Есть много профессионалов, которые используют PDF-файлы для обмена информацией, а Excel они используют для хранения данных. Иногда возникает необходимость скопировать информацию из PDF в Excel, чтобы ее можно было легко организовать и проанализировать.
Причины копирования данных из PDF в Excel
Существует несколько причин, по которым вы можете скопировать данные из PDF-файла в таблицу Excel. Вы можете сделать это, чтобы избежать ручного ввода данных из PDF в каждую ячейку. Файлы PDF являются ценным ресурсом для обмена и сохранения информации. Однако редактировать данные в таблице или диаграмме в PDF довольно сложно. В PDF-файле могут быть данные, которые вы хотите проанализировать или отсортировать. В Excel есть несколько инструментов, позволяющих сортировать и вычислять данные. В связи с этим копирование данных из PDF в Excel может быть полезным для вас.
Вот еще несколько причин для копирования данных из PDF в Excel:
- Анализ финансовых данных
- Создание бюджета
- Организация научной информации
- Сортировка информации базы данных
Как скопировать данные из PDF в Excel
Ниже приведены семь шагов по копированию данных из PDF в Excel:
1. Открыть PDF-файл в Word
Откройте PDF-файл, содержащий данные, которые вы хотите скопировать. Существует два метода достижения этой цели. Сначала откройте проводник файлов Windows и найдите файл PDF. Щелкните правой кнопкой мыши на файле, чтобы открыть выпадающее меню. Наведите курсор на Открыть с опцией, вызывающая другое меню. Выберите версию Microsoft Word, которая есть на вашем компьютере. Например, вы можете выбрать Microsoft 2019.
Второй способ - открыть документ Word и нажать кнопку Файл вкладка. Выберите Открыть и затем Просмотрите. Здесь увидете "Открыть окно". Найдите документ Word и щелкните Открыть в нижней части окна.
2. Преобразуйте документ и нажмите кнопку Включить редактирование
После того как вы открыли PDF-файл в Word, появится окно, информирующее вас о том, что программа преобразует файл в документ. Также говорится, что преобразование может занять некоторое время. Это зависит от размера файла и наличия в нем графики. Нажмите кнопку OK кнопка для подтверждения. После того как PDF-файл преобразуется в документ Word, вам, возможно, придется включить функцию редактирования. Иногда Word открывает документ в Защищенном виде, что означает, что вы можете только просмотреть файл. Найдите желтый баннер в верхней части страницы и нажмите кнопку "Возможность редактирования".
3. Скопируйте данные из документа
После включения функции редактирования вы можете просматривать и редактировать исходный PDF-файл как документ Word. Найдите таблицу, график или данные, которые вы хотите скопировать в Excel. С помощью мыши щелкните на данных и перетащите мышь, чтобы выделить всю таблицу. Выделив информацию, скопируйте данные. Вы можете сделать это тремя способами. Сначала щелкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать в раскрывающемся меню. В качестве альтернативы выберите Копировать выберите пункт Главная вкладка на панели инструментов. Наконец, вы можете использовать сочетание клавиш Ctrl + C для копирования данных.
4. Откройте нужную электронную таблицу Excel
Далее запустите Microsoft Excel. Вы можете найти Excel, найдя его в строке поиска Windows в нижней части экрана. Запустив программу, откройте нужный файл. Выберите новую электронную таблицу, нажав Пустая рабочая тетрадь в Новый вкладка. Если у вас уже есть готовый документ, то выделите Открыть вкладка и затем Просмотреть. Найдите электронную таблицу в проводнике файлов и дважды щелкните ее, чтобы открыть в Excel.
5. Вставьте данные в Excel
Открыв нужную электронную таблицу, вставьте данные в Excel. Это можно сделать тремя способами. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку или область, в которую вы хотите вставить информацию, и выберите команду Вставить в раскрывающемся меню. Вы также можете нажать на Вставить кнопка в Главная вкладка на панели инструментов. Последний способ заключается в использовании сочетание клавиш Ctrl плюс V. Если вы выбрали электронную таблицу с уже имеющимися в ней данными, попробуйте вставить новую информацию в пустую область рабочей книги.
