7 ошибок в переписке, которые могут разрушить вашу профессиональную репутацию

• Смартфоны изменили наши способы коммуникации, а превалирование переписок проникло и в рабочую среду.
• Начиная коротких сообщений в мессенджерах и заканчивая полными текстами, повседневная переписка между коллегами становится всё более распространённым явлением. Однако, с учётом того, что это всё же новый феномен, его этикет остаётся туманным.

Не стоит лишний раз вам об этом говорить, ведь это и так уже заявили в каждом новостном материале, на каждом телевизионном канале и за каждым кухонным столом, за которым вы сидели за последние несколько лет: все помешались на своих смартфонах. Они изменили наши способы коммуникации, и мы всё больше склоняемся в пользу переписок, «пингинга» или «слэкинга» с нашими коллегами.

И хотя в школе нас учили тому, как правильно написать письмо, а потом посредством постоянной практики (и элемента случайности) мы обучались искусству написания электронных писем, как мы можем обеспечить адекватную переписку на работе? Или, более того, как нам не следует переписываться? Если вы совершаете любую из нижеописанных ошибок, то вы не следуете золотым правилам профессиональных переписок – и это может навредить вашей деловой репутации.

1. Не спрашивать разрешения

Прежде чем отправлять сообщение на чей-то телефон, вам следует заранее спросить у этого человека разрешения – особенно, если это его личный телефонный номер.

Ваше первое сообщение должно подтверждать то, о чём вы спрашивали (например: «Привет, Сара, вот сообщение, о котором мы с тобой договаривались» или «Привет, Марк, я бы хотел продолжить наш сегодняшний разговор, тебе удобно говорить по этому номеру?»).

2. Ожидать мгновенный ответ

Хотя вы можете относиться к перепискам, как ко мгновенным мессенджерам, далеко не все отвечают на полученные сообщения в той же манере. Если вам нужен быстрый ответ, попробуйте позвонить этому человеку или отправить ему электронное письмо с пометкой «СРОЧНО» в теме письма.

И в качестве предостережения, не ждите, что кто-то ответит вам по переписке (или через любой другой канал связи) прямо перед крайними сроками. Если вы думаете, что вам придётся обсудить с человеком какой-то вопрос несколько раз, то лучше перенесите вашу беседу в электронную почту.

3. Использовать слишком много смайликов

Хотя смайлики – это очень весело, их чрезмерное использование в рабочих диалогах, особенно с теми, с кем вы не слишком близки в офисе, может повлиять на ваш профессиональный имидж.

Чтобы минимизировать риск сойти за непрофессионала, сократите использование улыбающихся рожиц.

4. Неграмотная речь

Хотя текстовые переписки и являются абсолютно повседневным видом коммуникации по сравнению, например, с бумажной перепиской, профессиональное общение – это не место для грамматических или орфографических ошибок. Сообщения, содержащие массу ошибок, указывают на недостаток коммуникативных навыков и внимания к деталям, вне зависимости от их кажущейся пустяковости.

Убедитесь в том, что вы дважды проверили свои сообщения, прежде чем отправлять их, но, если вы всё же допустили ошибку, отправьте сообщение со звёздочкой, в которой вы исправите её.

5. Отправка сообщений в неподходящее время

В связи с тем, что текстовые переписки зачастую рассматриваются как более личный канал общения, по сравнению с переписками по электронной почте, постарайтесь писать сообщения в течение адекватного времени (хорошее правило: с 9 утра до 7 вечера). Если вам необходимо отправить сообщение перед началом или после конца рабочего времени, проясните в начале своего сообщения, почему вы решили отправить его именно сейчас.

6. Отправка больших текстовых блоков

В чём прелесть текстовых переписок? Они лаконичные. Если вам нужно отправить сообщение, чья длина превышает несколько предложений, то лучше всего воспользоваться для этого электронной почтой.

Никто не хочет прокручивать стену текста и пытаться понять, что говорится в этом сообщении – а отвечать на подобные сообщения раздражает ещё больше!

7. Отправка конфиденциальной информации

Профессиональные переписки с любой стороны сводятся к границам. В результате, отправка конфиденциальной информации – это табу, вне зависимости от того, касается она каких-то деловых вопросов или лично вас. Такая информация, как заработная плата сотрудника, стоимость контракта клиента или любые другие потенциально конфиденциальные факты не должны пересылаться посредством переписок.

По аналогии, не стоит делиться своей личной информацией в профессиональных переписках. Вы никогда не можете быть точно уверенными в том, кто увидит уведомление о ваших сообщениях – или кто-то может получить их скриншоты.