Положение об адаптации новых сотрудников

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Данное Положение является внутрикорпоративным документом, который определяет порядок взаимодействия субьектов в период адаптации новых сотрудников.             

1. 2. Данное Положение должны знать и использовать в своей работе:             

• Президент Корпорации, руководители структурных подразделений и направлений Управляющей компании и руководителей бизнес-подразделений Корпорации;
• все без исключення сотрудники Управляющей компании и бизнес-подразделений Корпорации, которые нащначаются кураторами новых сотрудников;
• специалисты Департамента персонала Управляющей компании (рекрутер, менеджер по персоналу) и сотрудники отделов кадров бизнес-подразделений Корпорации.

II. ЦЕЛИ И ЗАДАНИЯ

2.1. Основной целью Положения является введение процедуры адаптации новых сотрудников во всех структурных подразделениях Управляющей компании и бизнес-подразделениях Корпо рации (для 7-10 должностных уровней эта процедура является упрощенной: заполняется сокращенный вариант индивидуального плана).             

2.2. Процедура адаптации направлена на:             

• обеспечение более быстрого вхождения в процесс работы нового сотрудника,
• уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу,
• формирование позитивного имиджа Корпорации,
• уменьшение дискомфорта первых дней работы,
• а также проверка соответствия нового специалиста деятельности, поручается ему, непосредственно на рабочем месте.

2.3. Кураторство в период адаптации проводится с целью оказания помощи новым сотрудникам в овладении функциональными обязанностями и максимально быстрому приспособлению к особенностям рабочего места. Основные задачи кураторства:             

• • ускорение процесса обучения и развитие способности самостоятельно и качественно выполнять возложенные на нового сотрудника должностные обязанности и функции;
  • адаптация нового сотрудника в корпоративной культуры, усвоение традиций и правил поведения;
  • участие в создании должностной инструкции для нового сотрудника, если его должность является новой в штатном расписании;
  • ускорение сроков выхода нового сотрудника на уровень эффективного выполнения должностных обязанностей, функций и задач.

III. ПРОХОЖДЕНИЕ АДАПТАЦИОННОГО ПЕРИОДА

3.1. В период прохождения испытательного срока (адаптационного периода) на сотрудника распространяется законодательство о труде.             

3.2. В первый день работы нового сотрудника его встречает менеджер по персоналу или куратор и помогает заполнить все необходимые для приема на работу документы. Эти документы должны здаваться инспектору по кадрам, после чего он готовит является приказ о назначении нового сотрудника на должность. В приказе обязательно указывается длительность испытательного срока и Ф.И.О. куратора.             

3.3. Согласно ст.27 КЗоТ, испытательный срок не может превышать трех месяцев (в отдельных случаях, при согласия соответствующих их избирательных органов профсоюзных организаций - шести месяцев). Срок испытательного срока в Корпорации составляет три месяца, а для работников, которые не претендуют на управленческие должности может быть - 1 (один) месяц.             

3.4. В течение первой недели работы нового сотрудника продолжается общая часть программы Адаптации, которая состоит из таких этапов:             

• в формлення документов при приеме на работу (согласно п.3.2. данного Положения).
• ознакомление работника с его должностной инструкцией карточкой мотивации и подписания работником этих документов.
• вступна презентация - проводится с целью уведомления новому работнику общих ведомостей о Корпорации: история, миссия и ценности, особенностей ее деятельности и стратегичних целей.

3.5. Личное знакомство и с офисом, рабочим местом, сотрудниками:             

• проводится с целью введения в коллектив нового сотрудника, знакомство и с условиями труда и правилами межличностных взаимоотношений.
• общее знакомств в сотрудника с персоналом подразделения, в котором он будет работать и представление сотрудника, который будет осуществлять кураторство в течение испытательного срока проводится непосредственным руководителем.
• знакомство с окружением проводится куратором: показ основных помещений офиса, рабочего места, оснащение, места хранения документов, литературы и других материалов общего пользования. Объясняются правила поведения на рабочем месте, правила внутреннего распорядка, правила взаимоотношений с сотрудниками, которые не относятся к данному подразделению.
• заполнения форм необходимых для регистрации работника на внутреннем сайте, получения корпоративнои электронной почты, получение мобильного телефона, заказ визытных карточек и т.д.

3.6. Ориентировочное собеседование с непосредственным руководителем проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.             

