Порядок внешнего обучения сотрудников
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий Порядок вводится в целях повышения эффективности обучения сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО, входящих в сегмент «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"», и определяет состав, условия, организацию и финансирование внешнего обучения.
1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:
- Заместитель Генерального директора по персоналу/Директор по персоналу;
- руководитель Корпоративного университета ООО "ХХХ";
- руководитель и специалисты Группы обучения персонала Корпоративного университета ООО "ХХХ";
- руководители структурных подразделений ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"»;
- сотрудники, направляемые на внешнее обучение.
В настоящем документе использованы ссылки на следующие документы:
- «Политика «ООО "ХХХ"» в области развития и обучения персонала», утвержденная Президентом «ООО "ХХХ"» 01.08.03;
- «Порядок планирования и проведения тендера на закупку товаров (работ, услуг) для нужд ООО "ХХХ" (рег. № ПР-433 от 13.07.01);
- Положение «Обучение и развитие сотрудников ЗО Фирмы ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"» рег. № П. HR-478.05.
1.3 Термины и определения, сокращения
1.3.1 В настоящем документе применяются следующие термины и определения:
Внешнее обучение – обучение и консультирование по бизнес-процессам, проводимое привлеченными компаниями, а также независимыми бизнес-тренерами и преподавателями. Осуществляется в индивидуальной и корпоративной формах;
Долгосрочное обучение - обучение, проводимое в виде повышения квалификации, стажировки профессиональной переподготовки и переподготовки;
Индивидуальное внешнее обучение – внешние образовательные мероприятия, посещаемые сотрудниками индивидуально;
Корпоративное внешнее обучение - обучение, которое проводится для группы сотрудников привлеченной образовательной компанией или преподавателем (бизнес-тренером) по специально разработанной программе;
Обучение - процесс получения новых знаний, умений и навыков по важным для организации направлениям, передача опыта поведения в профессионально значимых ситуациях;
Тематическое обучение - краткосрочное обучение по конкретным производственным вопросам.
1.3.2 В настоящем документе используются следующие сокращения:
ГОП КУ– Группа обучения персонала Корпоративного университета;
ГП ХХХ – головное предприятие ООО "ХХХ";
КУ – Корпоративный университет ООО "ХХХ";
Компании СД – компании сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"»;
ХХХ – ООО "ХХХ".
2 Описание внешнего обучения
2.1 Цели и задачи Внешнего обучения
2.1.1 Целью внешнего обучения является повышение квалификации сотрудников ХХХ и компаний СД за счет привлечения надежных образовательных организаций и высококлассных преподавателей (бизнес-тренеров).
2.1.2 Основными задачами внешнего обучения являются:
- выявление потребности во внешнем обучении различных категорий сотрудников с учетом бизнес-процессов в компаниях СД и корпоративных возможностей;
- поиск и отбор надежных образовательных партнеров;
- разработка специализированной учебно-программной документации;
- организация внешнего обучения сотрудников;
- контроль эффективности внешнего обучения.
2.2 Состав внешнего обучения
2.2.1 Внешнее обучение осуществляется в форме корпоративного и индивидуального обучения.
2.2.2 Основными видами внешнего обучения являются:
2.2.2.1 Тематическое обучение – краткосрочное, продолжительностью не более 72 академических часов, изучение конкретных производственных вопросов.
2.2.2.2 Долгосрочное обучение – обучение, продолжительностью более 72 академических часов, осуществляемое путем:
- повышения квалификации в целях обновления теоретических и практических знаний сотрудников;
- профессиональной переподготовки в целях получения дополнительных знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения нового вида профессиональной деятельности;
- переподготовки в целях получения новой специальности или квалификации на базе имеющегося высшего или среднего профессионального образования.
2.2.3 Внешнее обучение может проводиться в плановом или внеплановом порядке.
3 Условия внешнего обучения
3.1 Решение о направлении на внешнее обучение
3.1.1 Решение о направлении сотрудника ХХХ на обучение в соответствии с ходатайством непосредственного руководителя принимается следующими лицами:
- при направлении на обучение ТОП-менеджера и руководителя подразделения, непосредственно подчиненного Генеральному директору ХХХ - Генеральным директором ХХХ;
- при направлении на обучение начальника департамента – заместителем Генерального директора (директором) по направлению
- при направлении на обучение сотрудника в должности до начальника департамента – начальником департамента.
3.1.2 Решение о направлении на обучение сотрудников других компаний СД принимается руководителем соответствующей компании.
3.1.3 Президентом «ООО "ХХХ"» принимаются решения о направлении на обучение ТОП-менеджеров ХХХ по долгосрочным программам, а также на обучение за границей.
3.2 Требования к сотруднику, направляемому на внешнее обучение
3.2.1 При направлении на внешнее обучение учитывается стаж работы сотрудника в компаниях СД. К внешнему обучению, в первую очередь, рекомендуются сотрудники, включенные в состав кадрового резерва, и отработавшие в компании не менее полугода.
3.2.2 На долгосрочное обучение направляются сотрудники:
- имеющие рекомендации по результатам аттестации (оценки);
- вошедшие в состав кадрового резерва;
- имеющие стаж работы в компаниях СД не менее одного года;
- желающие обучаться по данным программам;
- показавшие положительные результаты прохождения предыдущих курсов обучения.
3.2.3 На обучение иностранному языку в соответствии с «Политикой «ООО "ХХХ"» в области развития и обучения персонала», утвержденной Президентом «ООО "ХХХ"» 01.08.03, направляются только сотрудники, владеющие языком на базовом уровне и непосредственно использующие знание иностранного языка в процессе работы.
3.3 Обязательства сотрудника, направляемого на внешнее обучение
3.3.1 С сотрудником, направляемым на внешнее обучение, заключается Дополнительное соглашение к Трудовому договору с ним по форме ВнО-1 согласно Приложению А, которое хранится в ГОП КУ в течение трех лет.
3.3.2 В соответствии с условиями указанного Дополнительного соглашения сотрудник обязуется отработать в ХХХ или других ДЗО «ООО "ХХХ"» не менее одного года с момента окончания обучения. В случае досрочного увольнения он возмещает расходы ХХХ, связанные с его обучением.
Сотрудник, отработавший в ДЗО «ООО "ХХХ"» не менее трех лет, а также сотрудник, включенный по итогам аттестации в состав кадрового резерва, в случае досрочного увольнения компенсирует расходы на свое обучение, пропорционально количеству неотработанных полных месяцев.
3.3.3 В исключительных случаях руководитель подразделения может ходатайствовать перед Заместителем Генерального Директора по персоналу/Директором по персоналу о направлении сотрудника на обучение без заключения Дополнительного соглашения.
3.3.4 Обучение высшего руководства ХХХ согласно списку, утверждаемому Президентом «ООО "ХХХ"», осуществляется с заключением Дополнительных соглашений.
3.3.5 Сотрудник обязан посещать все занятия согласно программе обучения и выполнять все предусмотренные программой квалификационные испытания.
3.3.6 Сотрудник, не представивший отчетные документы, предусмотренные п. п. 6.1 настоящего Документа, к последующему обучению не допускается.
4. Организация внешнего обучения
4.1 Плановое внешнее обучение
4.1.1 Обучение сотрудников ХХХ проводится на основании планов корпоративного обучения на год, сформированных в соответствии с п. 3 Положение «Обучение и развитие сотрудников ЗО Фирмы ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"» (рег. № П. HR-478.05 от 18.10.05).
4.1.2 Руководители подразделений ХХХ и руководители компаний СД к 10 числу текущего месяца представляют в ГОП КУ заявки на проведение в следующем месяце:
- планового внешнего корпоративного занятия - по форме ВнО-2 согласно Приложению Б;
- планового внешнего индивидуального занятия - по форме ВнО-3 согласно Приложению В;
- планового долгосрочного обучения - по форме ВнО-4 согласно Приложению Г.
4.1.3 В целях принятия обоснованного решения о направлении сотрудников на обучение ГРКП КУ подготавливает приложение к заявке:
- на внешнее корпоративное занятие - по форме ВнО-5 согласно Приложению Д;
- на внешнее индивидуальное занятие - по форме ВнО-6 согласно Приложению Е.
