Должностная инструкция менеджера группы сертификации

35. Общие положения

1.1. Настоящий документ является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Менеджера Группы сертификации Отдела обеспечения поставок Департамента закупок XXX, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

1.2. Настоящая Должностная инструкция является документом прямого действия и обязательна для исполнения со дня ее утверждения.

1.3. Изменения в Должностную инструкцию утверждаются Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа.

36. Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности

2.1. Должность менеджера создается и ликвидируется по приказу Генерального директора XXX. Предложения по ликвидации или переименованию данной должности вносятся Начальником Отдела обеспечения поставок и согласуются с Начальником Департамента закупок и Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу.

2.2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности Генеральным директором XXX. Представление на должность готовится Начальником Группы сертификации и согласуется с Начальником Отдела обеспечения поставок.

37. Место должности в организационной структуре

3.1. Менеджер находится в составе Группы сертификации Отдела обеспечения поставок Департамента закупок XXX.

3.2. Менеджер непосредственно подчиняется Руководителю Группы сертификации Отдела обеспечения поставок. Работу Менеджера координирует старший менеджер группы.

3.3. Менеджер курирует работу помощника менеджера.

4. Задачи

Основными задачами Менеджера являются:

4.1. Обеспечение сертификации товара импортного производства.

4.2. Обеспечение выполнения установленного норматива скорости сертификации;

4.3. Предотвращение попадания на фармацевтический рынок продукции, качество которой не соответствует требованиям нормативной документации;

4.4. Минимизация затрат фирмы, связанных с необоснованным изъятием из обращения продукции, качество которой соответствует требованиям нормативной документации.

5. Функции

Менеджер выполняет следующие функции:

5.1. Координирует деятельность помощника менеджера.

5.2. Осуществляет распределение «потока» поступающих препаратов для проведения анализа по лабораториям с учетом действующих нормативных документов Минздрава РФ.

5.3. Контролирует предоставление полного пакета документов для проведения сертификации таможенных грузов.

5.4. Рационально распределяет «поток» поступающих заявок.

5.5. Формирует заявки на сертификацию.

5.6. Контролирует получение из лабораторий готовых сертификатов соответствия.

5.7. Контролирует сроки выполнения лабораториями работ по сертификации.

5.8. Контролирует поступление счетов на оплату выполненных работ, проводит сверку счетов, контролирует оплату.

5.9. Взаимодействует с сотрудниками структурных подразделений фирмы при выполнении своих функций в соответствии с действующими регламентирующими документами.

5.10. Готовит отчеты по установленной форме в соответствии с полученными заданиями.

6. Взаимодействия

Менеджер, выполняя свои функции, осуществляет следующие взаимодействия:

6.1. Взаимодействие с сотрудниками Отдела импорта Департамента закупок.

Менеджер предоставляет:

В какой форме и каким способом

Информацию о несоответствии предоставленного пакета документов требованиям по сертификации препаратов.

По телефону, личный контакт, электронная почта, электронный мониторинг.

В устной, письменной форме или электронной версии.

Информацию об особенностях сертификации лекарственных препаратов.

По телефону, личный контакт.

В устной форме.

Менеджер получает:

В какой форме и каким способом

Информацию о несоответствии предоставленного пакета документов требованиям по сертификации препаратов.

По телефону, личный контакт, электронная почта.

В устной, письменной форме или электронной версии.

Информацию об особенностях сертификации лекарственных препаратов.

По телефону, личный контакт.

В устной форме.

Письма Департамента, разрешающие сертификацию и реализацию препаратов с отклонениями от нормативной документации. Письма от фирм-производителей.

Личный контакт, по телефону, по факсу.

В устной или письменной форме.

6.2. Взаимодействие с бухгалтером Отдела бухгалтерского учета и отчетности

Финансового департамента.

Менеджер предоставляет:

В какой форме и каким способом

Формы Б-1 на оплату счетов, акты выполненных работ, счета фактуры

Личный контакт.

В устной форме.

Менеджер получает:

В какой форме и каким способом

Платежное поручение.

Личный контакт.

6.3. Взаимодействие с сотрудниками Таможенной группы Отдела обеспечения поставок.