3.7. После окончания общей части программы адаптации (п. 3. 4 данного Положения) проводится индивидуальная часть, которая включает в себя более детальное ознакомление и с деятельностью корпорации и подразделения, в котором будет работать новый сотрудник: детальное ознакомление с должностными обязанностями, спецификой работы, приобретение конкретных навыков специфических для данной должности - например, ведение документации, знание определенных бизнес-процессов и т.п. Индивидуальная программа адаптации фиксируется в « Индивидуальному плане прохождения испытательного срока » (для 2 - 6 должностных уровней - Приложение № 2, для 7 - 1 0 должностных уровней - Приложение № 2 -1 ). Индивидуальный план прохождения испытательного срока строится в зависимости от величины испытательного срока (от 1 месяца до 3) и корректируется относительно него в случае досрочного прекращения. Подробная инструкция по заполнению Индивидуального плана проходження испытательного срока приведена в приложении № 1 в данном Положении.             

3.8. В течение первых 10 рабочих дней после прохождения испытательного срока, проводится диагностика мотивационного профиля работника в соответствии с Положением о мотивации персонала корпорации.             

3.9. В течение первых 2 месяцев работы в Корпорации работник должен пройти презентацию в Управляющей компании. О времени и дате проведения презентации ответственное лицо Департамента прессонала Управляющей компании сообщает менеджеру по персоналу бизнес-подразделения, в которое был принят на работу работник. Менеджер по персоналу бизнес-подразделения в свою очередь сообщает об этом работнику. В назначенное время работник должен прибыть в Управляющей компании на презентацию Оплата расходов дл я поездки в Управляющую компанию проводится по сч в нок Управляющей компании.             

3.10. Окончание испытательного срока.          

3. 8 .1. В конце испытательного срока куратор в индивидуальном плане пишет отзыв о результатах, достигнутых работником в период испытательного срока             

3.8.2. Непосредственный руководитель проставляет свою оценку по результатам прохождения испытательного срока, делает вывод «прошел / не прошел испытательный срок» и пишет отзыв с предложениями по дальнейшей работе сотрудника.        

3.8.3. За 3 (три) рабочих дня до окончания испытательного срока в Департамент персонала - для управляющей компании/кадровую службу соответствующего бизнес-подразделения, куратором подается заполненый индивидуальный план работы с оценками и предложениями.        

3.8.4. При успешном прохождении испытательного срока, непосредственный руководитель устно информирует сотрудника о продлении трудовых отношений (последующее расторжение трудового договора допускается только на общем основании). Департамент персонала / специалист кадровой службы соответственного бизнес-подразделения инициирует заполнение сотрудником Анкеты адаптации сотрудника. Анкета необходима для получения обратной связи от сотрудника про особенности течения адаптационного периода и деятельность куратора.        

3.8.5. При досрочном прекращении испытательного срока, куратор или непосредственный руководитель пишет предложение в бланке Индивидуального плана с обоснованием сокращения срока. После этого он передается в Департамент персонала / кадровом специалисту соответствующего бизнес-подразделения.        

3.8.6. В случае, если в ходе прохождения испытательного срока обнаруживается несоответствие сотрудника должности, непосредственный руководитель отмечает это в индивидуальном плане в пункте «Комментарии». Этот вывод должен быть согласован у директора бизнес-подразделения / Директора департамента. В случае получения согласия на увольнение, сотруднику сообщается решение о прекращении с ним трудовых отношений до даты окончания испытательного срока. После этого происходит процедура увольнения сотрудника (можно осуществлять в день окончания испытательного срока) с оплатой труда за фактически отработанное время и с формулировкой "не прошел ИС».        

3.8.7. После анализа и визирования индивидуальный план прохождения испытательного срока подкладывается инспектором по учету кадров в личное дело сотрудника.        

3.8.8. Обобщенная информация о действиях куратора описана в Приложении 1 к Положению «Памятка Куратора».

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КУРАТОРСТВА

4.1. Кураторство устанавливается над новыми сотрудниками в период испытательного (адаптационного) срока.             

