Как справиться с морем бумаг?

Ирина Евгеньевна | 07.08.2013 17:16
Аватар пользователя Ирина Евгеньевна

Коллеги, нужен профессиональный совет. Поэтому обращаюсь к вам, как к знающим и опытным специалистам.

Дело вот в чем. 

Начала работать менеджером по персоналу чуть больше года назад. Компания небольшая, около 100 человек сотрудников. В моих обязанностях делопроизводство по кадрам и подбор, немножко адаптация. С основной функцией справляюсь.

Но проблема в том, что меня просто завалило бумагами. (((  

100500 папок с резюме, анкетами, документами на подпись тому, этому и т.п. И в них я еще и путаюсь, где что лежит уже сложно разобраться. 

С основными подписанными документами проще. В папки, которые положены по номенклатуре, подшиваю, и все. А с не полностью готовыми документами что делать? Как все это бумажное море разложить, что б не путаться?

У вас была такая же проблема? Или я одна такая косая? Что вы делали? Как справились?

 

 

Форум: 
+1
0
-1

Аватар пользователя Жанусик

Ирина, искренне Вам сочувствую. Из своего опыта - анкеты и резюме (тех кто не в штате) у нас хранятся не более 2 лет. Решили так сами, положения по делопроизводству нет. Уничтожили по-тихому, а то можно забаррекодироваться этими папками. Все доплаты (разовые или постоянные) согласовываются по служебным запискам, далее делаем свои документы (приказы) только за подписью гендира, т.к. все согласования уже есть в служ.зап. Приазы по униф. форме тоже только у гендира. Раньше (до меня) их подписывали руководители чей сотрудник в приказе значился, действительно уходило уйма времени и куча папок на подпись тому, другому. Теперь приакзы на доплаты и на работу в вых. день и тому подобное подписывает только дир по перс и главбух. А документов у нас, уверена, что больше в разы - компания 500 чел и всё белое и выход на РВ оплачивается по ТК, т.е. всё по честному.  Приказов только на РВ в месяц целая папка с корешком 8 см не считая остальных приказов. Так что уходите от согласований в приказах по мксимуму на сколько это возможно.

Аватар пользователя Ирина Евгеньевна

Жанусик, спасибо! Интересный опыт. 

А как вы придумали свою систему папок?

Аватар пользователя Жанусик

Ну начнем с журнала регистрации - ведется в электронном виде, в конце года распечатываются, пронумер, прошнур и подпис, подшиваются к папке. Мы придумали нуерацию приказов таким образом, чтобы можно было делать приказы "задним числом" без дробей или флэшэк, как некоторые их называют. В номере приказа у нас зашифровна дата, например, 080813 - это дата издания/подписания приказа потом через днфис вы уже проставляете порядковый номер приказа от этой даты. Т.о. получается что вы можете хоть 31.12.13 состряпать приказ от 31.01.2013. После порядкового номера у нас буквенная кодировка, например "К" - это прием, перевод, увольнение, "ЛС" - доплаты, перемещения. совмещения, поощрения, расширение зоны и т.д., КО - отпуск основной, дополнительный, оплачиваемые, КС - отпуск без сохранения (отпуска разделены, т.к. сроки хранения разные), КВ  - применение дисцип. взысканий (у нас их тоже хватает), т.к. от этого показателя зависит размер премии - вот и система папок нарисовалась. Т.е. журналов у нас несколько. Папка на СЗ на доплаты, папка   на СЗ об изм. ШР. Анкеты-резюме тоже подшиваем в разные папки по направлениям деятельности, а в них еще разделы по должностям. Как придумали - так ведь жизнь заставила. Всегда жаль новичков. Себя вспоминаю - бьюшся как рыбка. Да и сейчас иногда себя новичком ощущаю. Так что не паникуйте, у Вас всё получится.

Аватар пользователя temnaya_loshadka

Добрый день! Я для себя решила эту проблему так - все журналы веду в электронном виде. Базу кандидатов тоже. Бумажные резюме не храню. Провожу собеседование, если кандидат подходит - резюме в личное дело вкладываю. Если нет - заношу основную информацию в базу, резюме с пометками уничтожаю. Резюме в кадровый резерв храню в электронном виде.

Если руководство идет на встречу, то можно сделать доверенность на подпись кадровых документов на кадровика. На прошлом месте работы у меня так было, сокращается количество макулатуры в разы, так как нет кипы бумаг "на подпись"

Автоматизировать служебные записки, обходные листы и т.д. Можно, например, все согласования проводить через корпоративный портал. Этот вариант удобен еще и тем, что можно отслеживать, на каком именно этапе находится согласование, если согласователей несколько.

Аватар пользователя Жанусик

Не советовала бы оформлять на себя доверенность, т.к. если будет предписание, то оно уже будет ни на гендира, а на вас. На прошлой работе моей начальнице так и выписали, раз её подпись на всех док-ах стояла.