4.1.4 Заявки, представленные после указанного в п. п. 4.1.2 срока, рассматриваются только при формировании бюджета следующего месяца.
4.1.5 Руководители подразделений вправе направить на запланированное обучение другого сотрудника, а также до подачи заявки на обучение отказаться от участия в данном обучении с обоснованием причин отказа.
4.2 Внеплановое внешнее обучение
4.2.1 ГОП КУ на основе анализа образовательных программ ежемесячно информирует руководителей подразделений ХХХ о возможностях внепланового тематического обучения.
4.2.2 Заявки на внеплановое тематическое обучение по формам, аналогичным формам, определенным п. п. 4.1.2 настоящего Порядка, представляются не менее чем за три недели до его начала.
4.3 Внешнее обучение в филиалах ХХХ
4.3.1 Направление сотрудников филиалов ХХХ на обучение осуществляется в соответствии с разделом 3 настоящего Порядка.
4.3.2 Внеплановое обучение в рамках установленной для филиала финансовой квоты на внешнее обучение при его стоимости более 300 у. е. проводится на основании служебной записки, согласованной директором по филиалам соответствующего региона и заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу.
4.3.3 Подбор образовательных программ для обучения сотрудников филиалов ХХХ осуществляется следующими способами:
- директор филиала самостоятельно организует подбор образовательных программ при обязательной экспертизе выбранных вариантов обучения ГОП КУ в соответствии с п. п. 5.2 настоящего Порядка;
- на основе анализа образовательных программ, проводимых в регионах, ГОП КУ направляет в филиалы информацию о рекомендуемых мероприятиях;
- ГОП КУ на основе анализа потребностей в обучении сотрудников филиалов организует образовательные мероприятия на договорной основе с привлекаемыми компаниями и преподавателями (тренерами).
5 Отбор образовательных программ и компаний
5.1 Организация конкурсного отбора
5.1.1 В соответствии с планами корпоративного обучения на год ГОП КУ осуществляет отбор образовательных программ, наиболее эффективных по показателю «качество-стоимость», и осуществляет заказ образовательных услуг путем подготовки:
- договоров с организациями по форме ВнО-7 согласно Приложению Ж;
- договоров с преподавателями (тренерами) на возмездное оказание услуг.
5.1.2 При стоимости образовательной услуги свыше 5000 у. е. отбор образовательных компаний производится на конкурсной основе.
5.1.3 Конкурс образовательных компаний и преподавателей (тренеров) проводится в соответствии с «Порядком планирования и проведения тендера на закупку товаров (работ, услуг) для нужд ООО "ХХХ" (рег. № ПР-433 от 13.07.01).
5.1.4 В состав комиссии по проведению тендера включаются сотрудники заказывающего подразделения и ГОП КУ.
5.1.5 ГОП КУ организует поиск образовательных компаний и преподавателей (бизнес-тренеров), осуществляющих обучение по программам, представленным на конкурс, и направляет в выбранные компании или выбранным преподавателям (тренерам) приглашения на участие в конкурсе с приложением форм конкурсной документации ВнО-8 согласно Приложению З.
5.1.6 ГОП КУ осуществляет сбор и анализ представленной конкурсной документации. При необходимости ГОП КУ организует презентацию участников конкурса в ХХХ. На основании анализа всей представленной информации ГОП КУ представляет в комиссии по проведению тендера проект протокола по форме ТЕН-3
5.1.7 Комиссия по проведению тендера рассматривает представленные документы и утверждает результаты конкурса.
5.1.8 ГОП КУ в соответствии с п.5.1.1 настоящего Порядка осуществляет заказ образовательной услуги.
5.2 Экспертиза образовательных программ
5.2.1 Руководители подразделений ХХХ вправе осуществлять самостоятельный поиск вариантов обучения сотрудников.
В этом случае направление сотрудников на обучение осуществляется только после экспертизы образовательных программ ГОП КУ на предмет оценки их качества и соответствия требованиям настоящего Документа.