6. Отформатируйте информацию
После того как вы вставили данные в Excel, вы можете отформатировать электронную таблицу. Иногда информационная таблица переносится правильно, то есть не требует редактирования. В других случаях некоторые значения или таблицы оказываются неправильно расположенными. Когда это произойдет, вы можете отформатировать информацию так, чтобы она была читабельна и согласована с остальными данными. В зависимости от того, в чем заключается ошибка, вы можете использовать различные методы для ее исправления. Например, вам может понадобиться вставить или удалить строку или столбец. Вы можете сдвигать ячейки влево или вправо. Наконец, попробуйте объединить и разъединить ячейки, доступ к которым можно получить с помощью команды Главная страница вкладка.
7. Озаглавьте и сохраните электронную таблицу
После того как вы отформатируете информацию, озаглавьте и сохраните данные. Возможно, у вас уже есть заголовок, если вы открыли ранее начатую электронную таблицу. В этом случае вы можете нажать Сохранить для сохранения вашего документа. Если вы создали новую электронную таблицу, Excel требует озаглавить документ, прежде чем вы сможете его сохранить. Нажмите на кнопку "Сохранить как" и ввести заголовок в текстовое поле. Наконец, выберите кнопку Сохранить справа от текстовых полей, чтобы сохранить электронную таблицу. Сохранение электронной таблицы подтверждает все внесенные изменения.
Советы по копированию данных из PDF в Excel
Следуйте этим советам по копированию данных из PDF в Excel:
Используйте небольшие файлы
При использовании Microsoft для копирования данных в Excel старайтесь использовать небольшие файлы. Обычно Microsoft требуется меньше времени, чтобы преобразовать небольшой файл PDF в документ Word. Если возможно, используйте более короткие файлы. Например, двухстраничный документ, содержащий только текст, может конвертироваться быстрее, чем семистраничный документ с картинками, графиками и таблицами. Преобразование простого и короткого PDF может помочь Word отформатировать документ с меньшим количеством ошибок.
Попробуйте конвертер файлов
Конвертер файлов позволяет легко преобразовать PDF в таблицу Excel. Это может быть полезно, если вам приходится часто копировать данные из PDF-файла в Excel. Если PDF-файл представляет собой длинный и сложный документ, воспользуйтесь конвертером файлов. Конвертер обычно может работать с большим документом без ущерба для времени и качества, что означает, что ошибок форматирования может быть меньше. С помощью конвертера файлов можно выбрать данные с определенной страницы PDF без конвертирования всего документа.
Скопируйте и вставьте данные
Одним из самых простых способов переноса данных в Excel является копирование и вставка данных непосредственно в электронную таблицу. Найдите информацию в PDF-файле и выделите ее с помощью мыши. Скопируйте данные и вставьте их в таблицу Excel. В целом, этот метод вставляет данные с некоторыми ошибками. Вы можете легко исправить это, отформатировав свою электронную таблицу. Вставляйте или удаляйте ячейки, строки и столбцы по мере необходимости.
Используйте Microsoft Office Online
Если у вас нет доступа к Microsoft на вашем компьютере, рассмотрите возможность использования Microsoft Office Online. Это программа, которая позволяет вам использовать Microsoft бесплатно. Создайте учетную запись для использования Microsoft Online. Вы можете хранить свои документы в OneDrive - программе онлайн-хранилища Microsoft. Чтобы скопировать данные из PDF в Excel, загрузите файл в OneDrive и выполните перечисленные выше действия.
Применить Преобразование текста в таблицу
Другой способ копирования данных из PDF в Excel - это копирование информации из файла в документ Word. После того как вы вставите данные в документ, скопируйте и снова вставьте их в таблицу Excel. Чтобы сделать данные в документе Word читабельными, примените функцию Преобразовать текст в таблицу. Разделите наборы данных с помощью символов, таких как запятая или точка с запятой. Перейти к Вставка на панели инструментов и найдите кнопку Таблица. Щелкните на ней и нажмите кнопку Преобразовать текст в таблицу создать таблицу из ваших данных.
- indeed.com
Поделиться
