Как создавать подзадачи в MS Project (с советами и примерами)

Подзадачи - это эффективный способ добавить структуру в проект, который вы планируете и контролируете. Использование подзадач и итоговых задач может помочь вам организовать ваш план в MS Project логичным и понятным для вас и членов вашей команды образом. В этой статье мы объясним, что такое подзадача, обсудим, как создавать подзадачи в MS Project, объясним, почему они важны, поделимся советами по их использованию и приведем пример, который поможет вам сориентироваться.

Что такое подзадачи и итоговые задачи?

Каждый проект обычно состоит из определенных задач, некоторые из которых часто достаточно большие или сложные, чтобы состоять из других, более мелких. Эти более мелкие задачи являются подзадачами и представляют собой компоненты более крупного набора, известного как сводные задачи. В MS Project превращение задачи в подзадачу автоматически превращает стоящую над ней задачу в итоговую.

Вместе подзадачи и итоговые задачи являются способами определения структуры проекта. Они показывают взаимосвязь между задачами в вашем проекте и облегчают их выполнение для вашей команды.

Почему подзадачи и краткие задачи важны?

Использование подзадач и итоговых задач может быть полезно несколькими способами, в том числе:

• Они придают вашему расписанию легко применимую контурную структуру.

• Сводные задачи предоставляют данные о проекте с первого взгляда.

• Вы можете отображать, печатать или обмениваться информацией о проекте с различными уровнями детализации. Эта функция позволяет скрыть детали, которыми вы не хотите делиться с посторонними людьми.

Как создавать подзадачи в MS Project

Вы можете выполнить следующие шаги для создания подзадач:

1. Переключитесь на диаграмму Ганта

Хотя в MS Project существует множество других представлений, доступных пользователям, представление диаграммы Ганта является стандартным и наиболее часто используемым. Это представление перечисляет задачи в вашем проекте таким образом, чтобы показать их взаимосвязь друг с другом и с общим графиком. Если вы по какой-либо причине вышли из представления по умолчанию, вы можете найти путь обратно, перейдя в меню представления и нажав кнопку Диаграмма Ганта.

2. Выберите задачу

Из списка задач выберите задачу, которую вы хотите превратить в подзадачу. Поскольку задача, расположенная непосредственно над выбранной вами задачей, становится итоговой задачей, убедитесь, что она удовлетворяет критериям, чтобы стать таковой. Если такой задачи нет, вы можете вставить новую задачу, которая лучше обобщает подзадачу, которую вы собираетесь создать.

3. Отступ

После выбора задания сделайте отступ. Вы можете перейти в группу редактирования на вкладке задания и нажать кнопку Отступ , либо нажать клавиши Alt+Shift+стрелка вправо. Выбранная задача немедленно становится подзадачей.

Скрытие и отображение подзадач в MS Project

Вы можете скрывать или показывать подзадачи в зависимости от ваших потребностей. Чтобы скрыть подзадачи, нажмите на знак минус (-) перед итоговой задачей. Чтобы показать подзадачи, нажмите на знак плюс (+) перед общей задачей.

Советы по использованию подзадач и обобщающих задач

Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам эффективно использовать подзадачи и сводные задачи в своих проектах:

Набросайте план проекта

Существует два способа изложить план вашего проекта:

• Метод сверху вниз : Если вы используете метод сверху вниз , вы сначала перечисляете основные этапы вашего проекта, а затем разбиваете их на более мелкие, индивидуальные задачи.

• Метод снизу вверх : При восходящем подходе вы сначала определяете все возможные задачи проекта, а затем группируете их по этапам, либо по последовательности, либо по связанности.

Составление плана поможет вам увидеть, как задачи соотносятся между собой. Затем вы можете определить, какие задачи являются подзадачами, а какие - итоговыми задачами.

Будьте особенно внимательны при удалении задач

Будьте особенно внимательны при удалении данных после использования подзадач и сводных заданий. Удаление или перемещение сводной задачи удаляет или перемещает все ее подзадачи. Чтобы избежать ненужной потери данных, перед удалением подзадач обязательно определите и выделите подзадачи, которые вы хотите сохранить.

Дважды проверьте при изменении продолжительности

Можно изменить длительность всей итоговой задачи, не изменяя длительность каждой подзадачи вручную. Иногда изменения, внесенные в продолжительность подзадач, могут не отражаться в продолжительности суммарной задачи. Такая ситуация может возникнуть, потому что Вручную значение по умолчанию. При такой настройке у задач не предопределена продолжительность по умолчанию. Сайт Авто настройка позволяет новым задачам показывать продолжительность сводной задачи по умолчанию.

