Изменение табельных номеров сотрудников

Коллеги, добрый день! Подскажите, у кого был опыт изменения табельных номеров сотрудников?

Табельные номера вели разные сотрудники в разное время. Табельные номера присваиваются по личному желанию сотрудников.

Сейчас пришли к мнению, что табельные номера будут присваивать по категориям персонала, и будут четырехзначные.

Подскажите с чего начать? как необходимо будет оформить (приказ, положение или еще что-то)?

Буду благодарна за любой опыт