5.2.2 Экспертиза образовательных программ осуществляется на основании документов, представленных подразделением по форме ВнО-9 согласно Приложению И.
5.2.3 ГОП КУ в недельный срок после получения документов направляет руководителю подразделения отзыв по результатам экспертизы.
6 Отчетность и контроль прохождения внешнего обучения
6.1 Отчетные документы, представляемые сотрудником, прошедшим обучение
В течение пяти дней после завершения обучения сотрудник обязан представить в ГОП КУ:
- отзыв по форме ВнО-10 согласно Приложению К;
- копию документа об окончании обучения;
- материалы по пройденной программе для пополнения библиотеки КУ.
6.2 Отчетные документы, представляемые филиалами ХХХ
6.2.1 В 5-дневный срок после окончания обучения директора филиалов ХХХ высылают по электронной почте в КУ материалы по пройденной программе.
6.2.2 К 5 числу каждого месяца директора филиалов также представляют в ГОП КУ Отчет о пройденном в прошлом месяце обучении по форме КУ-7 согласно Положению «Обучение и развитие сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"» (рег. № П. HR-478.05 от 18.10.05).
7 Финансирование и оплата внешнего обучения
7.1 Финансирование внешнего обучения персонала ХХХ и других компаний СД осуществляется в пределах средств, ежегодно выделяемых по статье «Расходы на обучение».
7.2 Распределение средств на обучение осуществляется в следующих пропорциях:
- плановое обучение - 70% средств;
- внеплановое обучение - 20% средств;
- страховой фонд Заместителя Генерального Директора по персоналу/Директора по персоналу, направляемый на решение оперативных образовательных задач – 10%.
7.3 В соответствии с запланированным обучением в пределах годового объема средств по статье «Расходы на обучение» каждому подразделению ХХХ, а также другим компаниям СД выделяется квота, которая доводится до руководителей подразделений (компаний) служебной запиской Заместителя Генерального Директора по персоналу/Директора по персоналу ХХХ.
7.4 Обучение иностранному языку в случае производственной необходимости оплачивается в пропорции: 50%- сотрудник, 50% - ХХХ.
8.1 Ответственность руководителя Корпоративного университета
Руководитель КУ обязан обеспечивать:
-выполнение данного Порядка;
- своевременную разработку и доведение до руководителей структурных подразделений компаний СД планов корпоративного обучения подразделений на год.
8.2 Ответственность руководителя Группы по работе с клиентами и партнерами Корпоративного университета
Руководитель ГРКП КУ обязан обеспечивать:
- планирование внутреннего обучения в соответствии с комплексными программами и планами корпоративного обучения на год и на основании представленных запросов и заявок;
- своевременный и качественный подбор вариантов внешнего обучения;
- проведение оценки эффективности внешнего обучения;
- контроль посещаемости сотрудниками внешних образовательных программ;
- контроль исполнения бюджета внешнего обучения;
- своевременное предоставление отчетов об обучении руководителю КУ и ведение делопроизводства.
8.3 Ответственность руководителя подразделения, инициирующего внешнее обучение
8.3.1 Руководитель подразделения (директор филиала), инициирующего внешнее обучение обязан обеспечивать:
- своевременное и качественное оформление запроса и заявок на внешнее обучение;
- контроль посещения сотрудником внешних занятий и своевременность представления отзывов.
8.3.2 Директор филиала обязан обеспечивать своевременное и полное представление ежемесячного отчета по результатам внешнего обучения.
8.4 Ответственность сотрудника, направленного на внешнее обучение
8.4.1 Сотрудник, направляемый на внешнее обучение, обязан:
- посещать занятия согласно программе обучения;
- выполнять предусмотренные программой обучения квалификационные испытания;
- своевременно представлять отчетные документы по обучению;
8.4.2 В случае неявки сотрудника на обучение без уважительной причины, отказа от обучения после регистрации в образовательной организации или невыполнения условий обучения и квалификационных испытаний он компенсирует произведенные ХХХ выплаты по статье «Расходы на обучение».
Поделиться