Чтобы изменить настройку планирования с ручной на автоматическую, можно выбрать пункт Автопланирование из Задачи группировать на Задачи вкладку. Вы также можете нажать на основание экрана проекта над панелью задач. Откроется окно, в котором вы можете выбрать одну из настроек.

Не назначайте ресурсы на суммарные задачи

Назначение ресурсов суммарным задачам может привести к перераспределению ресурсов. Перераспределение - это ситуация, когда вы поручаете ресурсу слишком большой объем работы, который он не может выполнить за отведенное ему время. Вместо этого выделите ресурсы на подзадачи. Таким образом, вы сможете внимательно следить за распределением ресурсов.

Помните, что итоговые задачи не всегда суммируются

Некоторые итоговые значения задач, такие как стоимость и работа, являются суммой значений подзадач. Другие значения, такие как продолжительность и базовая линия, не являются таковыми. Понимание этих различных значений может сэкономить вам время, которое вы потратите на то, чтобы каждый раз пытаться сложить значения.

Не забудьте связать задачи

Использование подзадач и сводных задач не создает зависимостей между задачами. Она только создает структуру. Если вы хотите показать зависимость, соедините затронутые задачи после полной организации задач.

Используйте задачу сводки проекта

Сводная задача проекта предоставляет информацию обо всем проекте в одной строке. В нем содержатся сведения о проекте, такие как название проекта, продолжительность, дата начала и завершения. Задача резюме проекта часто совпадает с названием проекта. Чтобы сделать его видимым, перейдите в раздел Формат вкладки и установите флажок Резюме проекта вкладка.

Почему ваши задачи не имеют отступов

Следующие причины могут быть причиной того, что ваши задачи не имеют отступов:

Индентирование назначений, а не задач

Возможно, вы пытаетесь сделать отступ для заданий, а не для задач. MS Project может отображать задания вместе с подзадачами. Разница между обеими категориями заключается в том, что вы не можете отступать от заданий.

Работа в неправильном представлении

Вы не можете отступать от заданий в некоторых представлениях MS Project. Кнопка отступа работает только в представлениях Диаграмма Ганта, Лист Tash или Использование Tash. Убедитесь, что вы переключились на любое из этих представлений, прежде чем снова пытаться сделать отступ для задачи.

Сгруппированные задачи

Если вы сгруппировали свои задачи, вы не сможете отступать подзадачи, пока не разгруппируете задачи. Для этого перейдите на вкладку Группировать по поле на вкладке Вид в разделе Данные раздел. Когда вы найдете поле, нажмите на Без группы.

Сортировка без структуры контура

Сортировка задач без структуры их контура делает отступы недоступными. Вы можете сохранить контурную структуру задач при сортировке, перейдя в Сортировать на Вкладка Вид. Нажмите Сортировать по, и установите галочку Сохранение структуры контура поле.

Пример использования подзадач в MS Project

Ниже приведен практический сценарий применения подзадач в MS Project:

Вы проводите конференцию на своем рабочем месте. У вас может быть этап подготовки к конференции, на котором вы выбираете тему, определяете докладчиков, выбираете место проведения, разрабатываете рекламные материалы и приглашения для конференции и рассылаете приглашения. Далее у вас может быть этап конференции, когда люди работают над приемом гостей, другие - над закусками, а третьи - над распространением материалов конференции. Наконец, вы можете провести этап после конференции, когда вы разошлете электронные письма, чтобы поблагодарить гостей за участие в конференции. Возможно, вы также захотите поделиться с участниками конференции исследовательскими работами, подготовленными в ходе конференции.

Этот сценарий можно представить в виде списка основных задач и подзадач следующим образом:

• Этап 1: Предварительная конференция

• Выберите тему

• Выберите докладчиков

• Выберите место проведения конференции

• Разработайте рекламные материалы и приглашения

• Подготовьте рекламные материалы и приглашения

• Разослать приглашения

• Разработка и производство материалов для конференции

• Фаза 2: Конференция

• Приветствуйте гостей

• Распространите материалы конференции

• Подготовить и подать закуски

• Модерируйте мероприятие

• Этап 3: После конференции

• Рассылка писем с благодарностями

• Последующие доклады с конференции

Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с Indeed.