Политика использования HR-данных и этики ИИ в HR

Этот документ устанавливает принципы и правила, регулирующие сбор, хранение, обработку, использование и защиту HR-данных, а также этические аспекты применения искусственного интеллекта (ИИ) в HR-процессах. Цель политики — обеспечить прозрачность, справедливость, конфиденциальность и соответствие законодательству при работе с данными сотрудников.

Инструкция по использованию:

1. Адаптируйте этот шаблон под специфику вашей организации, ее внутренние регламенты и применимое законодательство (например, GDPR, ФЗ-152).
2. Обеспечьте ознакомление всех сотрудников, работающих с HR-данными и ИИ-инструментами, с данной политикой.
3. Регулярно пересматривайте и обновляйте политику в соответствии с изменениями в законодательстве и технологиях.

1. Общие положения

• Цель политики: Обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности HR-данных, а также этичного и ответственного использования ИИ в HR.
• Область применения: Данная политика распространяется на всех сотрудников, подрядчиков и третьих лиц, имеющих доступ к HR-данным или использующих ИИ-инструменты в HR-процессах компании [Название компании].
• Определения:
  • HR-данные: Любая информация, относящаяся к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу (сотруднику, кандидату, бывшему сотруднику), обрабатываемая в рамках HR-процессов.
  • Искусственный интеллект (ИИ) в HR: Применение алгоритмов и систем, способных выполнять задачи, традиционно требующие человеческого интеллекта (например, анализ резюме, чат-боты для рекрутинга, предиктивная аналитика текучести).

2. Принципы обработки HR-данных

Обработка HR-данных осуществляется в соответствии со следующими принципами:

• Законность, справедливость и прозрачность: Данные обрабатываются законно, справедливо и прозрачно для субъекта данных.
• Ограничение цели: Данные собираются для определенных, явных и законных целей и не обрабатываются далее способом, несовместимым с этими целями.
• Минимизация данных: Собираются только те данные, которые необходимы и достаточны для заявленных целей обработки.
• Точность: HR-данные должны быть точными и при необходимости обновляться.
• Ограничение хранения: Данные хранятся не дольше, чем это необходимо для целей, для которых они обрабатываются.
• Целостность и конфиденциальность: Данные обрабатываются таким образом, чтобы обеспечить надлежащую безопасность персональных данных, включая защиту от несанкционированной или незаконной обработки, а также от случайной потери, уничтожения или повреждения, с использованием соответствующих технических или организационных мер.
• Подотчетность: Компания несет ответственность за соблюдение вышеуказанных принципов.

3. Сбор и использование HR-данных

• Согласие: Сбор и обработка HR-данных осуществляется с явного согласия субъекта данных, если иное не предусмотрено законодательством. Форма согласия должна быть понятной и доступной.
• Цели сбора: HR-данные собираются для следующих целей (примеры, дополнить):
  • Управление трудовыми отношениями (найм, адаптация, развитие, оценка, расчет заработной платы, увольнение).
  • Соблюдение законодательных и нормативных требований.
  • Обеспечение безопасности сотрудников и активов компании.
  • Анализ и улучшение HR-процессов и условий труда.
• Доступ к данным: Доступ к HR-данным предоставляется только тем сотрудникам, которым это необходимо для выполнения их должностных обязанностей (принцип наименьших привилегий).
• Передача данных третьим лицам: Передача HR-данных третьим лицам (например, поставщикам HR Tech решений, партнерам по обучению) осуществляется только при наличии законных оснований и с соблюдением требований конфиденциальности и безопасности.

4. Безопасность HR-данных

• Технические меры: Применяются современные технические средства защиты (шифрование, фаерволы, системы обнаружения вторжений, регулярное резервное копирование).
• Организационные меры: Разрабатываются и внедряются внутренние регламенты, проводятся регулярные обучения сотрудников по вопросам информационной безопасности и защиты данных.
• Реагирование на инциденты: Разработан план реагирования на инциденты, связанные с утечкой или несанкционированным доступом к HR-данным.

5. Этика использования ИИ в HR

Применение ИИ в HR-процессах должно соответствовать следующим этическим принципам:

• Справедливость и отсутствие дискриминации: ИИ-системы не должны создавать или усиливать дискриминацию по признакам пола, расы, возраста, национальности и другим защищенным характеристикам. Алгоритмы должны регулярно проверяться на предвзятость.
• Прозрачность и объяснимость: Процессы принятия решений ИИ-системами должны быть максимально прозрачными и объяснимыми для пользователей и субъектов данных. Сотрудники должны понимать, как ИИ влияет на решения, касающиеся их карьеры.
• Контроль человека: Человек всегда должен сохранять контроль над решениями, принимаемыми ИИ. ИИ-системы должны выступать в качестве вспомогательного инструмента, а не заменять человеческое суждение.
• Конфиденциальность и защита данных: ИИ-системы должны обрабатывать HR-данные с соблюдением высочайших стандартов конфиденциальности и безопасности, в соответствии с данной политикой и применимым законодательством.
• Надежность и безопасность: ИИ-системы должны быть надежными, устойчивыми к ошибкам и безопасными в использовании.
• Подотчетность: Компания несет ответственность за результаты применения ИИ-систем в HR, включая потенциальные негативные последствия.

6. Права субъектов данных

Сотрудники и кандидаты имеют следующие права в отношении своих HR-данных:

• Право на доступ к своим данным.
• Право на исправление неточных данных.
• Право на удаление данных (право быть забытым), если нет законных оснований для их дальнейшего хранения.
• Право на ограничение обработки данных.
• Право на переносимость данных.
• Право на возражение против обработки данных.
• Право не подвергаться решению, основанному исключительно на автоматизированной обработке, включая профилирование, которое производит юридические последствия в отношении него или аналогичным образом значительно затрагивает его.

7. Ответственность

• Все сотрудники, имеющие доступ к HR-данным, несут ответственность за соблюдение данной политики.
• Нарушение данной политики может повлечь за собой дисциплинарные меры, вплоть до увольнения, а также гражданскую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством.

8. Пересмотр политики

Данная политика подлежит регулярному пересмотру и обновлению не реже одного раза в [указать период, например, год] или при существенных изменениях в законодательстве, технологиях или бизнес-процессах.