Архивирование кадровых документов в действующей компании и в организации, которая находится на этапе ликвидации, имеет разные цели и осуществляется тоже по-разному. В первом случае вся документация находится в делопроизводстве, поэтому лучше организовать архив на территории предприятия. Это касается в том числе и личных дел работников. При банкротстве или ликвидации кадровые документы подготавливаются и передаются в государственный или частный архив — это обязательное законодательное требование.
Причины и особенности архивирования кадровых документов действующей компании
По мере накопления кадровой документации возникает необходимость в ее систематизации и правильном хранении. И чем масштабнее компания, тем больше архив.
Основные цели архивирования, следующие:
- соблюдение законодательства — при нарушении регламента хранения кадровых документов не исключены судебные разбирательства и штрафы;
- обеспечение оперативного доступа к документам — правильно организованный архив позволяет быстро и результативно находить информацию о сотрудниках, подготавливать отчеты, готовиться к проверкам;
- оптимизация рабочего пространства — архивирование необходимо для того, чтобы освободить место в офисе и наладить более эффективный документооборот;
- защита документов от утраты и повреждения — при организации архива продумываются меры защиты от кражи и различных форс-мажоров.
Еще одна актуальная причина подготовки к архивированию кадровой документации действующей компании — перевод отдельных документов в электронный формат.
Зачем архивировать кадровую документацию при ликвидации компании
Ликвидация компании — процесс, включающий в себя большое количество организационных и юридических процедур. Одной из них является подготовка и передача кадровой документации на государственное или муниципальное хранение. Несоблюдение этого требования может создать сложности для лиц ответственных за ликвидацию и привести к последствиям.
Передавая кадровые документы в архив, ликвидатор или конкурсный управляющий организации решает такие задачи:
- защита прав сотрудников — предоставление архивных данных для начисления пенсии, получения социальных выплат, подтверждения опыта работы;
- минимизация юридических рисков при ликвидации компании
Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?
Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет.
Работайте с архивом правильно. Документы могут потребоваться бывшим сотрудникам компании даже через десятки лет. Распространенные причины обращения в архив за кадровыми документами — это судебные разбирательства, досрочный выход на пенсию, расчет пенсии, подтверждение стажа работы.
Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на архивные услуги от компании «Архивный Эксперт» можно на сайте archivexpert.ru или по телефону:8 (495) 226-16-67
Поделиться
