этого показателя зависит размер премии - вот и система папок нарисовалась. Т.е. журналов у нас несколько. Папка на СЗ на доплаты, папка на СЗ об изм. ШР. Анкеты-резюме тоже подшиваем в разные папки по направлениям деятельности, а в них еще разделы по должностям. Как придумали - так ведь жизнь заставила. Всегда жаль новичков. Себя вспоминаю - бьюшся как рыбка. Да и сейчас иногда себя новичком ощущаю. Так что не паникуйте, у Вас всё получится.
Добрый день! Я для себя решила эту проблему так - все журналы веду в электронном виде. Базу кандидатов тоже. Бумажные резюме не храню. Провожу собеседование, если кандидат подходит - резюме в личное дело вкладываю. Если нет - заношу основную информацию в базу, резюме с пометками уничтожаю. Резюме в кадровый резерв храню в электронном виде.
Если руководство идет на встречу, то можно сделать доверенность на подпись кадровых документов на кадровика. На прошлом месте работы у меня так было, сокращается количество макулатуры в разы, так как нет кипы бумаг "на подпись"
Автоматизировать служебные записки, обходные листы и т.д. Можно, например, все согласования проводить через корпоративный портал. Этот вариант удобен еще и тем, что можно отслеживать, на каком именно этапе находится согласование, если согласователей несколько.
Не советовала бы оформлять на себя доверенность, т.к. если будет предписание, то оно уже будет ни на гендира, а на вас. На прошлой работе моей начальнице так и выписали, раз её подпись на всех док-ах стояла.