Менеджер предоставляет:

В какой форме и каким способом

Информацию о несоответствии предоставленного пакета документов требованиям по сертификации препаратов, о несоответствии лекарственных препаратов требованиям нормативной документации.

Личный контакт, по телефону, по факсу, электронный мониторинг.

В устной письменной форме или электронной версии.

Менеджер получает:

В какой форме и каким способом

Информацию о несоответствии предоставленного пакета документов требованиям по сертификации препаратов. Комплект документов на проведение сертификации.

Информацию о регистрационных

Удостоверениях, контрактах и другую необходимую информацию по каждой конкретной поставке.

По телефону, личный контакт, по факсу.

В устной и письменной форме.

6.4. Взаимодействие с операторами п/о приемки ГРВД ОЦС

Департамента товарных операций.

Менеджер предоставляет:

В какой форме и каким способом

Сертификаты соответствия, паспорта заводов-изготовителей на препараты импортного производства

Личный контакт.

Менеджер получает:

В какой форме и каким способом

Образцы ЛП для сертификации, акты отбора образцов и служебную записку по номерам серий.

Личный контакт.

В устной и письменной форме.

6.5. Взаимодействие со специалистами контрольно-аналитических лабораторий и Центрами по сертификации.

Менеджер предоставляет:

В какой форме и каким способом

Заявки на проведение испытаний и сертификации, образцы ЛП

Бухгалтерские документы, подтверждающие оплату счетов.

Личный контакт.

В устной и письменной форме.

Менеджер получает:

В какой форме и каким способом

Протоколы анализов и сертификаты соответствия. Счета на оплату за выполнение работ по сертификации, др. бухгалтерские документы (акты выполненных работ, счета-фактуры и др.)

Личный контакт.

В устной и письменной форме.

6.6. Взаимодействие с сотрудниками ООО «КоАЛ Фарманализ».

Менеджер предоставляет:

В какой форме и каким способом

Образцы препаратов, письма поставщиков.

Личный контакт.

В письменной и устной форме.

Менеджер получает:

В какой форме и каким способом

Протоколы испытаний, консультации по нормативной документации.

Личный контакт.

В письменной и устной форме.

6.7. Взаимодействие с сотрудниками МЦС.

Менеджер получает:

В какой форме и каким способом

Консультации по вопросам, касающимся сертификации лекарственных средств.

Личный контакт.

В письменной, устной формах или электронной версии.

7. Показатели оценки деятельности

Деятельность Менеджера оценивается на основе следующих показателей:

7.1. Выполнения норматива скорости сертификации.

8. Общекорпоративные Нормы

Деятельность менеджера по сертификации регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

8.1. Правила внутреннего трудового распорядка;

75.1 8.3. Стандарт предприятия. Деловой этикет. Корпоративный стандарт одежды равила внутреннего трудового распорядка ;

75.2 8.4. Положение «Курить-себе и Фирме вредить» ( г.);

8.6. Другие нормативные документы XXX :

- настоящая Должностная инструкция.

9. Полномочия

Менеджер наделяется всеми полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций:

9.1. Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

9.2. Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;

9.3. Участвовать в плановых инвентаризациях материально-технических ценностей, а также, при необходимости - в единовременной полной инвентаризации товарного запаса на складах компании;

9.4. Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.

10. Ответственность

Менеджер несет ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение своих функциональных обязанностей и недостижение поставленных целей в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.

11.Требования к специалисту

Общие требования, обязательные при приеме на работу

11.1.

Образование

Высшее, среднее (желательно медицинское или фармацевтическое).

11.2.

Опыт работы

Достаточный опыт работы для выполнения возложенных обязанностей.

11.3.

Профессиональные

Без особых требований.

Специальные требования

11.4.

Знание специального ПО, технических систем

Word, Excel, электронная почта, Internet

11.5.

Знание нормативной документации

Знание нормативных актов в области контроля качества и сертификации лекарственных средств, сопутствующих товаров и внутренней нормативной базы.

12. Словарь специальных терминов и сокращений

Термин

Определение термина

1

ГРВД

Группа по работе с входящей документацией

2

ОЦС

Отдел центральный склад

3

ЛП

Лекарственный препарат

4

МЦС

Московский центр сертификации

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности

Менеджер ______________ «___» _______2005г.

менеджер по сертификации

Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 

Поделиться

Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий