Существует множество методов мотивации сотрудников на рабочем месте, но иногда простое мотивационное письмо может стать отличным подспорьем. Если ваши сотрудники работают над особенно сложным проектом или переживают некоторые изменения на рабочем месте, мотивационное письмо может дать им понять, что вы цените их тяжелый труд и поможете вдохновить их на выполнение работы. В этой статье мы рассмотрим, как написать мотивационное письмо для сотрудников, с шаблоном и примерами.
Что такое мотивационное письмо для сотрудников?
Мотивационное письмо - это письмо, в котором говорится о конкретных проблемах или задачах, стоящих перед вашей командой, и напоминается об их способности справиться с ними. Этот тип письма может быть отличным способом показать вашей команде, что их ценят, и поощрить их в работе. Менеджеры обычно пишут мотивационные письма своим сотрудникам во время особенно напряженной работы или сложного проекта. Эти письма показывают, что вы признаете всю их тяжелую работу и одновременно объясняете, что еще предстоит сделать.
Мотивационное письмо отличается от благодарственного письма тем, что в благодарственном письме вы просто благодарите своих сотрудников за их тяжелую работу и поздравляете их. Мотивационное письмо просит их продолжать усердную работу и дает конкретные инструкции по завершению текущего проекта. Хотя в мотивационном письме можно также поблагодарить за усердную работу в прошлом или до настоящего момента, оно не ограничивается этим и должно мотивировать их продолжать работу.
Как написать мотивационное письмо сотрудникам
Если вы хотите написать мотивационное письмо своим сотрудникам, выполните следующие простые шаги:
1. Включите тему
Если вы отправляете письмо по электронной почте, всегда важно дать ему соответствующую тему. Ваша тема задает тон всему письму, поэтому она должна быть ободряющей и позитивной или просто описывать ситуацию, о которой вы будете говорить.
Если вы пишете письмо для своих сотрудников, оно все равно должно иметь тему, которая даст им понять, о чем будет содержание письма. Тема письма обычно выделяется жирным шрифтом и должна располагаться непосредственно под адресом получателя, если это необходимо.
2. Обращение к сотрудникам
Далее начните свое письмо с обращения к сотрудникам. Если у вас небольшой коллектив, вы можете решить адресовать письма каждому человеку в отдельности или указать в письме имя каждого. В больших группах лучше всего подойдет короткое приветствие, которое охватывает всех. В зависимости от места работы, вы можете называть эту группу сотрудников командой или конкретным отделом. Вы также можете сделать этот раздел письма более непринужденным или более официальным в зависимости от вашего рабочего места.
3. Упомяните ситуацию, которая требует поощрения
Начните содержание письма с описания текущей ситуации. Это может быть большой проект или напряженный сезон работы. Признание этой ситуации важно, потому что оно показывает вашим сотрудникам, что вы понимаете, что эта задача требует напряженной работы. Это также подчеркивает важность данной задачи и может заставить ваших сотрудников отнестись к ней более серьезно, если они этого не делали.
4. Признание тяжелой работы, проделанной вашими сотрудниками
Признание того, что ваши сотрудники делают в настоящее время или что они сделали в прошлом, является отличным способом мотивировать их. Это показывает им, что вы видите их тяжелую работу, и напоминает им, что они способны выполнить свои текущие задачи.
После описания текущей ситуации, включите пару предложений о том, как вы цените то, что ваши сотрудники делают для ее решения, или опишите аналогичную ситуацию, когда вы были впечатлены их усердной работой. Это очень важно для мотивационного письма, поскольку поддерживает позитивный тон.
5. Объясните, что необходимо сделать
Теперь, когда вы представили мотивацию, объясните, что нужно сделать, чтобы добиться успеха. Может быть, вашим сотрудникам нужно продолжать работать в прежнем темпе, а может быть, им нужно начать работать быстрее, чтобы уложиться в срок. Преподнесите это в твердой, но позитивной форме и будьте как можно более конкретными. Поскольку вы отметили их предыдущую тяжелую работу, вы должны продемонстрировать уверенность в том, что они смогут справиться и с этой задачей.
Также может быть полезно предложить дальнейший совет или помощь, если это необходимо. Это позволит вашим сотрудникам почувствовать, что вы работаете в команде, а не просто говорите им, что делать, что сделает мотивационное письмо более искренним.
6. Завершите письмо на позитивной ноте
Завершите мотивационное письмо последним ободряющим предложением или фразой. Ваши сотрудники должны почувствовать вдохновение и мотивацию после прочтения вашего письма, поэтому важно, чтобы оно было как можно более позитивным. Это особенно важно сделать, если ваша просьба к сотрудникам на предыдущем этапе была несколько менее позитивной, например, вы просили их делать что-то по-другому, чем они это делали, например. Завершение письма позитивным предложением уменьшает негатив в других частях письма и помогает сохранить мотивацию.
Шаблон для мотивационных писем
Вот шаблон, который вы можете использовать для написания мотивационных писем своим сотрудникам:
[Имя получателя]
[Адрес получателя]
[Тема]
[Приветствие команде],
[Объяснение ситуации]. [Похвала за усердную работу]. [Инструкции о том, как выполнить задание или работу].
(Позитивная концовка).
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
Примеры мотивационных писем
Вот два разных примера мотивационных писем сотрудникам:
Пример 1
Райан Ли
122, Mayfield Rd.
Хьюстон, Техас 12889
Новые клиенты
Уважаемый отдел продаж,
Я пишу в связи с новыми клиентами, которых мы недавно приняли. Как команда, за последний квартал вы приобрели более 12 новых клиентов. Меня постоянно впечатляет ваша инициативность, а ваша способность завоевывать клиентов говорит о вашей преданности компании. Прежде всего, я хочу поблагодарить вас за всю вашу тяжелую работу в последнее время. Своим ростом мы во многом обязаны вашим усилиям!
Я понимаю, что новый приток клиентов означает, что каждый из вас берет на себя больше работы, чем обычно, и я искренне ценю то, как много каждый из вас делает для компании. Как вы знаете, мы планируем увеличить размер отдела продаж, чтобы учесть эти изменения. Это может занять некоторое время, но ваши усилия не останутся незамеченными, и я прошу вас не останавливаться на достигнутом! Если кому-то нужна помощь, пока мы работаем над расширением отдела продаж, пожалуйста, обращайтесь.
Спасибо за ваш вклад и продолжайте в том же духе!
С наилучшими пожеланиями,
Стейси Кент
Пример 2
Эмили Уоллес
900 Spring Drive
Бостон, Массачусетс 13345
Летний пик продаж
Команда Эй!
Я понимаю, что смена сезонов привела в последнее время в магазин гораздо больше покупателей. Следующие несколько месяцев, скорее всего, останутся напряженными, и я хочу поблагодарить всех вас за проделанную до сих пор работу. Все отлично справляются с нашим напряженным сезоном, и я уверен, что вы сделаете этот летний сезон одним из самых успешных за долгое время! Вы все проделали фантастическую работу в прошлом году, и я с нетерпением жду, когда увижу, чего вы сможете добиться в этом году!
Я знаю, что в течение дня магазин бывает очень загружен, но, пожалуйста, следите за инвентарем и по возможности реорганизуйте полки. Поддержание организованности каждый день поможет нам поддерживать бесперебойную работу в течение этого времени. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам понадобится дополнительная помощь в течение дня, и я буду рад изменить расписание.
У нас есть это!
С наилучшими пожеланиями,
Пенелопа Камерон
- indeed.com
Поделиться