4.2. Кураторы подбираются из числа сотрудников, обладающих необходимыми профессиональными качествами, имеют стабильные показатели в работе, способность и готовность делиться своим опытом, имеют системное представление о своем участке работы и работы подразделения. А также отличаются преданостью (лояльностью) делу Корпорации, всегда поддерживают ее стандарты и правила работы, владеют коммуникативными навыками и гибкостью в общении. В отдельных случаях (например, специфичность должности - менеджер, менеджер по персоналу и т.д.), куратором может призначатся специалист соответствующего Департамента Управляющей компании по согласованию с руководителем бизнес-подразделения.             

4.3. Показателями оценки эффективности работы куратора является выполнение целей и задач новым сотрудником в период прохождения им испытательного срока. Оценка осуществляется на промежуточном и итоговом контроле.             

4.4. Кураторская деятельность оценивается по ее завершению руководителем соответствующего бизнес-подразделения Корпорации или директором структурного подразделения Управляющей компании или Президентом Корпорации.             

4.5. Мотивация куратора:             

• в случае успешного прохождения новым сотрудником испытательного срока, куратор получает вознаграждение (премию) в размере эквивалентном 50 у.е. за каждый месяц исполнения кураторских обязанностей.
• в случае более быстрого прохождения новым сотрудником адаптационного периода, которое произошло благодаря успешным действиям куратора, размер его премирования определяется директором бизнес-подразделения - для бизнес-подразделений; директором департамента / Президентом - для Управляющей компании.
• куратор, который успешно осуществил сопровождение и обучение 3 сотрудников, вносится в состав кадрового резерва Корпорации. Деятельность куратора учитывается, как выполнение практического управленческого задания.
• в случае неудовлетворительной работы куратора, непосредственный руководитель имеет возможность уменьшать размер премирования куратора с обоснованием.

4.6. Если при проведении аудита оказывается, что кураторство и заполнения индивидуального плана адаптации проводится формально без реального выполнения функций кураторства на руководителя, указанного в индивидуальном плане налагается штраф в размере 100 у.е. за каждый месяц кураторство.             

4.7. Выплата премии куратору:             

• премия за кураторство выплачивается в конце адаптационного периода работника. В отдельных случаях, по решению руководителя соответствующего бизнес-подразделения, премия за кураторство может выплачиваться помесячно после фактически отработанного месяца нового работника.      
• по завершению адаптационного периода работник, менеджер по персоналу проводит оценку работы куратора и по предоставленным куратором адаптационному плану и анкетой обратной связи работника, направляет служебную записку на финансового директора соответствующего бизнес-подразделения с выводами руководителя соответствующего бизнес-подразделения и непосредственного руководителя работника.      
• в случае досрочного окончания испытательного срока, сумму премии куратору определяет руководитель бизнес-подразделения/Президент. В этом случае премия может быть установлена в пределах как месячного размера, за фактически отработаный месяц нового работника, так и в максимально возможном размере, исходя из запланированного срока в Адаптации (3 мес.).      

4.8. Обязанности куратора:             

• Знать требования законодательства и внутрикорпоративных регламентирующих документов, которые устанавливают права и обязанности работника на занимаемой должности.      
• Разрабатывать и утверждать вместе с непосредственным руководителем сотрудника индивидуальный план его обучения.      
• Всесторонне изучать деловые и моральные качества сотрудника, его отношение к работе и коллективу, а также давать оценку в период прохождения испытательного срока.      
• Предоставлять новому сотруднику индивидуальную помощь в адаптации к рабочему месту, в овладенни практическими приемами и особенностями данной должности, выявлять и совместно устранять допущенные ошибки.      
• Личным примером развивать положительные качества сотрудника, привлекать к участию в социальной жизни Корпорации, способствовать развитию общекультурного и профессионального кругозрения.      

4.9. Права куратора:             

• По соглашению непосредственного руководителя подключать для дополнительного обучения нового сотрудника других опытных сотрудников подразделения.      
• Требовать рабочие отчеты от нового сотрудника, как в устной, так и в письменной форме.      
• Участвовать в обсуждении вопросов, связанных со служебной и общественной деятельностью нового сотрудника, вносить предложения непосредственному руководителю о его поощрении или применении мер дисциплинарного воздействия, а также удовлетворение текущих потребностей и запросов.      
• Пользоваться методическими материалами и консультациями специалистов Департамента пресонала Управляющей компании.      

Приложения:

№ 1 «Памятник куратора»

№ 2 «Индивидуальный план прохождения испытательного срока для кандидатов

№ 3 «Анкета адаптации сотрудников»